Privacy statement

1    Inleiding

Dit is de privacy statement van PHOCUS B.V.. In dit statement leggen wij je uit hoe wij omgaan met de verwerking van persoonsgegevens. Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend in overeenstemming met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Wij gebruiken alleen gegevens die uitdrukkelijk en vrijwillig zijn gegeven door personen die onze website bezoeken en die zijn verstrekt door (eind)klanten van PHOCUS. Door gebruik te maken van onze website ga je akkoord met het gebruik van je gegevens zoals omschreven in deze Privacyverklaring

2    Wie is PHOCUS?

PHOCUS is een bedrijf dat zich gespecialiseerd heeft in het adviseren en verwerken van HR- en salarisadministraties. Ons kantoor is gevestigd aan de Elzenlaan 1B te 2481 LZ te Woubrugge en wij hebben ook een nevenvestiging in de Jan Tinbergenstraat 206, 7559 ST te Hengelo. Wij zijn ingeschreven bij de kamer van Koophandel onder nummer 27352744.

3    Doel van de verwerking

In dit hoofdstuk wordt uitgelegd wat het doel van de verwerking van persoonsgegevens is.

3.1        Verwerking via de website

Tijdens het browsen op de website van PHOCUS verwerkt PHOCUS de persoonlijke informatie die je verstrekt om informatie of diensten aan te vragen, nieuwsbrieven te ontvangen of je aan te melden voor een evenement. De volgende persoonsgegevens worden verwerkt op de website:

Als je gegevens invult op de website, dan verwerken we jouw gegevens en kunnen deze gebruikt worden door PHOCUS en aan PHOCUS gelieerde partijen, om je te informeren over relevante producten en diensten. Deelnemers aan een discussieforum geven door registratie, indien van toepassing, toestemming voor de registratie van hun gegevens en geven toestemming voor publicatie op het internet van de door hen geleverde bijdrage.

3.2        HR- & Salarisverwerking via overeenkomst met werkgever

Met je werkgever kunnen wij zijn overeengekomen om de salaris- & HR- verwerking te doen. Dit betekent dat wij uitsluitend persoonsgegevens van jou verwerken, waarvoor jij toestemming hebt gegeven aan jouw werkgever en die wij van jouw werkgever hebben ontvangen.

Om deze verwerking te kunnen doen, maken wij gebruik van HR- & Salarissoftware die jouw werkgever heeft gekozen. Wie juridisch verantwoordelijk is voor de gebruikersrechten van de software, is afhankelijk van de opdracht die verstrekt is aan PHOCUS. De ene keer zorgt PHOCUS voor de levering van de benodigde SaaS-software, de andere keer verzorgt de werkgever voor de levering van de benodigde SaaS-software.

Voor beide opties geldt dat er gebruik wordt gemaakt van diensten van derden. In het geval dat PHOCUS zorgdraagt voor de levering van het SaaS platform, dan zorgt PHOCUS ervoor dat uitsluitend leveranciers en (sub) verwerkers worden ingeschakeld die aantoonbaar kunnen maken dat jouw persoonsgegevens goed beschermd worden en worden verwerkt binnen gebieden waar een passend beveiligingsniveau is ingericht, zoals verplicht door de AVG. Een overzicht van de partijen is beschikbaar op onze website PHOCUS.nl.

PHOCUS zal jouw persoonsgegevens nooit delen met andere partijen dan zijn opgenomen in het overzicht zonder jouw expliciete toestemming die jij via je werkgever hebt gegeven, tenzij de wet of een gerechtelijk bevel dit verplicht.

De volgende persoonsgegevens worden verwerkt in onze producten en services:

Jouw werkgever kan diverse integraties hebben aangebracht tussen de diverse SaaS toepassingen. Hierbij moet je denken aan het koppelen van diverse toepassingen zoals HR-verwerking, salarisverwerking, urenverwerking, pensioenverwerking etc. etc.. Hieraan kunnen risico’s zitten. PHOCUS is alleen aansprakelijk indien zij de leverancier is van de betrokken toepassingen en direct is betrokken bij de realisatie van de integratie en verwerking van persoonsgegevens tussen jouw werkgever en deze derde partijen.

Voor alle andere integraties is PHOCUS niet aansprakelijk voor de gegevensuitwisseling tussen deze partijen.

3.3        HR- & salarisscans

Jouw werkgever kan PHOCUS opdracht hebben gegeven voor een HR- & salarisscan van de personeels- en salarisadministratie. Doel van deze scan is om vast te stellen of jouw werkgever optimaal gebruik heeft gemaakt van personeelssubsidieregelingen. De gegevens die hiervoor worden gebruikt zijn dezelfde als die zijn genoemd bij de HR- & salarisverwerking.

3.4        Verwerking voor sollicitatie bij PHOCUS

Indien je bij PHOCUS solliciteert naar een vacature en gedurende het gehele recruitment proces zal PHOCUS je persoonsgegevens verwerken. PHOCUS verwerkt deze gegevens om te kunnen vaststellen wie je bent, wat je achtergrond is en over welke capaciteiten je beschikt.  Allemaal om een inschatting te kunnen maken in hoeverre jij past bij de vacature en het bedrijf. Gedurende dit proces kan PHOCUS gebruik maken van de informatie welke jijzelf en/ of jouw referenties over jou aan ons hebben verstrekt.

– Deze persoonsgegevens bestaan uit maar zijn niet gelimiteerd tot: Naam, Geslacht, Leeftijd, Nationaliteit, Opleiding, CV, etc.

– De verwerkingsgrondslag is: Toestemming

– De duur van de verwerking: Bij indiensttreding zullen deze gegevens onderdeel worden van je personeelsdossier. Anders zullen deze gegevens na 2-4 weken verwijderd worden, tenzij je toestemming hebt gegeven dat PHOCUS ze voor 1 jaar mag bewaren.

4    Bescherming van persoonsgegevens

PHOCUS heeft bescherming van alle gegevens waaronder ook persoonsgegevens hoog in het vaandel staan. Daarom hebben we technische en organisatorische maatregelen genomen die zoveel als mogelijk in lijn liggen met ISO 27001 beveiligingsrichtlijn, om te borgen dat jouw gegevens goed beschermd zijn. Om dit alles te realiseren hebben we een kwaliteitsmedewerker aangesteld die onder andere permanent invulling geeft aan de invulling en bewaking van het informatiebeveiligingsbeleid.

Daarnaast hebben we overeenkomsten, waaronder verwerkersovereenkomsten, afgesloten met je werkgever, maar ook met onze leveranciers en (sub)verwerkers, met daarin specifieke aandacht voor de bescherming van persoonsgegevens, zoals de Algemene verordening gegevensbescherming dit verlangt.

Mocht er desondanks een datalek ontstaan, dan heeft PHOCUS een meldprocedure en een procedure voor het afwikkelen van datalekken. Deze procedures zijn gebaseerd op de door de Algemene verordening gegevensbescherming voorgestelde procedure.

5    Jouw privacy rechten

Binnen PHOCUS heb je altijd het recht om al dan niet via je werkgever inzicht te krijgen in jouw eigen persoonsgegevens. Dit om je in staat te stellen om een of meerdere van de volgende rechten uit te oefenen:

– Recht op inzage en correctie

– Recht op verwijdering en het recht op vergetelheid

– Recht op restrictie (staking van de verwerking)

– Recht op dataportabiliteit

Deze rechten zijn gebaseerd op de voorschriften zoals deze te vinden zijn in de Algemene verordening gegevensbescherming. Nadere informatie hierover kun je vinden op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

6    Overigen

Contactinformatie

Als je meer wil weten over hoe wij je persoonsgegevens verwerken en beschermen of heb je vragen over het uitoefenen van je privacy rechten, neem dan contact met ons op door een e-mail te sturen naar servicedesk@phocus.nl.  We zullen jouw verzoek afhandelen met inachtneming van de contractuele afspraken en relevante wetgeving

Als je een werknemer bent van een werkgever waarmee PHOCUS contractuele afspraken heeft, dan zullen we jouw verzoek doorverwijzen naar je werkgever in opvolging van de contractuele afspraken.

PHOCUS gebruikt cookies

Om een goede dienstverlening te kunnen bereiken, maakt PHOCUS gebruik van “cookies”. Een cookie is een klein tekstbestand dat op jouw computer wordt opgeslagen voor tracking doeleinden. Een cookie identificeert geen persoonlijke informatie, maar informatie over je computergebruik. Je kunt je browser op de hoogte stellen wanneer je een cookie ontvangt, zodat je altijd kunt accepteren of weigeren. Het afwijzen van cookies zal echter een negatieve invloed hebben op de functionaliteit en de bruikbaarheid van de website. Daarnaast willen wij je erop wijzen dat jij altijd handmatig je zoekgeschiedenis met de daarbij behorende cookies kunt verwijderen.

Disclaimer

Typ- en spelfouten voorbehouden. PHOCUS behoudt zich het recht voor om deze Privacyverklaring te wijzigen. Wij raden je aan deze pagina daarom regelmatig te raadplegen, zodat je altijd van de laatste geldende versie op de hoogte bent.

Op de website kun je links aantreffen naar websites van derden. Hoewel deze websites met zorg zijn geselecteerd draagt PHOCUS geen verantwoordelijkheid voor de omgang met jouw persoonsgegevens door deze derden. Lees hiervoor het privacy statement van de website die je bezoekt.

Deze Privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd op: 30 augustus 2021.