Profielschets van de moderne salarisadministrateur

Salarisadministratie is een uitdagend en veeleisend vak. Het werk draait om vertrouwelijke en gevoelige informatie en het foutloos toepassen van veranderende wet- en regelgeving. Fouten hebben al snel verstrekkende gevolgen voor het bedrijf en de mensen die er werken. Behalve het bezitten van up to date vakkennis, zijn steeds meer organisaties overtuigd dat een salarisadministrateur hiernaast moet beschikken over specifieke interesses en een set aan ‘zachte’ vaardigheden om succesvol te zijn in zijn of haar functie. Wij krijgen vanuit opdrachtgevers dan ook steeds vaker de vraag een ‘moderne salarisadministrateur’ te werven. Welke eigenschappen en vaardigheden kenmerken zo’n moderne salarisadministrateur?

Allereerst werkt een salarisadministrateur te allen tijde nauwkeurig en geconcentreerd, ook als de werkomstandigheden minder gunstig zijn, zoals bijvoorbeeld momenteel vanwege het coronavirus voor veel mensen het geval is. De salarisadministrateur is kritisch en controleert de aangeleverde gegevens en het eigen geleverde werk nauwgezet op plausibiliteit en juistheid om vergissingen te voorkomen. Vanwege de gevoelige aard van de informatie moeten salarisadministrateurs daarnaast uitblinken in integriteit. De salarisadministrateur houdt zich in het verlengde hiervan ook aan privacywetgeving, is zich bewust van het belang van adequate informatiebeveiliging (cybersecurity) en gaat daar in zijn werkzaamheden verantwoordelijk mee om.

De moderne salarisadministrateur is communicatief sterk

Communicatieve vaardigheden zijn essentieel voor salarisadministrateurs. In deze functie communiceer je in heldere taal over de verloning met de betrokken werknemers en over gevolgen van wijzigende wet- en regelgeving met management en directie. Het is belangrijk om dit zowel te kunnen op een manier die begrijpelijk is voor vakgenoten, als op een manier die te volgen is voor leken. Steeds vaker zijn werkgevers bovendien op zoek naar salarisadministrateurs die een brug slaan tussen verschillende afdelingen. Voor dergelijke rollen zijn communicatief vaardige salarisadministrateurs van grote meerwaarde. Om die reden is de module Communicatie ook opgenomen in het curriculum van VPS (Vakopleiding Payroll Services).

Een goede samenwerking met andere afdelingen, zoals HR en Finance (intern salarisadministrateur) of met de klant (dienstverlenend salarisadministrateur), is van onschatbare waarde. In de communicatie met anderen is cruciaal om de juiste balans te vinden tussen het in stand houden van een goede werkrelatie en het toepassen van de geldende regels. Dit vergt doorgaans veel geduld en tact. De dienstverlenende salarisadministrateur moet zich goed kunnen inleven in de situatie van zijn klant of collega en moet makkelijk kunnen schakelen tussen de verschillende klanten voor wie hij de salarisadministratie verzorgt.

Op de hoogte van het veranderende landschap

Een salarisadministrateur, ‘oude stijl’ of ‘nieuwe stijl’, heeft er doorgaans geen moeite mee om zijn of haar werkritme aan te passen aan de periodieke pieken. Hij is stressbestendig en kan zijn eigen werkzaamheden plannen en prioriteiten stellen, al dan niet in overleg met een senior of leidinggevende.

Kenmerkend voor het werk van de salarisadministrateur is dat hij te maken heeft met frequente veranderingen in de wet- en regelgeving. Om hier goed mee om te kunnen gaan, is het niet voldoende om je passief op te stellen en te wachten op verplichte scholing. Wanneer onze opdrachtgevers spreken over de ‘moderne salarisadministrateur’, doelen zij op de payroll specialist die van zichzelf geïnteresseerd is in de ontwikkelingen binnen het vakgebied en zich hiervan continu

op de hoogte brengt. Als hij zichzelf onvoldoende deskundig acht voor een specifiek probleem of een lastige vraag, signaleert hij dit en aarzelt niet om anderen te raadplegen of om de taak over te dragen. Hij durft kritisch naar zichzelf te kijken en is bereid en in staat om zich aan te passen. Dit aanpassingsvermogen, de voortdurende honger naar kennis én het vermogen om deze kennis te vertalen naar en te delen met de eigen organisatie, zorgen ervoor dat niet alleen de salarisadministrateur zelf, maar ook de volledige payroll van de organisatie zich ontwikkelt.

Denken in processen en software voor je laten werken

De zojuist genoemde ontwikkeling van payroll, is niet los te zien van procesoptimalisatie en het optimaal benutten van software. Digitalisering heeft in veel branches grote impact, dit is in het salarisvak niet anders. Door automatisering hoeven veel registraties en controles niet meer handmatig te worden gedaan. Er blijft tijd over voor advisering. Des te belangrijker is het voor de moderne salarisadministrateur om de mogelijkheden die HR & payroll software biedt maximaal te benutten. Een moderne salarisadministrateur denkt in processen en is voortdurend bezig met het verbeteren daarvan. Hiervoor is het belangrijk dat de moderne salarisadministrateur bovengemiddelde interesse heeft in de mogelijkheden die HR en payroll software bieden om payroll te optimaliseren. Vervolgens lukt het de moderne salarisadministrateur om zich, al werkende, voortdurend te blijven verdiepen in het optimaler inrichten van de software en processen. Hierbij is het nodig te beschikken over een helikopterview; processen starten of eindigen immers nooit op de eigen afdeling.

De bovenstaande profielschets kan intimiderend ogen. In onze praktijk blijkt dat een grote groep payroll professionals met de juiste motivatie de afgelopen jaren uitstekend groeit in hun rol. Winst in tijd, kwaliteit en persoonlijke groei zijn de directe beloning.

Ben jij payroll specialist en wil je je graag verder ontwikkelen, binnen de organisatie waar je nu werkt of daar buiten? Of ben je opdrachtgever en wil je de salarisadministratie binnen jouw organisatie moderniseren of optimaliseren? PHOCUS vertelt graag meer over de mogelijkheden en onze diensten. Neem vooral contact met ons op voor meer informatie of een kennismaking!