Hoe optimaliseer je de candidate experience voor salarisadministrateurs?

Vaak genoeg vergeten bedrijven dat het werven en aannemen van salarisadministrateurs twee kanten op werkt. Bedrijven schrijven een vacaturetekst en voeren selectiegesprekken regelmatig vanuit eigen perspectief, terwijl salarisadministrateurs vaak hele specifieke wensen, interesses en behoeften hebben wanneer zij zich oriënteren op een nieuwe baan. Door inzicht te hebben in wat kandidaten motiveert tijdens hun zoektocht naar een baan, kun je de juiste wervingsstrategie bepalen voor het sneller vinden en aannemen van de beste salarisadministrateurs voor jouw organisatie.

Bovendien wordt de employer brand – de reputatie als werkgever – onder andere bepaald door het vermogen van een bedrijf om een soepel werving- en selectieproces te bieden, met uitstekende communicatie vanaf het eerste contactmoment. Of je nu op zoek bent naar een vaste payroll professional, een tijdelijke salarisadministrateur ter vervanging van een collega met (ziekte)verlof, of specifieke expertise zoekt: de candidate experience is van groot belang. Maar hoe optimaliseer je de candidate experience voor salarisadministrateurs?

Waarom is de candidate experience voor salarisadministrateurs belangrijk?

Het optimaliseren van de candidate expierence voor salarisadministrateurs is niet alleen belangrijk om toptalent aan te trekken, het draagt ook bij aan de algehele reputatie van de organisatie. Ook afgewezen kandidaten kunnen in de toekomst van waarde zijn voor een bedrijf. Reden genoeg om de candidate expierence voor salarisadministrateurs te verbeteren. PHOCUS heeft bijna 20 jaar expertise in onder andere werving en selectie binnen de vakgebieden salarisadministratie en human resources. Wij kijken verder dan kennis en ervaring alleen en zijn getraind in het vinden van een persoon die exact bij een bedrijfscultuur en organisatiedoelstellingen past. Hierbij onze tips om de candidate experience voor salarisadministrateurs bij jouw bedrijf te optimaliseren.

De vacature voor salarisadministateur optimaliseren

De candidate experience draait om het centraal zetten van de kandidaat. Om hiertoe in staat te zijn, moet je als bedrijf weten wat salarisadministrateurs belangrijk vinden en wat hun drijfveer is om voor een bepaald bedrijf en bepaalde functie te kiezen. Dit kan een bedrijf vervolgens verwerken in de candidate experience, om de beste én meest passende kandidaten aan te trekken. In zijn algemeenheid is allereerst van belang dat je weet wat jouw bedrijf zo uniek maakt. Voor de salarisadministrateur echter, is het vaak nog veel belangrijker wat de fúnctie zo uitdagend maakt, nu en in de toekomst. De candidate expierence voor salarisadministrateurs begint dan ook bij de vacature. Allereerst is het belangrijk dat je een helder, bondig, maar toch zo compleet mogelijk overzicht geeft van de functie. Wat houdt de functie in, welke inhoudelijke uitdaging levert het de salarisadministrateur op, niet alleen nu, maar ook in de toekomst. Hierbij is het belangrijk dat je de doelgroep voor de functie goed kent. Een salarisadministrateur kiest voor een organisatie of functie om heel andere redenen dan bijvoorbeeld een online marketeer dit doet. Kies er dus voor om juist díe informatie te benoemen die past bij je doelgroep; het zal kandidaten die passen bij het bedrijf aantrekken en overtuigen te solliciteren. Op deze manier is er heldere communicatie en overtuigt het de salarisadministrateurs die het beste passen bij de bedrijfscultuur.

Transparantie in het wervingsproces

Tevens is het belangrijk dat je als organisatie transparant bent over het wervingsproces om candidate experience voor salarisadministrateurs te optimaliseren. Kandidaten willen doorgaans graag weten waar ze aan toe zijn en wat de diverse stappen van het wervingsproces zijn. Zo ook zeker de salarisadministrateur. Een bedrijf kan dit doen door in de vacature al helderheid te geven over het proces, door de verschillende stappen te benoemen. Verder kan er tijdens ieder contactmoment met de kandidaat aangegeven worden wat de volgende stap is en wanneer deze plaatsvindt. Denk er hierbij aan dat salarisadministrateurs gemiddeld 9 jaar werken in een zelfde functie. Dit betekent dat de ‘doorsnee’ salarisadministrateur slechts enkele keren in zijn of haar loopbaan switcht van baan en dus geen ‘ervaren sollicitant’ is. Een beetje begeleiding is dan op zijn plaats. Zorg bovendien voor een laagdrempelige contactmogelijkheid, zodat een kandidaat gemakkelijk vragen over het wervingsproces of het bedrijf kan stellen. Een voorbeeld hiervan is het plaatsen van de email van de recruiter of manager Payroll onderaan de vacature.

Maak feedback een prioriteit in het wervingsproces

Waar voor veel bedrijven misschien wel de meeste winst te behalen is, is op het gebied van feedback vragen en geven. Uit het onderzoek van LinkedIn Talent Solutions blijkt dat 94% van de professionals feedback op het sollicitatiegesprek wilt ontvangen, maar slechts 41% ontvangt dit ook daadwerkelijk. Het loont om ook te investeren ongeschikte kandidaten. Naast dat het belangrijk is voor het verbeteren van de employer brand, kunnen ongeschikte kandidaten mogelijk in de toekomst geschikt zijn voor een andere functie binnen de organisatie. Het geven van constructieve feedback helpt kandidaten meer inzichten te krijgen in hun eigen kwaliteiten, maar ook in wat jouw organisatie zoekt. Bovendien zijn professionals hierdoor 4x meer geneigd om opnieuw te solliciteren. Maak daarom het geven en vragen van feedback een standaard onderdeel van het wervingsproces van salarisadministrateurs.

Communicatie tijdens het wervingsproces

Heel vaak horen kandidaten nooit meer iets van een sollicitatie nadat die verstuurd is. De vacature is al vervuld, of misschien beschikt de kandidaat gewoonweg niet over de juiste kwaliteiten. Dan nog is het belangrijk dat je als bedrijf goed communiceert met alle kandidaten. Gebrek aan communicatie tijdens het sollicitatieproces is een van de grootste frustraties van kandidaten. Goede communicatie is dé manier om de band met kandidaten te versterken en de candidate experience te verbeteren. Gebruik hierbij de technologie in jouw voordeel: verzend automatische e-mails ter bevestiging dat de sollicitatie is ontvangen of als kandidaten solliciteren wanneer de vacature al vervuld is. Ga het gesprek aan met kandidaten die wél én niet zijn aangenomen om te horen wat zij als prettig en minder prettig hebben ervaren in het recruitmentproces, om zo alle stappen en contactmomenten te optimaliseren in het belang van de kandidaat. In het geval van de schaarse doelgroep van salarisadministrateurs, is het aantal reacties doorgaans zo laag, dat ons advies is altijd telefonisch contact te hebben met de sollicitant, wanneer het CV enigszins lijkt aan te sluiten. Tevens is het belangrijk om op tijd te communiceren over de voortgang van het wervingsproces. Als je te lang wacht met het delen van updates, kun je de beste kandidaten kwijtraken omdat ze verder zijn gegaan met een andere optie. Zeker in de schaarse doelgroep van payroll specialisten, is dit een reëel risico.

Maak communicatie met de kandidaat persoonlijk

Daarnaast zorgt een persoonlijke vorm van communicatie voor een versterking van de band met een kandidaat. Dit kan heel gemakkelijk door bijvoorbeeld video’s te integreren in het sollicitatieproces. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de hierboven genoemde e-mailbevestiging nadat een kandidaat gesolliciteerd heeft. In plaats van een standaard e-mail, kun je de kandidaat een (al dan niet gepersonaliseerde) video meesturen. Dit zorgt voor een persoonlijkere kennismaking met zowel de organisatie, als de recruiter of payroll collega. Bovendien kunnen video’s ook gebruikt worden bij feedbackgesprekken. Waarom zou je dit telefonisch doen, als je hen ook kunt zien via een videogesprek? Op deze manier kan een bedrijf gemakkelijk persoonlijker contact hebben met haar kandidaten, zonder extra (reis)kosten of moeite, en de candidate experience verbeteren.

De beste resources in salarisadministratie en HR

Ben jij op zoek naar talent wiens kennis, ontwikkelmogelijkheden én persoonlijkheid passen bij de aard en doelstellingen van jouw organisatie? PHOCUS heeft de candidate experience én client experience hoog in het vaandel staan. Neem contact met ons op voor een vrijblijvend (advies)gesprek, PHOCUS leert jou en de organisatie graag kennen!