De zomervakantie is alweer in aantocht! De HR afdeling krijgt daarom ook weer extra vragen te beantwoorden over vakantierechten van de medewerkers. Handig dus om de belangrijkste regels rondom het opnemen van vakantiedagen nog eens even op een rijtje te zetten.
Vakantie aanvragen
De werknemer vraagt het verlof schriftelijk aan en de werkgever heeft 2 weken om over de verlofaanvraag te beslissen. Let op die termijn, want als de werkgever niet binnen twee weken reageert, mag de werknemer aannemen dat de verlofaanvraag is goedgekeurd. Bij veel werkgevers verloopt de verlofaanvraag elektronisch, via het HR-systeem, en zal de manager een seintje krijgen om de termijnen te bewaken.
Het is voor een werknemer dus mogelijk om kort voor de zomervakantie verlof aan te vragen, al is het aan te bevelen om vooraf en tijdig vakanties goed op elkaar af te (laten) stemmen, zodat de bedrijfsvoering niet in gevaar komt. Dat geeft u ook voldoende tijd om eventuele onderbezetting te signaleren en op te vullen met tijdelijke (vakantie-)krachten. U kunt natuurlijk altijd bij ons aankloppen wanneer u (tijdelijke) krachten op de HR- en/of salarisadministratie nodig heeft!
Wettelijk, bovenwettelijk en nadere afspraken
Werknemers krijgen wettelijkevakantiedagen, waarover het loon wordt doorbetaald. De werknemer heeft recht op 4 maal de wekelijkse arbeidsduuraan vakantie en moet ieder jaar het wettelijk aantal vakantiedagenkunnen opnemen. U mag daar geen bezwaar tegen maken, ook niet met een beroep op ‘zwaarwegende bedrijfsbelangen’. In de cao kunnen bovendien aanwijzingen staan over het aantal dagen dat (minimaal) aaneengesloten opgenomen kan/mag worden.
Bovenop de wettelijke vakantiedagen kunnen ‘bovenwettelijke’vakantiedagen worden opgebouwd. Deze kunnen per cao worden afgesproken, ze staan in het personeelshandboek, of worden vastgelegd na onderhandelingen over de arbeidsovereenkomst. Voor het opnemen daarvan kunnen andere afspraken gelden. Ook kunnen afspraken worden gemaakt over (langer) sparen van vakantiedagen, door de vervaltermijn te verlengen. Een kortere vervaltermijn is niet toegestaan.
Verlof weigeren
Het recht op vakantie is wettelijk vastgelegd; de werkgever moet in principe instemmen met de verlofaanvraag van de werknemer. U mag alleen bezwaar maken bij ‘zwaarwegende bedrijfsbelangen’.
Als u de verlofaanvraag wilt weigeren, moet u schriftelijk bezwaar maken binnen 2 weken na ontvangst van de verlofaanvraag. U moet de werknemer dan wel gelegenheid geven op een ander moment vakantie op te nemen. Het weigeren van vakantieverlof zou kunnen zorgen voor verstoorde verhoudingen met werknemers. U kunt dit probleem beter ondervangen met een goede vakantieplanning.
In de cao kunnen nadere regels staan voor het opnemen en weigeren van vakantieverlof. Zo mag de werkgever vakantieverlof weigeren als er in de cao afspraken zijn gemaakt over collectief verlof (bijvoorbeeld in het onderwijs of in de bouw). Ook kan de cao afspraken bevatten over afwijkende regels voor het opnemen van bovenwettelijke vakantiedagen.
Vervallen van wettelijke vakantiedagen
Wettelijke vakantiedagen mag je niet tot in het oneindige opsparen. Sterker nog, je moet ze opnemen binnen 6 maanden na het jaar waarin je deze dagen hebt opgebouwd. Dus de wettelijke dagen die je in 2019 hebt gekregen, moet je voor 1 juli 2020 allemaal opmaken. Anders vervallen ze.
Uitzonderingen
Met goede redenen kan er uitstel worden aangevraagd van de verjaringstermijn van de wettelijke vakantiedagen. Of je kunt met je werkgever afspreken ze te laten uitbetalen. Een goede reden is bijvoorbeeld dat jouw werkgever je niet redelijkerwijs in staat gesteld heeft ze op te nemen. Ook als je langdurig ziek of arbeidsongeschikt was, kun je uitstel of uitbetaling aanvragen. Doe dit wel voor de vervaldatum, dus vóór 1 juli 2020.
Vervallen van bovenwettelijke vakantiedagen
De dagen die jij boven het wettelijk minimum aan vakantie krijgt, hebben een langere vervaltermijn; namelijk 5 jaar. Deze termijn begint te lopen aan het einde van het jaar waarin deze vakantiedagen zijn opgebouwd.
Kortst geldig het eerst
Bij het opnemen van vakantiedagen, komen eerst de vakantiedagen in aanmerking die nog het kortst geldig zijn.
Op individueel niveau, moet de werkgever ook rekening houden met vakantiedagen die overgebleven zijn omdat de werknemer redelijkerwijs niet in staat was om die op nemen. Dat kan door ziekte zijn, of doordat de werkgever eerder vakantieverlof niet heeft toegestaan.
Vakantie bij ziekte of arbeidsongeschiktheid
Werknemers bouwen vakantierechten op bij ziekte of arbeidsongeschiktheid. Zij mogen ook op vakantie, maar moeten dan wel vakantiedagen opnemen. De werkgever moet wel toestemming geven voor de vakantie. De aanspraak op vakantiedagen is echter beperkt tot het aantal dagen dat de werknemer normaal gesproken in een half jaar zou opbouwen. Een werknemer in een bepaalde bedrijfstak heeft normaal gesproken bijvoorbeeld recht op 24 vakantiedagen per jaar. Als zo iemand een jaar ziek is, heeft hij of zij dus slechts recht op twaalf vakantiedagen. De opbouw bij langdurige arbeidsongeschiktheid is beperkt tot maximaal zes maanden.
Ook in de volgende gevallen worden vakantierechten opgebouwd:
- zwangerschaps- en adoptieverlof (met uitkering op grond van Wet Arbeid en Zorg);
- deelname aan vakverenigingsbijeenkomsten met toestemming van de werkgever;
- onvrijwillige werkloosheid;
- politiek verlof;
- de tijd voor het volgen van lessen en cursussen in het kader van de Leerplichtwet (voor medewerkers tot 18 jaar).
De CAO kán een regeling bevatten waarmee je de werknemer kunt korten op zijn vakantiedagen als hij of zij veelvuldig ziek is. Dit is toegestaan, maar de werknemer moet dan minimaal 20 vakantiedagen overhouden. Uiteraard geldt dit aantal voor personeelsleden met een fulltime-dienstverband.
Vakantie-uren uitbetalen
Bovenwettelijke vakantiedagen kunt u, in overleg met de werknemer, afkopen. U kunt elkaar daar niet toe verplichten. Wettelijke vakantiedagen mag u niet uitbetalen. Dat laatste is alleen toegestaan (en gebruikelijk) als de arbeidsovereenkomst eindigt.
Een werknemer mag wettelijke vakantie-uren ‘meenemen’ naar een nieuwe werkgever, maar deze hoeft de vakantie-uren niet uit te betalen. De vervaltermijnen blijven gelijk. Voor het meenemen van vakantie-uren is een verklaring nodig van de vorige werkgever. Ook moet de nieuwe werkgever instemmen.
Vakantie intrekken
Bij zwaarwegend bedrijfsbelang, kan de werkgever al verleende vakantie intrekken. De werkgever moet dan wel compensatie bieden en ten minste alle gemaakte kosten vergoeden.
VAKANTIEDAGEN EN HET CORONAVIRUS
De werknemer heeft vakantie opgenomen en wil dit graag terugdraaien vanwege het coronavirus. Is dit mogelijk? Kan het ook worden uitbetaald?
Als een werknemer vakantiedagen heeft opgenomen en dit wilt terugdraaien heeft hij/zij hiervoor toestemming van de werkgever nodig. Geeft de werkgever geen toestemming dan is terugdraaien niet mogelijk.
Bovenwettelijke vakantiedagen die niet zijn opgenomen, mag de werknemer door de werkgever laten afkopen. De werkgever en werknemer kunnen elkaar hier niet toe verplichten.
Wettelijke vakantiedagen dienen te worden opgenomen en mag de werkgever niet uitbetalen. Dit is alleen toegestaan bij het einde van het dienstverband.
Mogen werkgevers werknemers verplichten om (bovenwettelijke) vakantiedagen op te nemen als er door de coronacrisis minder/geen werk is?
Nee. Werkgevers mogen werknemers wel vragen vakantiedagen op te nemen. Het is aan werknemers om daarmee in te stemmen of niet. Werkgevers kunnen werknemers niet daartoe verplichten. Als er te weinig werk is, dan is dit de verantwoordelijkheid van de werkgever. De werkgever moet werknemers de vaste uren uitbetalen. Als de werkgever omzetverlies lijdt, kan hij een beroep doen op de NOW regeling.
Mogen werkgevers vakantiegeld inhouden van werknemers om de maandelijkse salarissen te kunnen voldoen?
Nee, tenzij werkgevers en werknemers dit afspreken in een plan om het bedrijf te laten voortbestaan.
Mag een werkgever het uitkeren van het vakantiegeld in mei uitstellen?
Volgens de wet moet het opgebouwde vakantiegeld over de periode van de maanden juni t/m mei uiterlijk op 30 juni zijn uitbetaald. Sommige bedrijven en organisaties hebben ervoor gekozen op een ander, vast moment de jaarlijkse opbouw van vakantiegeld uit te betalen. Dat is dan moet dan wel zijn geregeld in een schriftelijke overeenkomst tussen de werkgever en de werknemer, zoals een cao of een arbeidsovereenkomst. Als er betalingsproblemen zijn, kan de werkgever het vakantiegeld op een later tijdstip of in termijnen betalen, mits een eventuele cao die ruimte biedt en de werknemer hiermee schriftelijk heeft ingestemd.
Krijgen jullie de vakantieplanning toch niet helemaal rond, dan is tijdelijke inhuur natuurlijk een prima oplossing. Wij helpen graag bij het vinden van een passende oplossing. PHOCUS beschikt over NIRPA gecetificeerde salarisadministrateurs met parate kennis van de huidige wet- en regelgeving en van de gangbare salarissystemen. Ook voor de HR-administratie hebben wij altijd de geschikte kandidaat die jullie graag uit de brand komt helpen deze zomer of welk ander moment dan ook!
Neem gerust contact met ons op.
Bronnen: rijksoverheid.nl