Algemene voorwaarden

 

Inhoudsopgave

 

 

 

Algemene voorwaarden.

 

ALGEMEEN DEEL.

Artikel 1.   Algemene definities.

Artikel 2.   Uitgangspunten, toepasselijkheid.

Artikel 3.   Medewerking.

Artikel 4.   Aanbod.

Artikel 5.   Overeenkomsten, totstandkoming, duur en beëindiging.

Artikel 6.   Vergoeding, prijzen, tarieven.

Artikel 7.   Inschakeling derden.

Artikel 8.   Geheimhouding van vertrouwelijke informatie.

Artikel 9.   AVG, risico opslag informatie.

Artikel 10. Termijnen, uitvoering overeenkomst.

Artikel 11. Doorlening/overname personeel.

Artikel 12. Klachten.

Artikel 13. Garanties en Governance.

Artikel 14. Aansprakelijkheid.

Artikel 15. Facturatie.

Artikel 16. Betaling.

Artikel 17. Intellectuele eigendomsrechten.

Artikel 18. Retentierecht.

Artikel 19. Faillissement, beschikkingsonbevoegdheid e.d.

Artikel 20. Overmacht.

Artikel 21. Annulering, opschorting.

Artikel 22. Toepasselijk recht, bevoegde rechter.

 

SPECIFIEK DEEL SAAS-TOEPASSINGEN (A).

Artikel 1.   Definitie.

Artikel 2.   Abonnementsvorm, tarief, facturering.

Artikel 3.   Uitvoering, aanvullende/specifieke bepalingen aansprakelijkheid.

 

SPECIFIEK DEEL SHARED SERVICE CENTER (B).

Artikel 1.   Uitvoering.

Artikel 2.   Verplichtingen opdrachtgever.

Artikel 3.   Aanvullende/specifieke bepalingen aansprakelijkheid.

 

SPECIFIEK DEEL SALARISSCANS (C).

Artikel 1.   Definities.

Artikel 2.   Uitvoering.

Artikel 3.   Tarief en facturering.

Artikel 4.   Verplichtingen PHOCUS.

Artikel 5.   Verplichtingen opdrachtgever.

Artikel 6.   Aanvullende/specifieke bepalingen aansprakelijkheid.

 

 

 

 

Algemene voorwaarden

Deze algemene voorwaarden (hierna Algemene voorwaarden) zijn van toepassing op ieder Aanbod van PHOCUS B.V. (hierna PHOCUS) aan de andere partij (hierna Opdrachtgever), op alle tussen PHOCUS en Opdrachtgever (hierna Partijen en elk afzonderlijk een Partij) gesloten Overeenkomsten (inclusief een plan van aanpak, verwerkersovereenkomst en Service Level Agreement (indien van toepassing) alsmede op alle nog tussen Partijen te sluiten overeenkomsten en overige contractuele relaties.

ALGEMEEN DEEL

Artikel 1.        Algemene definities

 

  1. Onder “Opdracht” wordt verstaan: iedere Opdracht aan PHOCUS tot het verrichten van werkzaamheden, het leveren van diensten en/of het leveren/verwerken van Informatie op het gebied van salarissen, Human Resources (hierna: HR) en aanverwante diensten/aspecten zoals de bijbehorende administraties en ondersteuning van de SaaS-oplossingen. Deze werkzaamheden/diensten kunnen onder meer worden verricht/geleverd in de vorm van consultancy, interim diensten, implementatiediensten, SaaS-diensten, shared service center diensten en salarisscans.
  2. Onder “SaaS” wordt in deze verstaan: Software as a Service, software die als een online dienst wordt aangeboden.
  3. Onder “Overeenkomst” wordt verstaan: iedere Overeenkomst van Opdracht op basis waarvan PHOCUS werkzaamheden verricht en/of diensten verleent aan Opdrachtgever
  4. Onder “Aanbod” wordt verstaan: ieder aanbod van PHOCUS in de vorm van een Schriftelijke offerte.
  5. Onder “Schriftelijk” wordt verstaan: per brief, e-mail, fax of enige andere wijze van communicatie die met het oog op de stand der techniek en de in het maatschappelijk verkeer geldende opvattingen hiermee gelijk kan worden gesteld.
  6. Onder “Informatie” wordt verstaan: door PHOCUS en/of Opdrachtgever te vervaardigen of te verstrekken gegevens, adviezen, analyses, rapporten, berekeningen en bedrijfs-documentatie. Dit kan zowel mondelinge informatie betreffen als fysieke of digitale documenten zijn.

 

Artikel 2.        Uitgangspunten, toepasselijkheid

 

  1. In geval van strijdigheid tussen een bepaling van een expliciete Schriftelijke Overeenkomst tussen Partijen en deze Algemene Voorwaarden, prevaleert het bepaalde in de Overeenkomst. In geval van strijdigheid tussen de Overeenkomst en een plan van aanpak, prevaleert de Overeenkomst. Afwijkingen tussen een plan van Aanpak en de overeenkomst dienen in een Addendum te worden bekrachtigd.
  2. Toepasselijkheid van eventuele inkoop- of andere voorwaarden van Opdrachtgever wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen. Ondertekening of (stilzwijgende) acceptatie door PHOCUS van documenten van Opdrachtgever waarop (bijvoorbeeld voorgedrukt op briefpapier) zulke algemene voorwaarden van toepassing zijn verklaard, geldt nimmer als aanvaarding daarvan.
  3. Bij een discrepantie of strijdigheid tussen deze algemene voorwaarden en een vertaling hiervan, geldt de Nederlandse tekst.
  4. Deze algemene voorwaarden zijn eveneens van toepassing op uit de Overeenkomst voortgekomen vervolg- of deelopdrachten.
  5. Het mogelijk niet van toepassing zijn van een (deel van een) bepaling van deze algemene voorwaarden laat de toepasselijkheid van de overige bepalingen onverlet.

 

Artikel 3.        Medewerking

 

  1. Opdrachtgever:
  2. voorziet zijn Opdracht van een duidelijke, Schriftelijke omschrijving van de aard, inhoud en omvang daarvan en maakt (gewenste) wijzigingen in een al verstrekte Opdracht ook Schriftelijk en duidelijk omschreven kenbaar aan PHOCUS;
  3. verstrekt tijdig de door PHOCUS, in redelijkheid voor de uitvoering van de Overeenkomst, noodzakelijk geachte Informatie, zoals Informatie over ontwikkelingen binnen zijn organisatie die relevant kunnen zijn voor deze uitvoering;
  4. zorgt dat de verstrekte Informatie juist en volledig is en vrijwaart PHOCUS voor aanspraken van derden die voortvloeien uit het niet juist en/of onvolledig zijn van deze Informatie;
  5. verstrekt aan PHOCUS gegevensdragers, bestanden e.d. die vrij zijn van virussen en defecten;
  6. is verantwoordelijk en draagt zorg voor het op een dusdanig tijdstip nemen van beslissingen aangaande vragen, onduidelijkheden en/of te maken keuzes op fiscaal gebied en alle andere zaken die tot zijn verantwoording behoren, dat hierdoor een ongehinderde voortgang van de uitvoering van de Overeenkomst/Opdracht wordt gewaarborgd;
  7. zorgt voor een passende werkplek met bijbehorende ICT- benodigdheden, zoals computer en toegang tot benodigde applicaties;
  8. zorgt dat dit een veilige werkplek betreft. Opdrachtgever houdt zich aan toepasselijke wet- en regelgeving op dit gebied, waaronder (tijdelijke) maatregelen op het gebied van gezondheidszorg, zoals geldende Coronamaatregelen.
  9. zorgt dat PHOCUS op voornoemde werkplek kosteloos kan beschikken over de door haar gewenste aansluitmogelijkheden voor elektriciteit en internet. Verloren arbeidsuren als gevolg van stroom- en/of internetstoringen zijn voor rekening van Opdrachtgever.
  10. Indien Opdrachtgever niet (tijdig) aan voornoemde verplichtingen voldoet, mag PHOCUS de (verdere) uitvoering van de Overeenkomst/ Opdracht opschorten, totdat Opdrachtgever wel aan zijn verplichtingen heeft voldaan dan wel de Opdracht weigeren of de Overeenkomst door een Schriftelijke verklaring ontbinden. De kosten en overige gevolgen die hieruit voortvloeien zijn voor rekening en risico van Opdrachtgever.
  11. Indien Opdrachtgever zijn verplichtingen niet nakomt en PHOCUS niet direct nakoming verlangt, tast dit het recht van PHOCUS niet aan om later alsnog nakoming te verlangen.

 

Artikel 4.        Aanbod

 

  1. Een samengesteld Aanbod verplicht PHOCUS niet tot levering van een deel van de aangeboden prestatie tegen een overeenkomstig deel van de prijs of het tarief.
  2. Het Aanbod, de prijzen en/of de tarieven gelden niet automatisch voor aanvullende/toekomstige Opdrachten.
  3. Indien het Aanbod is gebaseerd op door Opdrachtgever verstrekte Informatie en deze Informatie onjuist/onvolledig blijkt te zijn of naderhand wijzigt, mag PHOCUS de opgegeven prijzen, tarieven en/of levertermijnen aanpassen.
  4. Getoonde en/of verstrekte voorbeelden van documenten evenals teksten opgenomen in brochures, promotiemateriaal en/of op de website van PHOCUS zijn zo nauwkeurig mogelijk, maar gelden alleen ter aanduiding. Hieraan kunnen geen rechten worden ontleend.
  5. PHOCUS mag de ten behoeve van het Aanbod gemaakte kosten bij Opdrachtgever in rekening brengen als zij Opdrachtgever vooraf Schriftelijk op deze kosten heeft gewezen.

 

Artikel 5.        Overeenkomsten, totstandkoming, duur en beëindiging

 

  1. De Overeenkomst komt tot stand nadat Opdrachtgever het Aanbod van PHOCUS heeft geaccepteerd door ondertekening hiervan of toestemming heeft gegeven om de Opdracht te starten zonder dat daar voorafgaand een Aanbod is uitgebracht.
  2. Overeenkomsten worden aangegaan voor de in de Overeenkomst vermelde periode.
  3. Tenzij Partijen anders overeenkomen, vangt de Overeenkomst aan op de datum van ondertekening door beide Partijen en eindigt na een overeengekomen periode. Deze periode zal als initiële periode worden aangemerkt. Vervolgens wordt de Overeenkomst steeds stilzwijgend verlengd met een periode gelijk aan de initiële periode, tenzij de Overeenkomst conform lid 4 wordt opgezegd.
  4. Tenzij Partijen anders overeenkomen, is iedere Partij gerechtigd de Overeenkomst op te zeggen tegen het einde van de contractduur, doch met inachtneming van een opzegtermijn van zes maanden. Opzegging geschiedt Schriftelijk.

 

Artikel 6.        Vergoeding, prijzen, tarieven

 

  1. De in een Aanbod, prijs- of tarieflijst vermelde prijzen en tarieven zijn exclusief BTW en eventuele kosten, zoals verzendkosten, administratiekosten, reis-, verblijf- en parkeerkosten en declaraties van ingeschakelde derden.
  2. Partijen kunnen voor de overeengekomen prestatie een (uur)tarief, (half) dagtarief en/of een – al dan niet periodieke – vaste vergoeding of een vast percentage overeenkomen.
  3. Indien Partijen een uurtarief overeenkomen, berekent PHOCUS haar vergoeding op basis van het aantal bestede uren onder toepassing van het overeengekomen uurtarief.
  4. De tarieven gelden voor normale werkdagen waaronder wordt verstaan: maandag tot en met vrijdag (met uitzondering van erkende nationale feestdagen) voor de tussen Partijen overeengekomen tijdstippen.
  5. PHOCUS mag een toeslag berekenen over het overeengekomen tarief:
    1. bij spoedopdrachten;
    2. indien de werkzaamheden of dienstverlening op verzoek van Opdrachtgever plaatsvinden/plaatsvindt buiten de normale werkdagen;
    3. indien de werkzaamheden of dienstverlening op verzoek van Opdrachtgever moeten/moet worden bespoedigd.
  6. PHOCUS mag een overeengekomen vaste vergoeding verhogen indien tijdens de uitvoering van de Overeenkomst blijkt, dat de overeengekomen/verwachte hoeveelheid werk niet goed werd ingeschat, deze inschattingsfout niet te wijten is aan PHOCUS en in redelijkheid niet van haar kan worden verlangd de prestatie te leveren tegen de overeengekomen vergoeding.
  7. Indien de uitvoering van de Overeenkomst buiten de schuld van PHOCUS niet zoals overeengekomen/niet zonder onderbreking kan plaatsvinden – bijvoorbeeld door het niet/onvolledig verstrekken van benodigde Informatie door Opdrachtgever -, mag PHOCUS de hieruit voortvloeiende (extra) kosten aan Opdrachtgever doorberekenen.
  8. Indien zich tussen het sluiten en de uitvoering van de Overeenkomst voor PHOCUS (kost)prijsverhogende omstandigheden voordoen door wijzigingen in de wet- en regelgeving, overheidsmaatregelen, valutaschommelingen of wijzigingen in de prijzen van benodigde software, mag PHOCUS de overeengekomen prijzen en tarieven dienovereenkomstig verhogen en aan Opdrachtgever in rekening brengen.
  9. Tenzij Partijen anders overeenkomen, brengt PHOCUS bij duurovereenkomsten de verrichte werkzaamheden/geleverde diensten periodiek achteraf bij Opdrachtgever in rekening.
  10. Bij duurovereenkomsten mag PHOCUS prijs- of tariefverhogingen doorvoeren en doorberekenen aan Opdrachtgever.
  11. PHOCUS mag vermelde prijzen/tarieven aan het einde van ieder kalenderjaar aanpassen conform het CBS prijsindexcijfer “Dienstenprijzen; commerciële dienstverlening en transport” (categorie N Administratieve en ondersteunende dienstverlening). PHOCUS informeert Opdrachtgever uiterlijk één maand voor ingangsdatum van de procentuele aanpassing.

 

 

Artikel 7.        Inschakeling derden

 

Als PHOCUS dit nodig acht, mag zij bepaalde werkzaamheden, diensten en leveringen door derden laten verrichten rekening houdend met de voorschriften van de Algemene verordening gegevensbescherming. Indien Opdrachtgever redelijke bezwaren heeft bij de aanwijzing door PHOCUS van een derde of een medewerker, dan zullen Partijen met elkaar in overleg treden over een passend alternatief.

 

Artikel 8.        Geheimhouding van vertrouwelijke informatie

 

  1. Partijen houden alle Informatie van/over de andere Partij – die hen ter kennis is gekomen in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst en waarvan zij het vertrouwelijke karakter kennen/redelijkerwijs kunnen vermoeden – strikt geheim, tenzij bekendmaking noodzakelijk is ter uitvoering van de Overeenkomst, de andere Partij hiervoor op voorhand toestemming heeft verleend dan wel wet- of regelgeving of een rechter tot bekendmaking dwingt.
  2. Partijen staan ervoor in dat alle personen die door hen direct of indirect worden ingeschakeld de in dit artikel genoemde verplichtingen nakomen. De in lid 1 vermelde uitzonderingen op de geheimhouding gelden ook voor bedoelde personen.
  3. Na Schriftelijke toestemming van Opdrachtgever mag PHOCUS in één of meer (pers)berichten melding maken van het aangaan van de Overeenkomst.

 

Artikel 9.        AVG, risico opslag informatie

 

  1. PHOCUS bewaart alle van Opdrachtgever ontvangen Informatie, in ieder geval gedurende de looptijd van de Overeenkomst, en slaat deze op zorgvuldige wijze op. Indien de Informatie ziet op persoonsgegevens in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), verwerkt PHOCUS de Informatie conform de AVG en de toepasselijke verwerkersovereenkomst.
  2. Voor zover de Overeenkomst verwerking van de persoonsgegevens door PHOCUS met zich mee brengt, fungeert PHOCUS hierbij als verwerker in de zin van de AVG. In die hoedanigheid houdt PHOCUS zich aan alle op haar rustende wettelijke verplichtingen. Door het aangaan van de betreffende Overeenkomst geeft Opdrachtgever aan PHOCUS Opdracht om persoonsgegevens te verwerken, waaronder begrepen het gebruiken van geaggregeerde en geanonimiseerde gegevens voor het doen van statistisch onderzoek naar (de kwaliteit van) haar dienstverlening. Andere verwerkingen zal PHOCUS alleen uitvoeren in Opdracht van Opdrachtgever of als daartoe een wettelijke verplichting bestaat.
  3. Opdrachtgever behoudt te allen tijde de eigendomsrechten op de persoonsgegevens. Na afloop van de Overeenkomst worden de data – op diens verzoek – aan Opdrachtgever verstrekt op een gangbare gegevensdrager. Eventuele kosten hiervoor communiceert PHOCUS vooraf aan Opdrachtgever.
  4. PHOCUS neemt passende technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking. Deze maatregelen zullen passend zijn, rekening houdend met de stand van de techniek en de kosten die ermee gemoeid zijn en zullen er mede op gericht zijn onnodige verzameling en verdere verwerking van persoonsgegevens dan noodzakelijk ter uitvoering van de Overeenkomst te voorkomen.
  5. Tenzij uit de AVG anders voortvloeit, is PHOCUS echter nooit aansprakelijk voor verlies of tenietgaan van voornoemde Informatie, tenzij dit te wijten is aan opzet en/of bewuste roekeloosheid van PHOCUS of haar leidinggevend personeel op directieniveau. Opdrachtgever zorgt ervoor dat hij altijd het origineel of een kopie bewaart van de aan PHOCUS verstrekte informatie.

 

Artikel 10.      Termijnen, uitvoering overeenkomst

 

  1. PHOCUS spant zich in de overeengekomen werkzaamheden/dienstverlening binnen de hiervoor overeengekomen en geplande tijd te realiseren, voor zover dit redelijkerwijs van haar kan worden verlangd. Echter, overeengekomen termijnen zijn nooit fatale termijnen, tenzij dit uit de aard van de Opdracht voortvloeit of Partijen anders overeenkomen. Indien PHOCUS haar verplichtingen niet (tijdig) nakomt, moet Opdrachtgever haar derhalve Schriftelijk in gebreke stellen en daarbij nog een redelijke termijn gunnen om deze alsnog na te komen.
  2. Indien de aanvang, voortgang of afronding van de werkzaamheden of dienstverlening wordt vertraagd doordat:
    1. PHOCUS niet tijdig alle noodzakelijke Informatie van Opdrachtgever heeft ontvangen;
    2. PHOCUS niet tijdig de eventueel overeengekomen (vooruit)betaling van Opdrachtgever heeft ontvangen;
    3. er sprake is van overige omstandigheden die voor rekening en risico van Opdrachtgever komen;

dan heeft PHOCUS recht op een redelijke verlenging van de overeengekomen termijn en op vergoeding van de hiermee gemoeide kosten en schade, zoals eventuele wachturen.

  1. PHOCUS mag de Opdracht in gedeelten uitvoeren en iedere deellevering of -prestatie afzonderlijk dan wel periodiek factureren.
  2. Het risico voor te leveren documenten gaat op Opdrachtgever over op het moment dat deze documenten feitelijk aan hem ter beschikking staan.
  3. Indien het, wegens een oorzaak gelegen in de risicosfeer van Opdrachtgever, niet mogelijk blijkt de overeengekomen prestatie of documenten (op de overeengekomen wijze) aan Opdrachtgever te leveren, mag PHOCUS de al vervaardigde documenten voor rekening en risico van Opdrachtgever bewaren. Opdrachtgever stelt PHOCUS dan binnen een door PHOCUS gestelde redelijke termijn in staat de prestatie of documenten alsnog te leveren.
  4. Indien Opdrachtgever na voornoemde redelijke termijn in gebreke blijft aan zijn verplichtingen te voldoen, is hij per direct in verzuim. PHOCUS mag de Overeenkomst dan met onmiddellijke ingang door een Schriftelijke verklaring geheel of gedeeltelijk ontbinden en de vervaardigde documenten vernietigen zonder gehouden te zijn tot vergoeding van schade, kosten en rente. Dit tast de verplichting van Opdrachtgever tot vergoeding van eventuele kosten, schade en winstderving van PHOCUS en/of het recht van PHOCUS alsnog nakoming te vorderen niet aan.
  5. PHOCUS informeert Opdrachtgever over de gevolgen voor overeengekomen prijzen, tarieven en termijnen:
  6. bij door Opdrachtgever gewenste wijzigingen in de overeengekomen werkzaamheden en/of dienstverlening;
  7. indien tijdens de uitvoering van de Overeenkomst blijkt dat deze als gevolg van onvoorziene omstandigheden niet op de overeengekomen wijze kan worden uitgevoerd. In dit geval overlegt PHOCUS eerst met Opdrachtgever over de gewijzigde uitvoering. Indien uitvoering onmogelijk is geworden, heeft PHOCUS in ieder geval recht op volledige vergoeding van de al verrichte werkzaamheden en geleverde diensten.
  8. Indien PHOCUS genoodzaakt is extra werkzaamheden te verrichten/extra kosten moet maken op verzoek van Opdrachtgever of indien bepaalde werkzaamheden/kosten niet zijn opgenomen in het Aanbod of de Opdracht, mag PHOCUS deze uitgevoerde extra werkzaamheden/kosten als meerwerk/meerkosten tegen de dan gehanteerde tarieven van PHOCUS aan Opdrachtgever in rekening brengen. Hetzelfde geldt voor extra werkzaamheden/kosten:
  9. die het gevolg zijn van het feit dat Opdrachtgever of een door haar ingeschakelde derde zonder voorafgaande instemming van PHOCUS bij de uitvoering van haar/zijn werkzaamheden afwijkt van het bepaalde in het opgestelde plan van aanpak of SLA;
  10. of veroorzaakt zijn doordat Opdrachtgever onjuiste of onvolledige Informatie aan PHOCUS heeft verstrekt.
  11. Opdrachtgever controleert zorgvuldig ieder conceptdocument dat PHOCUS aan hem voorlegt en maakt zo spoedig mogelijk zijn reactie aan PHOCUS kenbaar. Indien nodig, past PHOCUS het concept aan en legt dit nogmaals ter goedkeuring voor. PHOCUS kan daarbij verlangen dat Opdrachtgever de definitieve versie per pagina voor akkoord parafeert of hiervoor een schriftelijke akkoordverklaring ondertekent. Opdrachtgever mag de vervaardigde documenten pas gebruiken na voornoemd akkoord.
  12. Indien PHOCUS al goedgekeurde documenten moet wijzigen, geldt dit als meerwerk en mag PHOCUS de hieruit voortvloeiende meerkosten aan Opdrachtgever doorberekenen, tenzij sprake is van een fout aan de zijde van PHOCUS die Opdrachtgever in redelijkheid niet eerder had kunnen ontdekken.

 

Artikel 11.      Doorlening/overname personeel

 

  1. In dit artikel wordt met “medewerker” zowel een eigen werknemer van PHOCUS bedoeld als een door PHOCUS bij Opdrachtgever ingezette ZZP’er.
  2. Doorlening van een medewerker door Opdrachtgever aan een derde is alleen toegestaan met uitdrukkelijke en voorafgaande Schriftelijke toestemming van PHOCUS.
  3. Indien Opdrachtgever de aan hem ter beschikking gestelde medewerker tijdens of na afloop van de terbeschikkingstelling rechtstreeks in dienst wil nemen, kan Opdrachtgever hiervoor – afhankelijk van de inhoud van de Opdracht – een gefixeerde boete of een redelijke vergoeding in de zin van artikel 9a lid 2 WAADI (Wet allocatie arbeidskrachten door intermediairs) aan PHOCUS verschuldigd zijn. Partijen leggen de afspraken hieromtrent vast in de Overeenkomst.
  4. Onder “rechtstreeks in dienst… nemen” als bedoeld in lid 3 wordt niet alleen begrepen het aangaan van een dienstverband door Opdrachtgever met de desbetreffende medewerker, maar ook de werknemer op andere wijze – direct/indirect of via een omweg, al dan niet middels tussenkomst van een derde en al dan niet als ZZP’er – werkzaamheden voor zich laten verrichten door Opdrachtgever.
  5. De hoogte van een “redelijke vergoeding” hangt onder meer af van de kosten die PHOCUS heeft gemaakt voor (de terbeschikkingstelling van) de desbetreffende medewerker. Indien een dergelijke redelijke vergoeding aan de orde is, zoeken Partijen in deze aansluiting bij de concrete regeling die hiervoor is omschreven in de arbeidsovereenkomst of overeenkomst van opdracht met de medewerker.
  6. Indien de tussen Partijen gesloten Overeenkomst met betrekking tot een ingezette medewerker eindigt, blijft het bepaalde in de leden 3 t/m 5 van toepassing gedurende een termijn van 12 maanden na einddatum van de Overeenkomst.

 

Artikel 12.      Klachten

 

  1. Documenten die niet eerst in concept zijn voorgelegd, controleert Opdrachtgever direct bij ontvangst. Fouten en/of onvolkomenheden die in redelijkheid bij een eerste controle geconstateerd kunnen worden, meldt hij uiterlijk binnen 2 werkdagen Schriftelijk aan PHOCUS. Indien dergelijke klachten niet tijdig worden gemeld, worden de documenten geacht leesbaar en compleet te zijn ontvangen en aan de Overeenkomst te beantwoorden.
  2. Overige klachten over voornoemde geleverde documenten meldt Opdrachtgever direct na ontdekking – maar uiterlijk binnen 1 maand na levering – Schriftelijk aan PHOCUS. Alle gevolgen van het niet direct melden zijn voor risico van Opdrachtgever.
  3. Om PHOCUS in staat te stellen klachten over de verrichte werkzaamheden/geleverde diensten zo spoedig mogelijk te verhelpen/op te lossen, meldt Opdrachtgever deze klachten direct na ontstaan/ontdekking – maar uiterlijk binnen 5 werkdagen na afronding van betreffende Opdracht- aan PHOCUS, gevolgd door een Schriftelijke bevestiging hiervan. Alle gevolgen van het niet direct melden zijn voor risico van Opdrachtgever. Bij gebreke van een tijdige klacht, worden de werkzaamheden en diensten geacht conform de Overeenkomst te zijn verricht/geleverd. In voorkomende gevallen overlegt PHOCUS met Opdrachtgever over een geschikte oplossing.
  4. Klachten schorten de betalingsverplichting van Opdrachtgever niet op.
  5. Opdrachtgever stelt PHOCUS in staat de klacht te onderzoeken en verstrekt alle hiervoor relevante Informatie. Indien voor het onderzoek retourzending van documenten noodzakelijk is of PHOCUS de klacht ter plaatse moet onderzoeken, geschiedt dit voor rekening van Opdrachtgever, tenzij de klacht achteraf gegrond blijkt te zijn. Het verzendrisico bij retourzending is altijd voor Opdrachtgever.

 

Artikel 13.      Garanties en Governance

 

  1. PHOCUS streeft ernaar al haar werkzaamheden/dienstverlening uit te voeren conform de normen van ISO 27001
  2. PHOCUS behoudt zich het recht voor om de norm van ISO 27001 te vervangen door een ander(e) adequate/adequaat en algemeen geaccepteerd(e) verklaring en/of normenkader gebaseerd op nationale of internationale standaards.
  3. PHOCUS verlangt van haar leveranciers die direct betrokken zijn bij de salaris- en pensioenverwerkingsprocessen dat zij eveneens beschikken over een adequaat en toetsbaar stelsel van beheersmaatregelen overeenkomstig de ISO 27001 normering. Dit wordt jaarlijks getoetst.

 

Artikel 14.      Aansprakelijkheid

 

  1. Buiten de expliciet overeengekomen of door PHOCUS gegeven garanties of een aansprakelijkheid die rechtstreeks voortvloeit uit een – op basis van de Algemene verordening gegevensbescherming – door de Autoriteit Persoonsgegevens terecht aan PHOCUS opgelegde boete en/of maatregel, aanvaardt PHOCUS geen enkele aansprakelijkheid.
  2. PHOCUS aanvaardt een verplichting tot schadevergoeding voor en tot zover dat uit dit artikel blijkt.
  3. PHOCUS is alleen aansprakelijk voor directe schade. Iedere aansprakelijkheid voor gevolgschade, zoals bedrijfsschade, winstderving en/of geleden verlies, vertragingsschade en/of personen- of letselschade, is uitdrukkelijk uitgesloten.
  4. PHOCUS spant zich uiteraard te allen tijde in om schade – in welke vorm dan ook – bij Opdrachtgever en/of diens medewerkers te voorkomen.
  5. Indien er desondanks sprake is van schade waarvoor PHOCUS aansprakelijk is, worden de volgende soorten/categorieën aansprakelijkheid onderscheiden:

 

  1. Bedrijfsaansprakelijkheid:

 

Indien er sprake is van bedrijfsaansprakelijkheid, is de totale, cumulatieve aansprakelijkheid van PHOCUS beperkt tot een bedrag van maximaal € 2.500.000,00 per gebeurtenis, per jaar. Hierbij geldt dat een reeks van met elkaar samenhangende schade toebrengende gebeurtenissen – bijvoorbeeld meerdere gebeurtenissen die met elkaar samenhangen of voortvloeien uit één achterliggende gebeurtenis – wordt aangemerkt als één gebeurtenis en één schade toebrengend feit. Indien naast Opdrachtgever één of meer van diens werknemers schade lijden door het schade toebrengend feit, zal voornoemd maximum ad € 2.500.000,00 verdeeld moeten worden over Opdrachtgever en deze werknemer(s).

 

  1. Beroepsaansprakelijkheid:

 

Indien er sprake is van beroepsaansprakelijkheid, is de totale, cumulatieve aansprakelijkheid van PHOCUS jegens Opdrachtgever beperkt tot het bedrag dat Opdrachtgever uit hoofde van de Overeenkomst in de drie maanden voorafgaande aan het schade toebrengende feit aan PHOCUS verschuldigd is met een maximum van € 250.000,00. Hierbij geldt dat een reeks van met elkaar samenhangende schade toebrengende gebeurtenissen – bijvoorbeeld meerdere losse opdrachten/werkzaamheden die met elkaar samenhangen of voortvloeien uit één achterliggende opdracht – wordt aangemerkt als één gebeurtenis en één schade toebrengend feit.

  1. Aansprakelijkheid in verband met cyberrisico’s:

 

Indien er sprake is van aansprakelijkheid in verband met cyberrisico’s, is de totale, cumulatieve aansprakelijkheid van PHOCUS jegens Opdrachtgever beperkt tot een bedrag van maximaal € 2.500.000,00 per gebeurtenis, per jaar Hierbij geldt dat een reeks van met elkaar samenhangende schade toebrengende gebeurtenissen – bijvoorbeeld meerdere beveiligingsincidenten die met elkaar samenhangen of voortvloeien uit één achterliggend beveiligingsincident – wordt aangemerkt als één gebeurtenis en één schade toebrengend feit. Indien de gebeurtenis leidt tot schade bij meerdere Opdrachtgevers en diens werknemer(s), zal voornoemd maximum ad € 2.500.000,00 verdeeld moeten worden over Opdrachtgevers en deze werknemer(s). In dit kader worden onder “cyberrisico’s” – bijvoorbeeld – de volgende incidenten begrepen:

  1. Privacy-incident: het verlies/de publicatie van persoonsgegevens (ongeacht de oorzaak) die PHOCUS in opdracht van Opdrachtgever verwerkt;
  2. Vertrouwelijkheidsincident: het verlies/de publicatie van vertrouwelijke informatie van Opdrachtgever;
  3. Dit ziet – bijvoorbeeld – op een hackaanval of malware waardoor gegevens van Opdrachtgever zijn verwijderd/gewijzigd;
  4. Bedienings- of systeemfouten waardoor gegevens zijn verwijderd/niet beschikbaar zijn;
  5. Cyberfraude;
  1. Opdrachtgever neemt alle noodzakelijke maatregelen ter voorkoming of beperking van de schade. PHOCUS mag daarnaast te allen tijde zelf maatregelen nemen om eventuele schade van Opdrachtgever te voorkomen, te beperken of ongedaan te maken.
  2. Uiterlijk binnen 6 maanden nadat hij bekend is geworden of had kunnen zijn met de door hem geleden schade, moet Opdrachtgever PHOCUS hiervoor aanspreken.
  3. Indien PHOCUS haar werkzaamheden/dienstverlening moet verrichten aan de hand van door/namens Opdrachtgever verstrekte Informatie, is zij niet verantwoordelijk voor de inhoud, juistheid en volledigheid van deze Informatie, maar alleen voor het op correcte wijze verwerken van deze Informatie binnen het kader van de Opdracht, tenzij het voor PHOCUS in redelijkheid duidelijk moest zijn dat er sprake is van niet juiste en/of onvolledige informatie. In laatstgenoemde situatie zal PHOCUS Opdrachtgever informeren.
  4. Indien van de zijde van PHOCUS (bijvoorbeeld door medewerkers van het shared service center, door salespersoneel of door consultants) aan medewerkers van Opdrachtgever advies wordt verstrekt op het gebied van arbeidsvoorwaarden, cao’s, fiscaliteit, wet en regelgeving en/of andere onderwerpen van juridische aard en het noodzakelijk is dat Opdrachtgever deze adviezen verifieert/door deskundigen laat verifiëren – bijvoorbeeld omdat de materie te complex is voor de opdracht of een nadere deskundigheid vereist – zal PHOCUS Opdrachtgever hierop wijzen. PHOCUS aanvaardt dan geen verantwoordelijkheid of aansprakelijkheid voor de juistheid en/of volledigheid van de door haar gegeven adviezen, tenzij bedoelde verificatie deze adviezen bevestigt.
  5. PHOCUS is niet aansprakelijk – en Opdrachtgever kan geen beroep doen op toepasselijke garanties – indien de schade is ontstaan door:
  6. ondeskundig gebruik door Opdrachtgever en/of gebruik in strijd met het doel van geleverde Informatie of gebruik in strijd met de door/namens PHOCUS verstrekte adviezen, instructies e.d.;
  7. te late aanlevering door Opdrachtgever van de door PHOCUS benodigde/de voorgeschreven Informatie dan wel door fouten in en/of onvolledigheid van deze Informatie;
  8. het nemen of uitvoeren van zakelijke (beleids-)beslissingen door Opdrachtgever op basis van de door PHOCUS geleverde Informatie. Opdrachtgever blijft altijd verantwoordelijk voor zijn eigen beslissingen;
  9. of als gevolg van een keuze van Opdrachtgever die afwijkt van wat PHOCUS adviseerde en/of gebruikelijk is;
  10. of doordat door/namens Opdrachtgever de geleverde Informatie is gewijzigd of bewerkt, zonder uitdrukkelijke voorafgaande toestemming van PHOCUS.
  11. Indien de in artikel 14 bedoeld aansprakelijkheid voortvloeit uit opzet of bewuste roekeloosheid van PHOCUS, vervallen de in lid 5, sub a t/m c bedoelde maximumbedragen. Alsdan zijn de relevante Nederlandse wettelijke regels en jurisprudentie inzake aansprakelijkheid aan de orde.

 

Artikel 15.      Facturatie

 

  1. Tenzij Partijen anders overeenkomen of uit de aard/strekking van de Opdracht anders voortvloeit:
    1. ziet Opdrachtgever er op toe dat op iedere urenverantwoording het correcte aantal gewerkte uren en eventuele toeslaguren wordt vermeld en de medewerker de werkelijk gemaakte onkosten naar waarheid invult, waarna Opdrachtgever deze voor akkoord ondertekent;
    2. geschiedt facturatie achteraf op basis van de in de Overeenkomst gemaakte afspraken;
    3. mag PHOCUS de verrichte werkzaamheden/geleverde diensten bij overeenkomsten voor bepaalde tijd ook na einddatum van de Overeenkomst factureren.
  2. Bij geschillen over het aantal bestede/de in rekening gebrachte uren, is de urenregistratie van PHOCUS en de door de medewerker ingeleverde urenverantwoording bindend, behoudens tegenbewijs van Opdrachtgever.

 

Artikel 16.      Betaling

 

  1. PHOCUS mag altijd een (gedeeltelijke) vooruitbetaling of andere zekerheid voor betaling vragen.
  2. Betaling moet binnen een vervaltermijn van 14 dagen na de factuurdatum plaatsvinden, tenzij Partijen Schriftelijk een andere betaaltermijn zijn overeengekomen. Daarbij staat de juistheid van een factuur vast indien niet binnen deze betaaltermijn bezwaar is gemaakt.
  3. Indien een factuur na het verstrijken van de in het vorige lid bedoelde termijn niet volledig is betaald of geen automatische incasso heeft kunnen plaatsvinden, is Opdrachtgever aan PHOCUS de wettelijke handelsrente verschuldigd. Gedeelten van een maand worden daarbij als volle maand gerekend.
  4. Indien na aanmaning betaling alsnog uitblijft, mag PHOCUS bovendien aan Opdrachtgever buitengerechtelijke incassokosten in rekening brengen ter hoogte van 15% van het factuurbedrag met een minimum van € 40,00.
  5. Voor de berekening van de buitengerechtelijke incassokosten mag PHOCUS de hoofdsom van de vordering na verloop van 1 jaar verhogen met de in dat jaar opgebouwde vertragingsrente.
  6. Bij uitblijven van volledige betaling, mag PHOCUS de Overeenkomst, zonder nadere ingebrekestelling door een Schriftelijke verklaring ontbinden of haar verplichtingen uit de Overeenkomst opschorten, totdat er alsnog betaald is of hiervoor een deugdelijke zekerheid is gesteld. Voornoemd opschortingsrecht heeft PHOCUS eveneens indien zij al voordat Opdrachtgever in verzuim is met de betaling gegronde redenen heeft om aan de kredietwaardigheid van Opdrachtgever te twijfelen.
  7. Ontvangen betalingen brengt PHOCUS eerst in mindering op alle verschuldigde rente en kosten en vervolgens op de opeisbare facturen die het langst openstaan, tenzij bij de betaling Schriftelijk wordt vermeld dat deze betrekking heeft op een latere factuur.
  8. Opdrachtgever mag de vorderingen van PHOCUS niet verrekenen met eventuele tegenvorderingen die hij op PHOCUS heeft. Dit geldt eveneens indien Opdrachtgever (voorlopige) surseance van betaling aanvraagt of in staat van faillissement wordt verklaard.

 

  1. Indien bij een duurovereenkomst volledige betaling uitblijft, stelt PHOCUS Opdrachtgever Schriftelijk in gebreke en geeft daarbij nog een redelijke termijn om alsnog te betalen. Indien betaling wederom uitblijft en de betalingsachterstand 3 maanden of meer bedraagt, mag PHOCUS haar dienstverlening opschorten totdat er volledig is betaald of hiervoor deugdelijke zekerheid is gesteld dan wel de Overeenkomst door een schriftelijke verklaring ontbinden. PHOCUS informeert Opdrachtgever Schriftelijk over een voorgenomen opschorting/ontbinding.

 

Artikel 17.      Intellectuele eigendomsrechten

 

  1. Alle intellectuele eigendomsrechten van PHOCUS blijven berusten bij PHOCUS of de derde van wie PHOCUS het recht heeft verkregen het werk aan Opdrachtgever ter beschikking te stellen. Op geen enkele wijze worden de intellectuele eigendomsrechten met betrekking tot enig werk overgedragen aan Opdrachtgever. Indien PHOCUS een gebruiksrecht aan Opdrachtgever verleent, is dat een niet-exclusief, niet overdraagbaar en niet-sublicenteerbaar gebruiksrecht.
  2. Alle intellectuele eigendomsrechten van Opdrachtgever blijven berusten bij Opdrachtgever of de derde van wie Opdrachtgever het recht heeft verkregen het werk te gebruiken.
  3. Alle intellectuele eigendomsrechten op alle krachtens de Overeenkomst ontwikkelde of ter beschikking gestelde programmatuur en documenten alsmede voorbereidend materiaal daarvan, berusten uitsluitend bij PHOCUS. Opdrachtgever is niet gerechtigd de programmatuur en documenten te vervreemden, te bezwaren dan wel, in (sub)licentie te verstrekken. Opdrachtgever zal bedoeld(e) programmatuur, documenten, materiaal of kopieën daarvan niet gebruiken buiten de context van de Overeenkomst of verveelvoudigen (ook niet voor intern gebruik), deze niet openbaar maken, aan derden verstrekken of derden hierin inzage verlenen zonder de voorafgaande toestemming van PHOCUS of tenzij uit de aard van de documenten anders voortvloeit.
  4. Opdrachtgever staat ervoor in dat de door hem aan PHOCUS verstrekte documenten en bestanden geen inbreuk maken op enig intellectueel eigendomsrecht van derden. Hij is aansprakelijk voor eventuele schade die PHOCUS door dergelijke inbreuken lijdt en vrijwaart haar voor aanspraken van deze derden.

 

Artikel 18.      Retentierecht

 

  1. PHOCUS mag het verstrekken/de teruggave van door haar voor Opdrachtgever vervaardigde of bewerkte documenten – die zij in het kader van de Overeenkomst onder zich heeft – opschorten, totdat Opdrachtgever alle opeisbare vorderingen ter zake van die Overeenkomst heeft betaald.
  2. PHOCUS is niet aansprakelijk voor eventuele schade – van welke aard dan ook – die voortvloeit uit het uitgeoefende retentierecht.

 

Artikel 19.      Faillissement, beschikkingsonbevoegdheid e.d.

 

  1. PHOCUS mag de Overeenkomst zonder nadere ingebrekestelling door een Schriftelijke verklaring aan Opdrachtgever ontbinden op het tijdstip waarop Opdrachtgever:
  2. in staat van faillissement wordt verklaard of een aanvraag hiertoe is gedaan;
  3. (voorlopige) surseance van betaling aanvraagt;
  4. door executoriale beslaglegging wordt getroffen;
  5. onder curatele of onder bewind wordt gesteld;
  6. anderszins de beschikkingsbevoegdheid of handelingsbekwaamheid met betrekking tot (delen van) zijn vermogen verliest.
  7. Opdrachtgever informeert de curator of bewindvoerder altijd over de (inhoud van de) Overeenkomst en deze algemene voorwaarden.
  8. Bedragen die PHOCUS vóór ontbinding heeft gefactureerd voor geleverde prestaties blijft Opdrachtgever verschuldigd en worden op het moment van ontbinding direct opeisbaar.

 

Artikel 20.      Overmacht

 

  1. Bij overmacht van Opdrachtgever of PHOCUS, mag iedere Partij de Overeenkomst door een Schriftelijke verklaring aan de andere Partij ontbinden of de nakoming van haar/zijn verplichtingen jegens de andere Partij voor een redelijke termijn opschorten zonder tot enige schadevergoeding gehouden te zijn.
  2. Onder overmacht van PHOCUS wordt verstaan: een niet-toerekenbare tekortkoming van PHOCUS, van de door haar ingeschakelde derden of overige zwaarwegende redenen aan haar zijde.
  3. In de volgende omstandigheden is in ieder geval sprake van overmacht bij PHOCUS en/of Opdrachtgever: oorlog, oproer, mobilisatie, binnen- en buitenlandse onlusten, overheidsmaatregelen (bijvoorbeeld maatregelen in het kader van het Coronavirus of andere overheidsmaatregelen die een tijdige nakoming van de Overeenkomst verhinderen), stakingen binnen de eigen organisatie of dreiging van deze e.d. omstan­digheden, verstoring van de bij het aangaan van de Overeenkomst bestaande valutaverhoudingen evenals bedrijfsstoringen binnen de eigen organisatie door brand, inbraak, sabotage, uitval van elektriciteit, internet- of telefoonverbindingen, natuurverschijnselen, (natuur)rampen e.d.
  4. Indien de overmachtssituatie intreedt als de Overeenkomst al gedeeltelijk is uitgevoerd, moet Opdrachtgever zijn verplichtingen jegens PHOCUS tot aan dat moment nakomen. Hetgeen PHOCUS al ter uitvoering van de Overeenkomst heeft gepresteerd, wordt in dat geval naar verhouding afgerekend.

 

Artikel 21.      Annulering, opschorting

 

  1. Indien Opdrachtgever de Overeenkomst voorafgaand aan of tijdens de uitvoering wil annuleren, mag PHOCUS van Opdrachtgever een gefixeerde schadevergoeding vragen voor alle gemaakte kosten en de door de annulering geleden schade inclusief de gederfde winst. Naar keuze van PHOCUS en afhankelijk van de al verrichte werkzaamheden en/of geleverde diensten/Informatie bedraagt deze schadevergoeding 20 – 100% van de overeengekomen omzet over de toekomstige resterende looptijd.
  2. Indien Opdrachtgever een geplande afspraak minimaal 1 werkdag van tevoren afzegt of verzet, mag PHOCUS de daarvoor gereserveerde tijd op basis van het overeengekomen/gebruikelijke uurtarief bij hem in rekening brengen.
  3. Bij opschorting van de Overeenkomst op verzoek van Opdrachtgever, is de vergoeding voor alle verrichte werkzaamheden en leveringen per direct opeisbaar en mag PHOCUS deze bij Opdrachtgever in rekening brengen. Dit geldt ook voor al gemaakte kosten, kosten voortvloeiend uit de opschorting en/of uren die op het moment van opschorting al door PHOCUS zijn gereserveerd voor de opschortingsperiode.
  4. Kosten die voor PHOCUS voortvloeien uit het hervatten van de werkzaamheden en/of dienstverlening, zijn voor rekening van Opdrachtgever. Indien de uitvoering van de Overeenkomst na de opschorting niet kan worden hervat, mag PHOCUS de Overeenkomst door een Schriftelijke verklaring aan Opdrachtgever ontbinden.
  5. PHOCUS mag de verschuldigde schadevergoeding verrekenen met alle door Opdrachtgever (vooruit)betaalde bedragen en eventuele tegenvordering van Opdrachtgever.
  6. Partijen erkennen dat de in lid 1 en 3 bedoelde vergoeding vervalt indien de annulering of opschorting door Opdrachtgever het gevolg is van een aan PHOCUS toerekenbare tekortkoming.

 

 

Artikel 22.      Toepasselijk recht, bevoegde rechter

 

  1. Op de tussen partijen gesloten Overeenkomst is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.
  2. Eventuele geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in ‘s-Gravenhage, maar PHOCUS behoudt altijd het recht het geschil voor te leggen aan de bevoegde rechter in de vestigingsplaats van Opdrachtgever.
  3. Indien Opdrachtgever gevestigd is buiten Nederland, mag PHOCUS ervoor kiezen het geschil voor te leggen aan de bevoegde rechter in het land of de staat waar Opdrachtgever gevestigd is.

 

 

 

 

 

 

 

SPECIFIEK DEEL SAAS-TOEPASSINGEN (A)

Onderstaande voorwaarden zien op het ter beschikking stellen van SaaS-toepassingen door PHOCUS aan Opdrachtgever. Deze voorwaarden zijn onlosmakelijk verbonden met en van toepassing naast het Algemeen Deel van de algemene voorwaarden van PHOCUS en gelden in aanvulling op het Algemeen Deel. Indien onderstaande voorwaarden afwijken van of in strijd zijn met de bepalingen uit het Algemeen Deel prevaleert het specifiek bepaalde.

Artikel 1.        Definitie

 

Onder “SaaS-toepassing” wordt in deze verstaan: een door PHOCUS aan Opdrachtgever beschikbaar te stellen SaaS-toepassing op het gebied van salarissen of HR. Dit betreft een door een SaaS-leverancier aan PHOCUS beschikbaar gestelde SaaS-toepassing welke PHOCUS voor Opdrachtgever – overeenkomstig de dienstensheet en bijbehorende Service Level Agreement – toegankelijk maakt/inricht (inrichtingstemplate).

Artikel 2.        Abonnementsvorm, tarief, facturering

 

  1. PHOCUS stelt de SaaS-toepassing aan Opdrachtgever ter beschikking op basis van een abonnement tegen een overeengekomen abonnementsprijs. Naast deze abonnementsprijs gelden de in de Overeenkomst vermelde uurtarieven voor verrichte werkzaamheden/geleverde diensten die verband houden met de beschikbaarstelling.
  2. PHOCUS brengt de abonnementsprijs en de verrichte werkzaamheden/verleende diensten telkens per maand achteraf bij Opdrachtgever in rekening. Facturering van de werkzaamheden/dienstverlening geschiedt daarbij op basis van nacalculatie aan de hand van door Opdrachtgever ondertekende urenstaten.

 

 

Artikel 3.        Uitvoering, aanvullende/specifieke bepalingen aansprakelijkheid

 

  1. PHOCUS spant zich in alle redelijkheid in om de kwaliteit van de ter beschikking gestelde SaaS-toepassing en de hierbij verrichte werkzaamheden en geleverde diensten te allen tijde te waarborgen. Zij maakt met het oog hierop bij de levering van de SaaS-toepassing gebruik van SaaS-leveranciers die ISO 27001 en/of ISAE 3402 gecertificeerd zijn.
  2. PHOCUS benadrukt echter, dat zij bij de terbeschikkingstelling van de SaaS-toepassing en de hierbij overeengekomen verwerkersovereenkomst, dienstensheet en Service Level Agreement mede gebonden is aan de toepasselijke algemene voorwaarden en overige contractuele bepalingen die gelden tussen haar en de SaaS-leverancier. Daarnaast is PHOCUS te allen tijde afhankelijk van de technische mogelijkheden die de betreffende SaaS-leverancier op enig moment biedt.
  3. Het bepaalde in de leden 1 en 2 betekent dat:
    1. PHOCUS te allen tijde slechts een inspanningsverplichting heeft voor het ter beschikking stellen van de overeengekomen SaaS-toepassing. Dit betekent dat PHOCUS zich inspant om de SaaS toepassing zo goed mogelijk beschikbaar te stellen aan Opdrachtgever binnen de randvoorwaarden/ contractuele bepalingen die behoren bij de desbetreffende SaaS-toepassing/ SaaS-leverancier;
    2. PHOCUS bij het leveren van haar Software as a Service afhankelijk is van SaaS-leveranciers. Als een SaaS-leverancier op enig moment (technische) wijzigingen aanbrengt in de SaaS-toepassing, kan dit mede gevolgen hebben voor de tussen Partijen overeengekomen mogelijkheden/services. Als dit aan de orde is, informeert PHOCUS Opdrachtgever per omgaande en stelt zij alles in het werk om een alternatief voor te stellen.
  4. PHOCUS benadrukt dat de aan de SaaS-toepassing gekoppelde/hieruit voortvloeiende dataopslag wordt verzorgd door de SaaS-leverancier. PHOCUS spant zich in hierover zo goed mogelijke afspraken te maken met de SaaS-leverancier en zo goed mogelijke waarborgen te verkrijgen van de SaaS-leverancier wat betreft deze opslag. PHOCUS is echter op dit punt afhankelijk van de SaaS-leveranciers die over het algemeen werken met standaard werkwijzen/overeenkomsten en weinig tot geen afwijking accepteren. PHOCUS is om die redenen voor het overige niet verantwoordelijk voor deze dataopslag noch aansprakelijk voor schade die Opdrachtgever lijdt bij een lek of overige gebreken in/van deze dataopslag.

 

 

 

 

 

SPECIFIEK DEEL SHARED SERVICE CENTER (B)

 

Onderstaande voorwaarden zien op dienstverlening/werkzaamheden van PHOCUS vanuit het Shared Service Center. Deze voorwaarden zijn onlosmakelijk verbonden met en van toepassing naast het Algemeen Deel van de algemene voorwaarden van PHOCUS en gelden in aanvulling op het Algemeen Deel. Indien onderstaande voorwaarden afwijken van of in strijd zijn met de bepalingen uit het Algemeen Deel prevaleert het specifiek bepaalde.

Artikel 1.        Uitvoering

 

De overeengekomen werkzaamheden worden uitgevoerd conform de bijbehorende verwerkersovereenkomst, dienstensheet en Service Level Agreement.

Artikel 2.        Verplichtingen opdrachtgever

 

Tenzij Partijen anders overeenkomen, is Opdrachtgever in het geval van outsourcing on site en uitbesteding on site gehouden om de overeengekomen werkzaamheden uitsluitend door PHOCUS te laten verrichten. Zonder voorafgaand overleg met PHOCUS, geeft Opdrachtgever bovendien geen rechtstreekse opdrachten aan eventuele derden die bij de uitvoering van deze werkzaamheden betrokken zijn.

Artikel 3.        Aanvullende/specifieke bepalingen aansprakelijkheid

 

  1. PHOCUS maakt bij de uitvoering van de Overeenkomst gebruik van een door haar aan Opdrachtgever ter beschikking te stellen SaaS-toepassing. Dit betreft een door een SaaS-leverancier aan PHOCUS beschikbaar gestelde SaaS-toepassing.
  2. PHOCUS is bij het leveren van haar services afhankelijk van SaaS-leveranciers. Als een SaaS-leverancier op enig moment (technische) wijzigingen aanbrengt in de SaaS-toepassing, kan dit mede gevolgen hebben voor de tussen Partijen overeengekomen mogelijkheden/ services. Als dit aan de orde is, informeert PHOCUS Opdrachtgever per omgaande en stelt zij alles in het werk om een alternatief voor te stellen.
  3. Het bepaalde in dit artikel is niet van toepassing bij Uitbesteding en Uitbesteding on Site.

 

 

 

SPECIFIEK DEEL SALARISSCANS (C)

 

Onderstaande voorwaarden zien op dienstverlening/werkzaamheden van PHOCUS in het kader van voor Opdrachtgever uitgevoerde Salarisscans. Deze voorwaarden zijn onlosmakelijk verbonden met en van toepassing naast het Algemeen Deel van de algemene voorwaarden van PHOCUS en gelden in aanvulling op het Algemeen Deel. Indien onderstaande voorwaarden afwijken van of in strijd zijn met de bepalingen uit het Algemeen Deel prevaleert het specifiek bepaalde.

Artikel 1.        Definities

 

  1. Onder Salarisscan wordt in deze verstaan: een door PHOCUS ten behoeve van Opdrachtgever uitgevoerd(e) scan/onderzoek naar wettelijke instrumenten – zoals subsidieregelingen en kortings- en/of vrijstellingsregelingen – en wettelijke verplichtingen die Opdrachtgever heeft op het gebied van zijn salaris- en HR-administratie, HR-management, salarissystemen en bedrijfsprocessen.
  2. Onder Subsidie wordt verstaan: een daadwerkelijk financieel voordeel dat door de Subsidieverstrekker aan Opdrachtgever ter beschikking wordt gesteld, alsook direct/indirect met de Subsidie samenhangend ander voordeel, hoe ook genaamd. Verminderingen op loon- en premieheffing die voortkomen uit de Salarisscan vallen eveneens onder het begrip Subsidies, waaronder bijvoorbeeld begrepen aan Opdrachtgever verschuldigde heffingsrente.
  3. Onder Subsidieverstrekker wordt verstaan: een instantie die (geld-)middelen ter beschikking stelt en/of regelgeving uitvoert ter bevordering, stimulering, ondersteuning, etc. van activiteiten.
  4. Onder Correctieoverzicht wordt verstaan: een overzicht waarop per jaar gespecificeerd staat welke Subsidies en Kostenbesparingen zijn gerealiseerd voor welke werknemers en in welke periode.
  5. Onder Kostenbesparing wordt verstaan: een daadwerkelijk financieel voordeel dat niet ter beschikking wordt gesteld door een Subsidieverstrekker, maar wordt verkregen door het toepassen van regelgeving met als doel het bewerkstelligen van een vermindering van gemaakte/te maken kosten dan wel het realiseren van een positief effect op het budget, alsook een door de Subsidieverstrekker afgegeven verklaring op grond waarvan een recht wordt verkregen op gehele/gedeeltelijke vrijstelling van wettelijke verplichtingen.
  6. Onder Uitvraag wordt verstaan: het opvragen van (nadere) Informatie bij (medewerkers van) Opdrachtgever ten behoeve van de uitvoering van de Overeenkomst.

 

Artikel 2.        Uitvoering

 

  1. De dienstverlening van PHOCUS op het gebied van Salarisscans is tweeledig:
  2. een initiële Salarisscan tegen een overeengekomen fixed fee conform de hiervoor in de Overeenkomst bepaalde condities;
  3. de optie van een vervolgabonnement op basis waarvan PHOCUS gedurende het abonnement ieder jaar gedurende een dag de actuele situatie beoordeelt tegen het hiervoor overeengekomen dagtarief (scanservice). Indien meer tijd is gemoeid met de scanservice, mag PHOCUS voor het meerwerk het hiervoor overeengekomen uurtarief in rekening brengen op basis van nacalculatie.
  4. Tenzij Partijen anders overeenkomen of uit de aard van de werkzaamheden anders voortvloeit, verricht PHOCUS haar werkzaamheden in beginsel op haar eigen vestiging.
  5. PHOCUS bepaalt welke medewerker de Opdracht uitvoert en de wijze van uitvoering van de Opdracht. Het staat PHOCUS vrij om de ingezette emedewerker te vervangen en/of deze medewerker – onder dezelfde voorwaarden als gelden voor deze medewerker – door een/meer extra medewerkers te laten bijstaan. PHOCUS neemt daarbij de wensen van Opdrachtgever wel zoveel mogelijk in acht.

 

Artikel 3.        Tarief en facturering

 

  1. De voor de initiële Salarisscan overeengekomen fixed fee wordt berekend op de wijze zoals omschreven in de Overeenkomst en kan – bijvoorbeeld – een percentage betreffen van voor Opdrachtgever voordelige correcties, zoals teveel betaalde loonheffingen die Opdrachtgever retour ontvangt. PHOCUS brengt de fixed fee in rekening op het moment dat Opdrachtgever de ontvangsten/vereffeningen die het gevolg zijn van de Salarisscan heeft ontvangen. Opdrachtgever heeft in dit kader een meldplicht jegens PHOCUS. Facturering vindt plaats in de maand volgend op deze melding.
  2. Indien opdrachtgever na 3 maanden, gerekend vanaf het moment van opleveren van het Correctieoverzicht, geen voor PHOCUS acceptabele verklaring kan geven, waarom de Subsidie nog niet is ontvangen, gaat PHOCUS over tot facturatie.
  3. Subsidieaanvragen en/of suppletieaangiften voor de loon-en premieheffing die te laat door Opdrachtgever zijn ingediend, zijn voor risico van Opdrachtgever. Het te laat indienen heeft geen gevolgen voor het recht op facturering van PHOCUS. Dergelijke aanvragen en aangiften vormen voor PHOCUS derhalve gewoon een grondslag voor de facturatie.
  4. PHOCUS brengt het voor het vervolgabonnement overeengekomen tarief in rekening in de maand volgend op de maand waarin de werkzaamheden werden verricht.
  5. Portokosten die ten behoeve van de Uitvraag voor Opdrachtgever ontstaan bij PHOCUS, zijn voor rekening van Opdrachtgever.
  6. Indien Opdrachtgever na ondertekening van de Overeenkomst afziet van de Salarisscan, mag PHOCUS annuleringskosten in rekening brengen voor de reeds gemaakte kosten van het onderzoek.

 

 

Artikel 4.        Verplichtingen PHOCUS

 

  1. PHOCUS besteedt zoveel tijd aan de Opdracht als voor een goede uitvoering daarvan noodzakelijk is en staat er voor in dat zij haar werkzaamheden op onafhankelijke wijze zal uitvoeren.
  2. PHOCUS informeert Opdrachtgever periodiek over de voortgang van de Salarisscan.
  3. PHOCUS legt verantwoording af aan Opdrachtgever door middel van het overhandigen van het eindrapport inzake de uitkomsten van de Salarisscan/scanservice (vervolgabonnement).

 

Artikel 5.        Verplichtingen opdrachtgever

 

  1. Tenzij Partijen anders overeenkomen, is Opdrachtgever gehouden om werkzaamheden met betrekking tot de Opdracht – waaronder uitdrukkelijk begrepen werkzaamheden en dienstverlening inzake subsidieregelingen en kortings- en/of vrijstellingsregelingen – uitsluitend door PHOCUS te laten verrichten. Zonder voorafgaand overleg met PHOCUS, geeft Opdrachtgever bovendien geen rechtstreekse opdrachten aan derden die bij de uitvoering van de Opdracht betrokken zijn.
  2. Opdrachtgever is zelf verantwoordelijk voor het tijdig indienen van door PHOCUS vervaardigde aanvragen voor Subsidies en suppletieaangiften voor de loon- en premieheffing.
  3. Opdrachtgever:
    1. geeft PHOCUS inzage in alle voor de Salarisscan/scanservice relevante Informatie – zoals relevante correspondentie van de Belastingdienst of andere instanties – en staat in voor de juistheid, volledigheid en betrouwbaarheid van deze aan PHOCUS ter beschikking gestelde Informatie, ook indien deze Informatie afkomstig is van derden;
    2. verstrekt kopieën van de relevante documenten die nodig zijn voor de Salarisscan;
    3. zorgt dat hij PHOCUS tijdig informeert over ontwikkelingen binnen zijn organisatie die relevant (kunnen) zijn voor de uitvoering van de Opdracht;
    4. zorgt dat PHOCUS op haar verzoek kan beschikken over voor de uitvoering van de Opdrachtbenodigde computerapparatuur, databestanden, kantoorruimte, communicatiefaciliteiten e.d. en voorziet PHOCUS van de benodigde wachtwoorden, toegangscodes e.d.
  4. Indien Opdrachtgever niet (tijdig) aan voornoemde verplichtingen voldoet, mag PHOCUS de uitvoering van de Overeenkomst opschorten totdat Opdrachtgever wel aan zijn verplichtingen heeft voldaan. De kosten en overige gevolgen die hieruit voortvloeien – waaronder de kosten in verband met een opgelopen vertraging of verloren arbeidsuren en de kosten voor het verrichten van extra werkzaamheden/verlenen van extra diensten – zijn voor rekening en risico van Opdrachtgever. Opdrachtgever vrijwaart PHOCUS bovendien voor eventuele aanspraken van derden die hieruit voortvloeien.

 

Artikel 6.        Aanvullende/specifieke bepalingen aansprakelijkheid

 

  1. PHOCUS is niet aansprakelijk – en Opdrachtgever kan geen beroep doen op toepasselijke garanties – indien de schade is ontstaan:
  2. door het nemen van zakelijke (beleids-)beslissingen door Opdrachtgever op basis van door PHOCUS geleverde Informatie/gegeven adviezen. Opdrachtgever blijft altijd verantwoordelijk voor zijn eigen beslissingen;
  3. doordat door/namens Opdrachtgever de door PHOCUS geleverde Informatie is gewijzigd of bewerkt zonder voorafgaand overleg met PHOCUS.
  4. Opdrachtgever is in de gevallen als opgesomd in het vorige lid volledig aansprakelijk voor de hieruit voortvloeiende schade en vrijwaart PHOCUS voor eventuele aanspraken van derden.
Elzenlaan 1-B
2481 LZ Woubrugge
+31 (0)172 519 900
advies@phocus.nl