Payroll uitbesteden of zelf doen?
Is de payroll outsourcen onderdeel van jouw bedrijfsstrategie of voert jouw onderneming de payroll in eigen beheer uit? Payroll, zelf doen of uitbesteden. Die praktijk hoeft niet zo zwart-wit te zijn als alles zelf doen of volledig uitbesteden. Bovendien is deze keuze niet alleen afhankelijk van de wensen van de onderneming, maar ook van haar capaciteiten en de bereidheid om te willen investeren in deze kennisintensieve administratie. Is er bijvoorbeeld voldoende mankracht en kennis van wet- en regelgeving aanwezig om de payroll binnenshuis te kunnen voeren?
Denk vóór het maken van deze keuze ook na over digitaliseren en automatiseren
Daarbij speelt het financiële plaatje van de onderneming natuurlijk ook een rol, aangezien voor het aanschaffen van payroll software of het inschakelen van een externe partij moet worden betaald. Elke genomen keuze brengt ook weer nieuwe te maken keuzes met zich mee. Zo zal er bij het in eigen beheer verzorgen van de payroll voor een softwarepakket moeten worden gekozen dat aansluit bij de praktijk, wensen en portemonnee van de onderneming. En bij uitbesteding – het zogeheten outsourcing – moet er naar een geschikte partner worden gezocht. Al met al zijn dit belangrijke beslissingen die moeten worden genomen, die de nodige impact op de onderneming zullen hebben. Daarom is het inwinnen van informatie over de diverse mogelijkheden van belang, zodat de keuze weloverwogen kan worden gemaakt.
Het woud der oplossingen
Zoals gezegd, hoeft de keuze voor de wijze van het voeren van de payroll niet per se compleet in eigen beheer of complete outsourcing te liggen. Hier zijn uiteraard tussenvormen in mogelijk. En misschien biedt het op een andere manier benaderen van dit vraagstuk eigenlijk wel dé oplossing; wat nu als uw onderneming zelf zo min mogelijk hoeft te doen, waarbij de regie niet per se uit handen hoeft te worden gegeven? Is payroll uitbesteden dan niet juist een mooie uitkomst? Al deze mogelijke oplossingen komen hierna uitgebreid aan bod.
Payroll eigen beheer
Bij de keuze om de payroll in eigen beheer te houden, voert jouw onderneming zelf de gehele HR- en payroll-administratie uit. Zaken als de salarisverwerking, kennis en continuïteit en ook loonaangifte zijn jouw verantwoordelijkheid. Hiermee heb je alles in eigen hand en onder eigen beheer. Het in eigen beheer hebben van de salarisadministratie gebeurt over het algemeen met behulp van een zelf aangeschaft softwarepakket. Bovendien zijn tegenwoordig de HRM- en payroll-administratie te integreren, zodat de loonberekeningen een logisch gevolg zijn van de HR-administratie. Daar komt nog bij dat de softwareleverancier vaak een aantal van de voor jouw onderneming geldende cao-bepalingen al in de software verwerkt zitten, naast de geldende wet- en regelgeving uiteraard. Dat scheelt je ook weer een hoop werk. Je hoeft soms alleen nog maar een bepaalde optie aan te vinken en met één druk op de knop rollen de salarisverwerking en loonaangifte uit de software. Wel is het wijs om kennis in huis te hebben rondom het payroll-proces en de wetgeving. De salarisadministratie kenmerkt zich als een administratie waarbinnen continue moeten worden ingespeeld op een drietal gebieden, namelijk de software, de veranderende wetgeving en CAO’s en dagelijkse operatie. Dit vraagt altijd de nodige inzicht, ervaring en kennis van de salarisadministrateur, want een foutje in het verkeerd toepassen van een regeling heeft zomaar grote financiële gevolgen.
Voor- en nadelen
Het voordeel van het in eigen beheer voeren is dat je de payroll zelf in de hand hebt en dus volledig eigen baas bent. Dit maakt jouw onderneming ook heel flexibel: op elk moment is direct en volledig inzicht in de gang van zaken mogelijk. Zo zijn managementrapportages en analyses op elk gewenst moment samen te stellen.
Het feit dat bij dit soort handelingen geen externe partij hoeft te worden ingeschakeld levert een vorm van tijdwinst en flexibiliteit op.De mogelijke keerzijde van het in eigen beheer voeren van de payroll is dat het essentieel is dat de onderneming over de benodigde capaciteit, kennis en ervaring beschikt om de payroll te kunnen voeren. Want hoe volledig het gebruikte softwarepakket qua geïmplementeerde cao’s en wet- en regelgeving ook is, de uitkomsten moeten nog wel door werknemers van jouw onderneming worden gecontroleerd.
Voordelen van insourcing op een rij
- Volledig eigen baas
- Kennis in huis
Outsourcing
Bij outsourcing geeft jouw onderneming de payroll uit handen aan een externe partij. Dit kan gebeuren in de vorm van uitbesteding van alleen de salarisverwerking of in de vorm van uitbesteding van de volledige salarisadministratie. Bij uitbesteding van alleen de salarisverwerking komt het erop neer dat jouw onderneming elk loontijdvak alle mutaties in de personeelsgegevens aan de uitbestedingspartner aanlevert, zoals aanpassingen van het loon of contracturen. De uitbestedingspartner verzorgt zaken als de verwerking van de personeels- en salarisgegevens, de loonberekeningen en de aangifte loonheffingen richting de Belastingdienst. Jouw onderneming ontvangt vervolgens de loonberekeningen retour.
Bij volledige uitbesteding van de payroll komt de volledige salarisadministratie buiten de deur te liggen. Dit wordt ook wel Business Process Outsourcing (BPO) genoemd. Jouw HR-afdeling levert hierbij alle mutaties aan en de uitbestedingspartner verzorgt de rest, te weten de complete verwerking van de gegevens, de loonberekeningen, de controles en benodigde aanleveringen aan instanties en het voeren van de administratie.
Salarisverwerking uitbesteden
Realiseer een betrouwbare en efficiënte HR- en salarisadministratie met PHOCUS. Voor veel organisaties is het uitbesteden van de salarisadministratie een simpele keuze. Je bespaart veel tijd, hoeft geen studies te wijden aan wet- en regelgeving omtrent salarisadministratie en je kan alle lastige vragen van medewerkers over hun salaris simpel stellen aan jouw “eigen” salarisadministrateur. Een ander bijkomend voordeel, wanneer je de salarisverwerking uitbesteed, is het feit dat je de uitvoeringsverantwoordelijkheid ook uit handen geeft.
Voor- en nadelen
Het voordeel van payroll uitbesteden is dat er binnen de onderneming minder kennis over de salariswet- en regelgeving aanwezig hoeft te zijn en dat er minder mankracht nodig is. Zo maakt onderneming gebruik van de expertise van de uitbestedingspartner en legt daar het werk en de verantwoordelijkheden neer. Dit is zeker voor kleine ondernemingen met een kleine backoffice is dit een aantrekkelijke optie. Het nadeel van payroll uitbesteden is de afhankelijkheid van de uitbestedingspartner en het kostenplaatje dat ermee gepaard gaat. Door de afhankelijkheid heb je zelf minder (actueel) inzicht in en grip op de gang van zaken. Bovendien kan het zijn dat jouw onderneming voor elke gewenste extra handeling, zoals het maken van managementrapportages, analyses of re-runs, extra moet betalen.
Voordelen van payroll uitbesteden (outsourching)
- Veel keuze in vorm van uitbesteden (van ondersteuning tot volledige uitbesteding)
- Continuïteit is geborgd
- Kennis geborgd door specialist
- Kostenbesparing (minder mankracht nodig)
Wanneer payroll outsourcen?
Voor ondernemingen kan outsourcing een mooie oplossing zijn. Een goede afweging moet altijd worden gemaakt. Door de huidige automatisering en digitalisering verschuift de grens om een salarisadministratie in eigen beheer te voeren steeds verder op. Momenteel ligt de grens voor 1 FTE voor de functie van salarisadministrateur bij het maandelijks verlonen van 1.200 werknemers. Hiermee wordt de salarisadministratie een administratie om steeds meer te outsourcen. Welke keuze er ook wordt gemaakt het is een keuze waaraan wel overwogen uitgangspunten aan de basis liggen. De bedoeling is om de administratieve lastendruk voor jouw onderneming te verminderen door zo veel mogelijk werkzaamheden weg te automatiseren. Dit gaat verder dan alleen digitaliseren. Het gaat om het daadwerkelijk benutten van de kracht van automatiseren, toepassen van kennis, borgen van continuïteit tegen de beste prijs en kwaliteit.
De juiste automatisering en dan?
Jouw onderneming heeft de regie in eigen hand, waarmee je constante transparantie en grip hebt over de gang van zaken en de mogelijkheid van real-time management. Dit is altijd het uitgangspunt of de administratie nu in eigen beheer wordt gevoerd of wordt ge-outsourced. Na de automatiserings- en optimaliseringsslag blijft er altijd een aanzienlijk deel van de salarisadministratie over, maar zijn er ook nieuwe werkzaamheden bijgekomen. De rol van de salarisadministrateur verandert hiermee van die van salarisverwerker naar salariscontroleur en (deel) proceseigenaar. De vraag voor de salarisfunctie is, is de functie nog aantrekkelijk genoeg? Zijn de juiste skills, kennis en vaardigheden nog aanwezig? Wat betekend dit voor continuïteit, kennis, ervaring? Allemaal vragen welke bijdragen aan de beantwoording van de vraag “Payroll in eigen beheer of uitbesteden?
Wilt u meer weten over de diensten en oplossingen van PHOCUS? Neem geheel vrijblijvend contact op.
Volg PHOCUS op Social Media:
Diensten en oplossingen van PHOCUS
Talent Search | Interim en Consultancy | Implementatie | Software HR en Salaris | Uitbesteden | Processen | HR- en Salarisscan