HR medewerker in de zorg: administratieve bijzonderheden

Één ding is zeker; het werk als HR medewerker in de zorg is zeker niet saai. De zorgsector is namelijk een dynamische omgeving met veel uitdagingen en variatie. HR medewerkers moeten bijvoorbeeld omgaan met complexe wet- en regelgeving, omgaan met verschillende functies en kwalificaties, en personeelsdossiers beheren die bijzonder persoonlijke en vertrouwelijke informatie bevatten. Hiernaast zijn er een aantal bijzonderheden in de HR administratie in de zorg waar rekening mee gehouden dient te worden. Wij zetten de vijf belangrijkste bijzonderheden voor je op een rijtje.

1. BIG-registraties van medisch personeel

HR medewerkers in de zorg moeten toezien op de BIG-registratie van medisch personeel. BIG staat voor Beroepen in de Individuele Gezondheidszorg. Zorgverleners, van apotheker tot arts, moeten zich correct laten registreren om hun beroep te mogen uitoefenen. Alleen dan kan er bijvoorbeeld een arbeidsovereenkomst worden opgesteld of gefactureerd worden richting zorgverzekeraars. Bovendien kun je zien of er een tuchtmaatregel is opgelegd, zoals een schorsing. Daarnaast verzorgt het BIG-register de erkenning van buitenlandse diploma’s. Dit maakt de HR administratie in de zorg complexer dan in andere sectoren.

2. Locatiewisselingen van zorgwerknemers

Zorgmedewerkers hebben vaak lange dienstverbanden en werken vaak op verschillende afdelingen en locaties. Dat moet ook op de HR-afdeling allemaal worden bijgehouden en worden verwerkt. Daarom zijn het type diensten van zorgmedewerkers ook relevant voor HR in de zorg. De HR-administratie moet immers toezien op bijvoorbeeld de vele locatiewisselingen. Denk hierbij aan steeds wisselende reiskosten die moeten worden berekend, toegepast en bevestigd.

3. Dubbele dienstverbanden in de zorg

Dubbele dienstverbanden komen regelmatig voor en zijn specifiek voor de zorg. Een medewerker is bijvoorbeeld verpleegkundige niveau 2 en volgt de opleiding voor verpleegkundige niveau 4. Voor deze twee functieniveaus gelden andere salarisschalen. Daarom zal deze medewerker binnen de HR administratie twee dienstverbanden hebben en dus twee personeelsnummers krijgen.

4. Zij-instromers en bulkmutaties

In de zorg werken er, net zoals in de onderwijssector, veel zij-instromers en stagiairs. Dit betekent ieder jaar, voordat het nieuwe schooljaar aanvangt, een stoot aan bulkmutaties voor de HR administratie. Iedereen moet tijdig in de systemen staan, over een getekende overeenkomst beschikken, etc. Bovendien moeten zij-instromers en stagiairs in de zorg door HR worden voorzien van de juiste werkplek, begeleiding en ontwikkelingsmogelijkheden.

5. ‘TWK’s’: veel mutaties met terugwerkende kracht

HR medewerkers in de zorg krijgen doorgaans relatief vaak te maken met een groot aantal ‘TWK’s’. TWK’s zijn mutaties die betrekking hebben op een eerdere periode en die met terugwerkende kracht door de HR administratie moeten worden verwerkt. Dit is onder andere het gevolg van de hoge werkdruk bij managers op de werkvloer; zij moeten hun drukke reguliere taken combineren met HR administratieve zaken. Het tijdig en correct doorgeven van mutaties aan de HR afdeling schiet er vanzelfsprekend wel eens bij in. Bovendien beschikken deze managers, ook vanzelfsprekend en legitiem, vaak niet over HR kennis. Hierdoor moet de HR administratie in de zorg bovengemiddeld vaak met terugwerkende kracht mutaties doorvoeren om correcties uit te voeren op eerdere periodes.

Op zoek naar een HR specialist met ervaring in de zorg?

Is er binnen jouw zorgorganisatie behoefte aan expertise of capaciteit binnen HR, vast of tijdelijk? Speelt er een project, een implementatie of zijn er extra handen nodig in de operatie? Of ben jij een HR specialist met interesse in een nieuwe interim of vaste baan binnen de zorg? PHOCUS is specialist in de bemiddeling van HR adviseurs en HR administrateurs in de zorg. Neem contact met ons op voor een advies of oriënterend gesprek over wat PHOCUS voor jou of jouw organisatie kan betekenen.