Stichting MEE Gelderse Poort

Door onderbezetting op de salarisadministratie heeft MEE Gelderse Poort de hulp ingeschakeld van PHOCUS. De focus lag op het
wegnemen van de druk (kennis en tijd) op de salarisadministratie en het toevoegen van deskundigheid en ervaring.

Quotes uit een gesprek met Jasmina Crnic –  Financial controller bij St. MEE Gelderse Poort sinds mei 2019.

De salarisadministratie in je schoot geworpen

“Door het plotseling uitvallen van onze salarisadministrateur heb ik noodgedwongen de salarisadministratie tijdelijk op mij genomen. Aangezien mijn vakgebied, net als de salarisadministratie, specifieke kennis en de nodige capaciteit vraagt, is gekozen voor het uitbesteden van de salarisadministratie. Ik heb geleerd dat de salarisadministratie echt een “eilandje” is, hiervoor moet je veel kennis hebben over zaken als de loonbelasting- en sociale wetgeving en ook arbeidsrecht.

Salarisspecialist en ook verstand van procesoptimalisatie

St. MEE Gelderse Poort heeft de salarisadministratie uitbesteed bij het Salaris Service Center van PHOCUS. Naast het uitvoeren en controleren van de salarisadministratie zijn er verschillende lopende problemen en bijkomende onderwerpen onder handen genomen.

“In het begin waren er problemen met het inloggen en het importeren van gegevens voor de loonjournaalpost, binnen ons eigen salarissysteem. Onze kennis was niet genoeg om dit op te lossen. PHOCUS heeft ons hierbij geholpen. Nu zorgt PHOCUS er iedere maand voor dat de salarisadministratie helemaal wordt afgehandeld en de gegevens voor de loonjournaalpost zover is voorbereidt, dat dit nu alleen nog maar een druk op knop is om deze te verwerken. Samen denken we altijd na over een passende oplossing. Inmiddels zijn we bezig met het digitaliseren van HR processen. PHOCUS helpt ons ook bij deze procesoptimalisatie. En! inmiddels werken we ook op de HR- en salarissoftware van PHOCUS. Ook daar een zorg minder.

 Kennis en ervaring op afstand en toch even sparren

“Het contact met de onze PHOCUS “collega” is direct. Deze manier van werken sluit naadloos aan op die van ons. Het contact verloopt vlot en vriendelijk en er wordt altijd goed meegedacht. Ik stel vaak vragen zoals: ‘hoe denk jij hier of daar over’, het is dan heel makkelijk als je met iemand kunt sparren. Ik krijg altijd snel een goed antwoord. Hierdoor hoef ik zelf minder informatie te zoeken en dat scheelt kostbare tijd. Voor ons is de grootste meerwaarde van PHOCUS de gerealiseerde tijdsbesparing, kosten, flexibiliteit en continuïteit. Door gebruik te maken van het specialisme van PHOCUS neemt de kwaliteit en vertrouwen van onze salarisadministratie toe. De samenwerking verloopt prima.”

 

Jasmina Crnic

Financial Controller

Het Concertgebouw N.V.

Het Concertgebouw NV is sinds 2015 klant van PHOCUS. Een verouderd systeem, de complexe administratie
en de behoefte aan continuïteit heeft ertoe geleid om de salarisadministratie uit te besteden aan PHOCUS.

Quotes uit een gesprek met Jolanda Hovens – P&O Adviseur Head of HR bij Het Concertgebouw NV

Met PHOCUS kozen we voor kennis, continuïteit en software

 “De keuze voor PHOCUS had te maken met het feit dat wij geheel konden voorzien in onze behoefte rond de HR- en salarisadministratie. Naast het uitbesteden van de salarisadministratie hebben we tevens een volledig nieuw HR- en salarissysteem, geleverd door PHOCUS, geïmplementeerd. Tijdens de implementatie zijn er vereenvoudigingen doorgevoerd en is hiermee de efficiëntie verbeterd. Een voorbeeld hiervan is dat we van 210 urencodes terug zijn gegaan naar 7 urencodes. De implementatie is in een keer goed gaan en dat moest, want het voormalige systeem werd afgesloten. Door de nauwe samenwerking en een soepele aanpak is de implementatie goed en overzichtelijk verlopen.

Verliep vanaf de eerste maand alles goed?

Er waren een aantal zaken die binnen onze administratie lastiger bleken dan vooraf gedacht. We hebben hier met PHOCUS naar gekeken en oplossingen voor bedacht. Binnen dit proces was het belangrijk dat beide partijen constant hetzelfde doel voor ogen hadden.

 Hoe verloopt de samenwerking?

“Wij ervaren de samenwerking als heel plezierig. De communicatie verloopt via “korte lijntjes” en we spreken altijd de verwachtingen naar elkaar uit , dit is een werkwijze die antwoordtijden voor antwoorden op vragen ten goede komt. Daarnaast wordt er door PHOCUS gewoon goed en punctueel werk afgeleverd. Niet onbelangrijk er is een persoonlijke band opgebouwd, dat werkt laagdrempelig. Het voelt als een collega, maar dan van een ander bedrijf.

Wat ervaart Het Concertgebouw als grootste meerwaarde?

We hebben een duidelijk doel voor ogen namelijk; Het op tijd en correcte leveren van de loonstrook en netto betaling aan onze medewerker. We kunnen vertrouwen op de expertise van onze salarisadministrateur bij PHOCUS en last but not least de continuïteit. Daar hoeven we zelf niet over dingen na te denken, dat is allemaal gecoverd. Dat werkt gewoon heel fijn.

Jolanda Hovens

P&O adviseur | Head of HR

Elzenlaan 1-B
2481 LZ Woubrugge
+31 (0)172 519 900
advies@phocus.nl