Lukassen & Boer

Lukassen & Boer maken gebruik van de HR en salarissoftware bij PHOCUS. Het belangrijkste doel daarbij was om goedwerkende software te implementeren, zodat direct men direct en voor de volle 100 procent goed van start kon gaan. Om de jaarafsluiting en de jaarovergang, parallel aan de implementatie, goed te laten verlopen heeft PHOCUS ook beiden verzorgd. Na de implementatie maakte Lukassen & Boer gebruik van service niveau 1 (onderhoud en functioneel beheer van de HR en salarissoftware) Lukassen & Boer voerde zelf de regie over de te voeren salarisadministraties. Een jaar later heeft men het service level opgeschaald naar service niveau 3, in verband met het uitvaleen van de eigen salarisadministrateur. Het Salaris Service Center van PHOCUS heeft hiermee ook de volledige salarisverwerking overgenomen.

Reduceren van risico

Alexander van Eijk: “De implementatie en jaarwissel werd verzorgd door PHOCUS, zodat wij in het nieuwe jaar direct met het nieuwe HR- en salarissysteem konden werken. Een reden dat wij met PHOCUS in zee zijn gegaan was om risico’s te reduceren. Door de uitval van onze eigen salarisadministrateur, konden we direct beroep doen op PHOCUS, zij verzorgen nu tijdelijk de maandelijkse verloning. Het service niveau 1 naar service niveau 3 kon makkelijk op worden geschaald. Het risico dat de salarisadministratie volledig stil kwam te liggen was hierdoor volledig gedekt. We verwachten dat in de toekomst de salarisadministratie weer bij onszelf komt te liggen, dat PHOCUS ons elk moment meer kan ondersteunen geeft een heel rustig gevoel en veel vertrouwen. 

PHOCUS denkt direct mee in oplossingen en mocht er meer nodig zijn, dan kunnen we gemakkelijk opschalen in dienstverlening. Daar hebben we al dankbaar gebruik van kunnen maken.

Kennis en advies

Lukassen & Boer houden de salarisadministratie graag in huis wegens efficiëntie en grip op processen. Toch heeft PHOCUS altijd nog een meerwaarde.

Alexander van Eijk: “PHOCUS helpt ons adviseren bij onze klanten. Wij werken bijvoorbeeld voor verschillende uitzendbureaus en kunnen PHOCUS vragen om advies over wet- en regelgeving met betrekking tot uitkeringen. Wij ervaren de manier van samenwerken positief, er zijn korte lijntjes. Wanneer er vragen of onduidelijkheden zijn, krijgen we vrij snel en deskundig antwoord. Inhoudelijk vakkundig, de specialisten van PHOCUS weten waar ze het over hebben. Het is prettig samenwerken en ik zou PHOCUS zeker aanbevelen.”

Meer weten over Lukassen & Boer? Neem gerust een kijkje op hun website.

Kramp

Door het vertrek van de interne salarisadministrateur heeft Kramp besloten de salarisadministratie uit te besteden. Kramp maakt gebruik van het ADP software.

Continuïteit borgen

Hennie van Haarlem: “Kramp heeft besloten de salarisadministratie uit te besteden. Eén van de redenen dat hiervoor is gekozen, is dat er bij calamiteiten (ziekte, etc.) nu altijd iemand is die de salarisadministratie op kan vangen en we niet intern meerdere personen hoeven op te leiden. Door de uitbesteding zijn we nu altijd verzekerd van up-to-dat kennis omtrent  veranderingen in wet- en regelgeving, zodoende loopt de salarisadministratie continue goed door. Verschillende risico’s hebben we hiermee gedekt. Conform een afgesproken werkwijze leveren wij de diverse mutaties aan en controle, verwerking, verloning en rapportage wordt verzorgt door PHOCUS in onze ADP Software.”

Uitdagingen en spreiding

Kramp is een grote organisatie, waar veel uitdagingen liggen. Kwaliteit en continuïteit in de salarisadministratie is daarom erg belangrijk. Door het leveren van specialistische kennis worden nieuwe inzichten gecreëerd.

Hennie van Haarlem: “De inzet van “onze salarisadministrateur” hebben we in overleg van twee naar drie dagen in de week opgeschaald. Omdat Kramp een grote organisatie is van z’n 800 medewerkers in Nederland op de loonlijst, is er op verzoek van Kramp specifiek voor gekozen een tweede salarisadministrateur in te zetten om zodoende risico’s nog meer te spreiden. Wij zijn heel tevreden over de samenwerking. Er komen nieuwe inzichten aan het licht, zo bleek dat er bepaalde zaken in de administratie niet 100% goed stonden. Met PHOCUS krijgen we er een stuk kwaliteit voor terug en zien we in dat er veel veranderingen mogelijkheden zijn zoals automatisering en digitalisering. In de toekomst willen we hier ook samen met PHOCUS verder aan doorontwikkelen.  En de dienstverlening van PHOCUS levert Kramp verschillende meerwaarde. De “onze consultant”  helpt Kramp niet alleen op de salarisadministratie, maar inmiddels maakt ook de HR-administratie gebruik van de inzichten. Zo slaan we twee vliegen in één klap.”

Kennis is de meerwaarde 

Hennie van Haarlem: “Wij hadden verwacht dat binnen onze eigen HR organisatie bepaalde, persoonsgeboden, vraagstukken opgelost konden worden, maar soms zijn deze te salaris-specifiek. PHOCUS adviseert ons hier goed bij en helpt situatiegeboden HR-vraagstukken op te lossen. Bij PHOCUS hebben ze  kennis van de materie. Een grote meerwaarde voor ons is daarmee ook kennislevering. Als wij vragen hebben krijgen wij snel antwoord, ook op de dagen als PHOCUS er niet is.

Het contact verloopt goed. Ik zou PHOCUS zeker aanbevelen en vertellen wat onze voordelen zijn geweest, namelijk kwaliteit verbeterd, kennis leveren en risico gedekt.

Meer weten over Kramp, neem gerust een kijkje op website.

Zorgverzekeraar Eno

Help! De salarisadministrateur is uitgevallen

Sinds 2019 is PHOCUS via Interim en Consultancy Services betrokken bij Zorgverzekeraar Eno. De aanleiding destijds was dat de salarisadministrateur tijdelijk uitviel. Al snel kwamen we via onze software leverancier ADP in contact met PHOCUS. Na bespreking van de ontstane situatie was voor alle partijen duidelijk wat de focus moest worden, namelijk de dagelijkse operatie binnen de salarisadministratie moest soepel blijven doorgaan. Naar aanleiding hiervan heeft PHOCUS een interim salarisadministrateur ingezet met de juiste ervaring en kennis. Al snel was hiermee ons belangrijkste doel zekergesteld, namelijk de continuïteit van de salarisadministratie en hiermee de tijdige en correcte betaling van onze medewerkers gewaarborgd. De toenmalige salarisadministrateur in opleiding, van ENO, heeft samen met de interim salarisadministrateur de salarisadministratie opgepakt.

Expertise en leren

Jos Huis in ’T Veld: “We waren blij dat we vakkundig werden bijgestaan en dat de salarisadministratie goed doorliep. Met name tijdens de jaarafsluiting, dat iedere jaar weer veel werk en stress oplevert. Door de expertise van de PHOCUS verliep ook de jaarafsluiting goed. Tijdens de samenwerking heeft onze salarisadministrateur in opleiding veel kunnen leren van de ervaringen van PHOCUS.”

Back-up geeft rust

De salarisadministratie is inmiddels weer helemaal in handen van ENO. PHOCUS heeft nog steeds een controlerende en adviserende rol.

Jos Huis in ’T Veld: “Bepaalde procedures en processen zijn goed onder de loep genomen. Dit heeft veel nieuwe inzichten gegeven: hoe zit het proces in elkaar, hoe had ENO het anders kunnen doen en wat kunnen we verbeteren. Als ENO weten we nu dat er een partij “achter je staat” en dat je hierop terug kan als het nodig is. Het is heel fijn om even te kunnen sparren, om even terug te kunnen vallen op wat extra expertise. Daarnaast hebben we nu zekerheid dat de salarisadministratie consistent doorloopt bij calamiteiten. En wanneer het in drukke periodes even nodig is we PHOCUS om extra capaciteit kunnen vragen.”

Efficiëntere processen en procedures 

Tijdens interne overleg worden werkzaamheden besproken. Er wordt afgesproken waar PHOCUS mogelijk bij kan springen en tevens worden regelmatig de procedures doorlopen om te kijken en te controleren of er nog meer te verbeteren is en of we processen nog efficiënter kunnen maken.

Jos Huis in ’T Veld:”Er zijn van te voren met PHOCUS duidelijke afspraken gemaakt over de gezamenlijke contactmomenten. We bespreken duidelijk wat er moet gebeuren en wat er wordt verwacht. Het contact verloopt goed, de lijntjes zijn kort en dit heeft een positieve uitwerking op onze samenwerking. Je kunt altijd op PHOCUS rekenen. Met PHOCUS staan wij er nooit meer alleen voor.” 

Meer weten over Zorgverzekeraar Eno? Neem gerust een kijkje op hun website.

Sensata Technologies

Sinds 2019 maakt Sensata Technologies, via ons partnership met ADP, gebruik van de interim services van PHOCUS. Sensata maakt gebruik van de HR- en salarissoftware van ADP. Het eerste vraagstuk welke Sensata destijds had ging met name over een benodigd advies inzake  wet- en regelgeving. De HR en salarisadministratie zijn destijds verhuist richting Bulgarije en de nieuwe Payroll Coordinator Lyuba Krasteva had behoefte aan de kennis van een HR- en salarisspecialist. De belangrijkste focus was en is nog steeds om ervoor te zorgen dat de salarisadministratie aangestuurd vanuit Bulgarije, voor de werknemers correct, consistent en vlot verloopt.

HR- en Salarisadministratie in Bulgarije

Lyuba Krasteva: “In onze complexe HR- en salarisadministratie hadden we behoefte aan extra expertise voor de salarisadministratie op locatie. Voor ons is het belangrijk dat een interim consultant een goede persoonlijkheid heeft en past binnen ons team. De consultant van PHOCUS denkt altijd pro-actief mee, is professioneel, zeer vriendelijk en is ook die juiste match binnen ons team. We hebben korte communicatielijnen en de communicatie verloopt vlot en gemakkelijk. Soms hebben we ook weleens een vraag op het moment dat de consultant niet bij Sensata Technologies is, maar hij werkzaam is bij één van zijn andere opdrachtgevers, ook dan staat hij altijd klaar om ons even te woord te staan en zonodig, in overleg met zijn andere opdrachtgever, te helpen of te voorzien van een advies waardoor wij weer verder kunnen.”

Soepele samenwerking

Het is voor Sensata Technologies een bewuste keuze om voor de samenwerking met PHOCUS te kiezen. De up-to-date kennis, ervaring en ook de aanwezigheid van PHOCUS op locatie biedt voor Sensata Technologies veel voordelen. “Zoals gezegd is het gemakkelijk om met onze consultant in contact te komen en doordat de consultant op locatie werkt, leert deze de organisatie goed kennen. Door de snelle leercurve is PHOCUS snel bekend geraakt met onze interne processen, arbeidsvoorwaarden en inrichting van het HR- en salarissysteem, dit zorgt ervoor dat de beantwoording van onze vraagstukken en de ondersteuning zeer soepel verloopt. De uitvoering van de werkzaamheden verloopt uiterst grondig en accuraat. Dit straalt positief af op de kwaliteit van de dienstverlening. Door de visie van PHOCUS kan Sensata Technologies zich een goed beeld ontwikkelen over hoe om te gaan met wijzigende  wet- en regelgeving en de mogelijke impact hiervan op onze HR- en salarisadministratie. Wij zijn blij met PHOCUS als partner en zien de toekomst dan ook met plezier tegemoet.” Aldus Lyuba Krasteva.

Meer weten over Sensata Technologies? Neem gerust een kijkje op hun website.

Door onderbezetting op de salarisadministratie heeft MEE Gelderse Poort de hulp ingeschakeld van PHOCUS. De focus lag op het
wegnemen van de druk (kennis en tijd) op de salarisadministratie en het toevoegen van deskundigheid en ervaring.

Quotes uit een gesprek met Jasmina Crnic –  Financial controller bij St. MEE Gelderse Poort sinds mei 2019.

De salarisadministratie in je schoot geworpen

“Door het plotseling uitvallen van onze salarisadministrateur heb ik noodgedwongen de salarisadministratie tijdelijk op mij genomen. Aangezien mijn vakgebied, net als de salarisadministratie, specifieke kennis en de nodige capaciteit vraagt, is gekozen voor het uitbesteden van de salarisadministratie. Ik heb geleerd dat de salarisadministratie echt een “eilandje” is, hiervoor moet je veel kennis hebben over zaken als de loonbelasting- en sociale wetgeving en ook arbeidsrecht.

Salarisspecialist en ook verstand van procesoptimalisatie

St. MEE Gelderse Poort heeft de salarisadministratie uitbesteed bij het Salaris Service Center van PHOCUS. Naast het uitvoeren en controleren van de salarisadministratie zijn er verschillende lopende problemen en bijkomende onderwerpen onder handen genomen.

“In het begin waren er problemen met het inloggen en het importeren van gegevens voor de loonjournaalpost, binnen ons eigen salarissysteem. Onze kennis was niet genoeg om dit op te lossen. PHOCUS heeft ons hierbij geholpen. Nu zorgt PHOCUS er iedere maand voor dat de salarisadministratie helemaal wordt afgehandeld en de gegevens voor de loonjournaalpost zover is voorbereidt, dat dit nu alleen nog maar een druk op knop is om deze te verwerken. Samen denken we altijd na over een passende oplossing. Inmiddels zijn we bezig met het digitaliseren van HR processen. PHOCUS helpt ons ook bij deze procesoptimalisatie. En! inmiddels werken we ook op de HR- en salarissoftware van PHOCUS. Ook daar een zorg minder.

 Kennis en ervaring op afstand en toch even sparren

“Het contact met de onze PHOCUS “collega” is direct. Deze manier van werken sluit naadloos aan op die van ons. Het contact verloopt vlot en vriendelijk en er wordt altijd goed meegedacht. Ik stel vaak vragen zoals: ‘hoe denk jij hier of daar over’, het is dan heel makkelijk als je met iemand kunt sparren. Ik krijg altijd snel een goed antwoord. Hierdoor hoef ik zelf minder informatie te zoeken en dat scheelt kostbare tijd. Voor ons is de grootste meerwaarde van PHOCUS de gerealiseerde tijdsbesparing, kosten, flexibiliteit en continuïteit. Door gebruik te maken van het specialisme van PHOCUS neemt de kwaliteit en vertrouwen van onze salarisadministratie toe. De samenwerking verloopt prima.”

Meer weten over St. Mee Gelderse Poort? Neem gerust een kijkje op hun website.

Het Concertgebouw NV is sinds 2015 klant van PHOCUS. Een verouderd systeem, de complexe administratie
en de behoefte aan continuïteit heeft ertoe geleid om de salarisadministratie uit te besteden aan PHOCUS.

Quotes uit een gesprek met Jolanda Hovens – P&O Adviseur Head of HR bij Het Concertgebouw NV

Met PHOCUS kozen we voor kennis, continuïteit en software

 “De keuze voor PHOCUS had te maken met het feit dat wij geheel konden voorzien in onze behoefte rond de HR- en salarisadministratie. Naast het uitbesteden van de salarisadministratie hebben we tevens een volledig nieuw HR- en salarissysteem, geleverd door PHOCUS, geïmplementeerd. Tijdens de implementatie zijn er vereenvoudigingen doorgevoerd en is hiermee de efficiëntie verbeterd. Een voorbeeld hiervan is dat we van 210 urencodes terug zijn gegaan naar 7 urencodes. De implementatie is in een keer goed gaan en dat moest, want het voormalige systeem werd afgesloten. Door de nauwe samenwerking en een soepele aanpak is de implementatie goed en overzichtelijk verlopen.

Verliep vanaf de eerste maand alles goed?

Er waren een aantal zaken die binnen onze administratie lastiger bleken dan vooraf gedacht. We hebben hier met PHOCUS naar gekeken en oplossingen voor bedacht. Binnen dit proces was het belangrijk dat beide partijen constant hetzelfde doel voor ogen hadden.

 Hoe verloopt de samenwerking?

“Wij ervaren de samenwerking als heel plezierig. De communicatie verloopt via “korte lijntjes” en we spreken altijd de verwachtingen naar elkaar uit , dit is een werkwijze die antwoordtijden voor antwoorden op vragen ten goede komt. Daarnaast wordt er door PHOCUS gewoon goed en punctueel werk afgeleverd. Niet onbelangrijk er is een persoonlijke band opgebouwd, dat werkt laagdrempelig. Het voelt als een collega, maar dan van een ander bedrijf.

Wat ervaart Het Concertgebouw als grootste meerwaarde?

We hebben een duidelijk doel voor ogen namelijk; Het op tijd en correcte leveren van de loonstrook en netto betaling aan onze medewerker. We kunnen vertrouwen op de expertise van onze salarisadministrateur bij PHOCUS en last but not least de continuïteit. Daar hoeven we zelf niet over dingen na te denken, dat is allemaal gecoverd. Dat werkt gewoon heel fijn.

Meer weten over het Concertgebouw? Neem gerust een kijkje op hun website.