Op dit moment mag een werkgever nog een vaste reiskostenvergoeding toekennen aan werknemers, ongeacht of er daadwerkelijk van en naar het werk is gereisd. Door de coronamaatregelen werken immers veel werknemers vanuit huis. De belastingdienst had aangekondigd dat een werkgever vanaf 1 januari 2021 alleen de daadwerkelijke reisbewegingen mocht vergoeden van de medewerkers. Vergoed je te veel reiskosten, dan zou de fiscus een naheffing kunnen opleggen. Het kabinet gaat in januari opnieuw in beraad over de vaste reiskostenvergoeding.
Mocht ons kabinet beslissen de regeling per 1 februari toch door te laten gaan, dan kan dit leiden tot een behoorlijke stijging van de administratieve lasten voor werkgever én werknemer. Want alleen als de werknemer in een kalenderjaar minstens 36 weken of 128 dagen naar de vaste werkplek reist, zou de werkgever nog een onbelaste vaste reiskostenvergoeding kunnen geven zonder dat dit ten koste gaat van de vrije ruimte. De vaste reiskostenvergoeding, die gebaseerd is op het reispatroon van vóór 13 maart 2020, mag dus niet meer belastingvrij worden uitgekeerd wanneer het reispatroon aanzienlijk is veranderd. Werkgevers zouden dan, in het geval dat het woon-werk reispatroon is verandert, dit in kaart moeten brengen en toetsen aan de 36 weken of 128 dagen-eis en nagaan of zij nog een vaste vergoeding kunnen geven. Voldoet de werknemer niet aan deze eis? Dan zal op basis van declaratie of nacalculatie moeten worden vergoed. In de eerste maanden van 2021 zal het werken op kantoor nog heel slecht te voorspellen zijn, waardoor een vaste vergoeding zich lastig laat berekenen.
Kies je als werkgever ervoor om alleen de daadwerkelijk gemaakte kilometers te vergoeden? Dan moet je de reisdagen en de afgelegde afstand registreren wanneer je een onbelaste vergoeding geeft van maximaal € 0,19 per kilometer. Hierbij geldt als uitgangspunt dat het moet gaan om de werkelijk afgelegde kilometers. De wijze van vervoer kan dus tot verschillende uitkomsten leiden. De reisafstand met de auto kan immers afwijken van de reisafstand met de fiets, met de trein of met een ander vervoersmiddel. Om een onbelaste vergoeding uit te mogen keren, moet een werkgever zorgen voor een sluitende registratie van alle ritten (woon-werkverkeer en overige zakelijke ritten) waarbij ook duidelijk moet zijn welk vervoersmiddel daarbij is gebruikt.
In 2021 starten we met een uitstel van de nieuwe regels tot en met 31 januari 2021, tot deze datum mag alles nog even volgens de huidige regels. In januari 2021 is het de bedoeling dat ons kabinet zich opnieuw buigt over de regels rond de vaste reiskostenvergoeding woon-werk en hoe we er na 1 februari 2021 mee om moeten gaan.
Binnenkort biedt de HR- en salarisoplossing PHOCUS-Cloud een nieuwe feature om de registratie bij te houden. We zullen jullie hiervan op de hoogte houden.
Wil je meer weten over wat de mogelijkheden van PHOCUS-Cloud voor jouw bedrijf kunnen zijn? Neem dan gerust contact met ons op.
Bronnen: