Reiskostenvergoeding in thuiswerktijden

Gedurende de afgelopen maanden zijn maar weinig uitdrukkingen zo vaak uitgesproken als ‘het nieuwe normaal’. De coronacrisis heeft op veel vlakken van ons leven een grote invloed gehad, maar waarschijnlijk is het nadrukkelijke overheidsadvies om zo veel mogelijk thuis te werken voor veel mensen nog wel het meest merkbaar geweest. Ook bij werkgevers vergde deze omslag het nodige aanpassingsvermogen, al was het alleen maar om de continuïteit van hun diensten en de productiviteit van hun werknemers te waarborgen. Nu het kalenderjaar 2020 bijna ten einde is, wordt het echter ook tijd om op administratief vlak orde op zaken te stellen en 2021 ook in dit aspect coronaproof tegemoet te treden. In deze blog leggen we uit wat de gevolgen van thuiswerken zijn voor (vaste) reiskostenvergoedingen.

Invloed noodmaatregelen

In de normale situatie mag er alleen een vaste reiskostenvergoeding worden uitbetaald als een werknemer in 36 weken of op 128 dagen naar een vaste werkplek reist. Deze vergoeding mag bovendien alleen onbelast worden uitgekeerd als deze maximaal 19 cent per kilometer bedraagt. Op basis van het normale reispatroon van een werknemer kan er aan de hand van deze regels een vaste netto-vergoeding worden afgesproken, die maximaal mag doorlopen tot zes weken na een structurele verandering in het reisgedrag. Het uitbreken van de coronacrisis in medio maart veranderde in één klap de reispatronen van talloze werknemers, waardoor veel werkgevers tegen mei een knoop moesten doorhakken over wat te doen met de reiskostenvergoedingen. Bij wijze van uitzondering besloot Hans Vijlbrief, staatssecretaris van Financiën, dat werkgevers tot nader order uit mochten blijven gaan van de vóór corona met werknemers overeengekomen vergoedingen. Veel organisaties doen dit tot op de dag van vandaag.

Uitzondering vaste reiskostenvergoedingen komt ten einde

Per 1 januari 2021 komt deze uitzondering voor vaste reiskostenvergoedingen echter ten einde. Dit betekent dat het daadwerkelijke reispatroon van alle werknemers opnieuw in kaart gebracht dient te worden, waarna de hoogte van de vergoedingen vastgesteld kan worden. Hierbij geldt echter wel weer de 36 weken/128 dagen-eis, waardoor het goed mogelijk is dat veel van uw werknemers niet meer in aanmerking komen voor een vaste reiskostenvergoeding. Het blijft uiteraard wel mogelijk om reiskostenvergoedingen uit te keren op basis van nacalculatie of declaratie. Om de hoogte van de pre-corona reiskostenvergoeding te benaderen, zou je ook kunnen overwegen om het uitgekeerde bedrag per kilometer op te schroeven. Wees je er hierbij wel van bewust dat er over het totaalbedrag boven de 19 cent per kilometer belasting afgedragen moet worden.

Maak duidelijke afspraken met de werknemer

Het loont in deze periode voor zowel werkgever als werknemer om duidelijke afspraken met elkaar te maken. Hoeveel dagen komt de werknemer in 2021 naar verwachting daadwerkelijk naar kantoor? Heeft uw bedrijf al een duidelijk thuiswerkbeleid geformuleerd of zijn er met individuele werknemers afspraken gemaakt over vaste thuiswerkdagen? Zorg dan dat er ook in de verantwoording van de reiskostenvergoeding naar deze documenten wordt verwezen in de verantwoording van de nieuwe reiskostenregeling. In sommige gevallen zal het ook nodig zijn om opnieuw onderhandelingen aan te gaan met werknemers. Het komt namelijk meer dan eens voor dat een vaste reiskostenvergoeding de facto gezien kan worden als een netto verhoging van het loon, waar werknemers mogelijk met een vordering succesvol aanspraak op kunnen maken. Deze situatie heeft zich in het verleden in ieder geval rondom langdurig ziekteverzuim meer dan eens voorgedaan.

HR en Payroll specialisten van PHOCUS

Dankzij onze uitgebreide ervaring met zowel het perspectief van de werkgever als dat van de werknemer, begrijpt InterimWor als geen ander de uitdagingen die de huidige ‘corona situatie’ op de (virtuele) werkvloer kan veroorzaken. In de omschakeling naar ‘het nieuwe normaal’ zal iedereen zich moeten aanpassen en soms komen daar ook offers bij kijken. PHOCUS staat jouw organisatie graag bij met onze vaste en interim experts op het gebied van salarisadministratie en Human Resources. Of het nu gaat om het bieden van zorgvuldige HR- of salarisadministratieve ondersteuning bij de uitvoering van alle (corona-gerelateerde) aandachtspunten, of om advies en begeleiding bij een reorganisatie. Ook als jij HR of Payroll specialist bent en beschikbaar komt voor een nieuwe interim opdracht of vaste functie, bespreken wij graag de mogelijkheden.

Ben je geïnteresseerd in onze diensten of wil je weten wat PHOCUS voor jou kan betekenen? Neem dan vooral contact met op!