Coronamaatregelen: Belastingdienst zet aandachtspunten voor werkgevers op een rij

Vanwege de coronamaatregelen zijn de werkdagen er voor veel werkgevers en hun personeel anders uit gaan zien, vooral wanneer medewerkers door de coronacrisis geheel of deels  zijn gaan thuiswerken. Omdat de situatie veel vragen oproept over bijvoorbeeld voorzieningen voor thuiswerken of reiskostenvergoedingen geeft de Belastingdienst uitleg over onderwerpen die van belang zijn tijdens de coronacrisis. Enkele van deze onderwerpen belichten wij graag voor u:

Verruiming van de vrije ruimte

U mag onder de werkkostenregeling een gedeelte van uw fiscale loon besteden aan onbelaste vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen voor uw werknemers. Dat is de vrije ruimte. Met ingang van 1 januari 2020 is de vrije ruimte 1,7% van uw fiscale loon tot en met € 400.000. Over het meerdere van uw fiscale loon is de vrije ruimte 1,2%.

De vrije ruimte over uw fiscale loon tot en met € 400.000 wordt in 2020 verhoogd van 1,7% naar 3%. Dat biedt u, als u daarvoor de financiële ruimte hebt, de mogelijkheid om uw werknemers in deze moeilijke tijd extra tegemoet te komen, bijvoorbeeld met een bloemetje of een cadeaubon. En dat kan tegelijk sectoren helpen die getroffen zijn door de crisis.

Vaste reiskostenvergoeding en vaste kostenvergoeding

Krijgen werknemers een vaste reiskostenvergoeding, maar werken zij vanwege corona nu grotendeels of volledig thuis? Dan is het niet nodig de vaste reiskostenvergoeding aan te passen. Zolang de coronamaatregelen gelden en als de werknemer vóór 13 maart 2020 een onvoorwaardelijk recht kreeg op de reiskostenvergoeding, mogen werkgevers blijven uitgaan van het reispatroon waarop de vergoeding oorspronkelijk is gebaseerd. Dat mag ook bij de vaste reiskostenvergoeding met nacalculatie.

Onder dezelfde voorwaarden mogen ook andere afspraken over vaste vergoedingen blijven doorlopen. Bijvoorbeeld de maandelijkse vergoeding voor kosten onderweg van vertegenwoordigers.

Thuiswerkvoorzieningen

Een deel van de werkgevers heeft hulpmiddelen zoals een laptop of mobiele apparatuur gekocht zodat werknemers kunnen thuiswerken.

• Wanneer het gaat om hulpmiddelen die volgens de werkgever noodzakelijk zijn om goed te kunnen werken (noodzakelijkheidscriterium), hoeven de kosten hiervan niet meegeteld te worden bij het belastbaar loon van de werknemers.
• Dit hoeft ook niet bij hulpmiddelen die de werknemer voor ten minste 90% zakelijk gebruikt zowel op zijn werkplek als daarbuiten (bijvoorbeeld thuis).
• Werkgevers mogen voor het thuiswerken bepaalde arbozaken belastingvrij vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen. Bijvoorbeeld een bureau of bureaustoel.

Administratieve versoepelingen

Door het voorgeschreven thuiswerken en het houden van 1,5 meter afstand kunt u in deze periode misschien niet voldoen aan alle administratieve verplichtingen voor de loonheffingen. In dat geval verbinden we daar nu geen consequenties aan. U moet deze administratieve verplichtingen dan wel alsnog nakomen zodra dit weer kan.

Een voorbeeld: Het kan zijn dat u de identiteit van uw werknemer nu niet kunt vaststellen aan de hand van een origineel identiteitsbewijs. Normaal gesproken moet u voor deze werknemer dan onder andere het anoniementarief van 52% toepassen. Dat hoeft u in deze periode niet te doen als u de identiteit van de werknemers alsnog op de juiste manier vaststelt zodra de situatie het weer toelaat.

Premiedifferentiatie WW: termijn voor schriftelijke vastlegging arbeidscontract verlengd

Met vragen kunt u altijd bij ons terecht! Neem gerust contact op met PHOCUS.

Bronnen: https://www.belastingdienst.nl