Geert over zijn ervaring met PHOCUS

Geert Brouwer – Financieel Directeur bij FysioHolland B.V.

Snelle groei gaat vaak gepaard met zijn eigen unieke uitdagingen. Dat was niet anders voor FysioHolland, toonaangevend aanbieder van fysiotherapie in Nederland, dat de afgelopen jaren flink groeide. Overnames van meerdere fysiopraktijken, die verder gaan onder het merk FysioHolland, zorgden voor een grote diversiteit aan (arbeids)voorwaarden, een uitdaging voor de salarisadministratie.

Naast de historie van de organisatie, neem je namelijk ook de historie over van de verschillende arbeidsvoorwaarden. Dat terwijl de salarisadministratie van de fysiotherapiebranche al voldoende unieke kernmerken heeft bij een ‘normale’ gang van zaken. “Nadat onze eigen salarisadministrateur een nieuwe uitdaging had gevonden, wilden we eerst de processen en structuur verbeteren, voordat we zouden gaan werven voor de vaste rol. Vandaar dat een interimmer met veel kennis een logische keuze was.”, vertelt Geert Brouwer, Financieel Directeur bij FysioHolland. PHOCUS hielp FysioHolland aan een salarisadministrateur die orde op zaken kon stellen en de complexe salarisadministratie kon stroomlijnen en versimpelen, zodat FysioHolland duurzaam kan doorgroeien. En dat is gelukt.

Salarisadministratie binnen de fysiobranche

Fysiotherapie is een branche apart als het gaat om salarisadministratie. Fysiotherapeuten worden namelijk variabel beloond. Naast variatie in de verloning op basis van gegeven behandelingen (elk soort behandeling heeft een eigen tarief), betekent dit ook dat zaken die normaal gesproken voor een salarisadministratie simpel zijn, zoals bijzonder verlof voor een bruiloft, nu berekend moeten worden (want elke dag verdient een fysiotherapeut een ander salaris).

Naast het gewerkte aantal uren en de invloed van verlof hierop, zijn er nog meer factoren in de fysiotherapiebranche die van invloed zijn op de salarisadministratie. Denk bijvoorbeeld aan kilometerregistratie en -vergoeding voor ritten van- en naar cliënten en tussen de verschillende praktijken. Dit alles zorgt ervoor dat FysioHolland een interim salarisadministrateur zocht met ervaring in de fysiobranche.

Salarisadministratie na overnames

Zoals gezegd groeide de organisatie snel, mede dankzij een flink aantal overnames. Als een gevolg hiervan werd de salarisadministratie ook gevarieerder, waardoor de complexiteit en foutgevoeligheid van een al ingewikkeld systeem verder toenam. “Toen onze vorige salarisadministrateur wegging, merkten we dat er steeds vaker foutjes ontstonden, wat voor onrust en onvrede onder onze medewerkers zorgde. We zochten met spoed iemand die ervoor zou zorgen dat de rust zou terugkeren en verbeteringen aangebracht zouden worden”, vertelt Geert.

De behoefte aan een senior salarisadministrateur met veel kennis en ervaring was daarom ook groot: het was tijd om orde op zaken te stellen door te elimineren, simplificeren, standaardiseren en automatiseren (ESSA-methode). Iemand die de stof overstijgt, maar ook IT-savvy is. “Eigenlijk iemand die liever lui is dan moe, want ik wil zoveel mogelijk automatiseren”, vertelt Geert lachend.

Optimaliseren en automatiseren van processen in salarisadministratie

PHOCUS hielp FysioHolland hierbij en na korte tijd ging interim payroll specialist Aletta aan de slag. Al snel was er vooruitgang te zien, vertelt Geert. “We merkten dat de rust in de organisatie terugkeerde en dat het aantal mailtjes met vragen en opmerkingen de dagen na de uitbetaling van de salarissen drastisch afnamen”.

Na het stabiliseren was het tijd om aan de slag te gaan met de optimalisatie van de processen, zodat deze minder foutgevoelig werden en bovendien voor alle betrokken partijen de salarisadministratie zou vergemakkelijken. We koppelden Aletta aan een projectmanager en een business controller die onze datastructuren kent. Maandelijks nemen zij samen een gedeelte van een proces onder de loep om te kijken waar optimalisatiemogelijkheden liggen, met als doel om iedere maand iets te verbeteren. Inmiddels zijn hierin al mooie stappen gemaakt, zoals het automatiseren van kilometerregistratie van de fysiotherapeuten zodat de declaraties ook geautomatiseerd worden. De fysiotherapeut hoeft zelfs geen declaratie in te vullen. Op basis van alle gegevens die wij al hebben, vullen wij het formulier zelf in. Minder werk voor de fysiotherapeuten én minder (handmatig) werk voor de salarisadministratie! Ook werd het aantal uitbetalingsmomenten van onkostendeclaraties verhoogd. “In plaats van 4 weken wachten, hoeven fysiotherapeuten nu maar 2 weken te wachten op een terugbetaling”, vertelt Geert. “Met dit soort optimalisaties versterk je de band met je personeel en dat is je grootste belang in de fysiobranche. Je medewerkers zijn je kapitaal”.

Over de samenwerking met PHOCUS

“Samen met PHOCUS hebben we gekeken naar een passende oplossing voor onze tijdelijke uitdaging. Welk profiel salarisadministrateur zoeken we nu en waarin verschilt deze van de vaste rol die we willen vervullen op het moment dat de situatie is gestabiliseerd?” Geert vertelt bovendien dat Aletta, de salarisadministrateur die PHOCUS voor de opdracht heeft geselecteerd, zo gekwalificeerd was dat ze direct aan de slag kon om verbeteringen aan te brengen in de processen.

“Daarnaast vind ik ook de manier van samenwerken met PHOCUS heel prettig”, vertelt Geert. Dat zit hem in kleine dingen, die het voor hem als klant gemakkelijker maken om met interim professionals te werken. “Neem bijvoorbeeld het goedkeuren van de urendeclaratie”, zegt hij. “Bij andere partijen is dit vaak een ingewikkeld proces, maar bij PHOCUS ben ik met één druk op de knop binnen een paar seconden klaar. Het zijn dit soort details die een samenwerking nog net een beetje extra geven.”