Risico's binnen de salarisadministratie

De Salarisadministratie is een stafafdeling en wordt in veel organisaties gezien als “secundair proces”. Het hoort erbij bij het indienst hebben van personeel, dus moet het nu eenmaal gebeuren. Vaak onderschatten organisaties dit proces en realiseren zich niet genoeg  hoeveel het kan opleveren om dit proces te optimaliseren. Salarisadministratie is – mede door digitalisering en automatisering – meer dan alleen het invoeren van wat mutaties, het uitbetalen van de netto salarissen en het kennen van de wet- en regelgeving. Door de digitalisering verdwijnen handmatige handelingen en komt er een geheel nieuwe beheersomgeving bij, namelijk het functioneel beheer van de steeds ingewikkeld wordende software, denk maar aan de inrichting van workflow, Employee Self Service (ESS), Manager Self Service (MSS), etc..  Dit beheer en het continu verbeteren van de processen is steeds vaker een aanvullend onderdeel binnen het takenpakket van een salarisadministrateur.

Bij organisaties, met minder dan 1.250 werknemers, zien wij in de dagelijkse praktijk dat er vaak meerdere  HR- en salarisadministrateurs werkzaam zijn en dat terwijl er bij 1.250 werknemers werk is voor één full-time salarisadministrateur. Dus heeft een organisatie minder dan 1.250 werknemers en meerdere salarisadministrateurs dan wordt deze administratie ontzettend duur om daar eigenaar van te zijn. Soms is de salarisadministratie zelfs onderdeel van het takenpakket van een HR medewerker, financieel medewerker of zelfs een secretaresse. Maar wat zijn de risico’s van een salarisadministratie? Wij zetten de belangrijkste risico’s op een rij.

1. Het salaris eiland

We komen regelmatig tegen dat er al jarenlang dezelfde fouten worden gemaakt in de  salarisadministratie, omdat er geen controle op het werk is. De vraag is dan: Hoe wordt dit veroorzaakt? Al sinds jaar en dag wordt er samengewerkt binnen de driehoek van HR-, Financiële- en de salarisadministratie. Als je kijkt de verschillende type mensen werkzaam zijn binnen deze administraties, dan is dit al een opmerkelijk verschil, voeg daar nog de onderlinge communicatie, procesafstemming en kennis aan toe en dan staan veel organisaties voor een grotere uitdaging dan in eerste instantie gedacht. Om bij de salarisadministratie te blijven, wie controleert het werk van de salarisadministrateur? Daar heb je het grootste issue namelijk de kennis. Een mutatie controleren dat kunnen we allemaal, maar het gaat om de inhoudelijke behandeling van dergelijke mutaties. Mutaties verbonden aan hele specifieke wet- en regelgeving en dat vraagt om up-to-date kennis. Het up-tot-date houden van deze kennis kost een organisatie veel geld en tijd en daar wordt de salarisadministratie ontzettend duur van. In veel gevallen mist hierdoor bij de controle danook het echte vierogenprincipe. Zeker in de salarisadministratie is het essentieel dat er geen fouten worden gemaakt, om het personeel te betalen waar ze recht op hebben en om boetes en naheffingen te voorkomen. Daarom is het van essentieel belang om eventuele fouten tijdig op te sporen en te herstellen, want juist dit kan een organisatie veel geld besparen en opleveren. Dit merken wij in de praktijk dan ook als wij bij deze organisaties onze HR- en salarisscan uitvoeren. Zijn er mogelijk toch fouten gemaakt? Dan kunnen deze, nu nog, met terugwerkende kracht van 5 jaar worden hersteld. Reden genoeg dus om gemaakte fouten tijdig op te sporen en te herstellen.

2. Kwaliteitsrisico

Een niet goed functionerende salarisadministrateur heeft een directe negatieve invloed op de kwaliteit van de salarisadministratie. Een gebrek aan kwaliteit kan zorgen voor boetes of naheffingen en ontevreden medewerkers. Ook zijn er zoveel wijzigingen, de salarisadministratie is jaarlijks koploper met het aantal wijzigingen, in wet- en regelgeving en cao’s dat dit voor één persoon lastig bij te houden is. Zeker naast de dagelijkse werkzaamheden. Een fout is dus snel gemaakt.

Waar kan het misgaan?

• De kennisnorm op de salarisadministratie is onderbelicht
• Snelheid gaat boven kwaliteit
• Kwaliteit kost teveel geld
• Er wordt onvoldoende tijd gemaakt voor het up-to-date blijven
• Visie salarisadministratie vanuit organisatie (Payroll maturity model)

3. De werkdruk

Er ligt vaak werk op het bordje van een salarisadministrateur, dus de werkdruk is hoog. Daarnaast is de salarisadministratie volgend aan het HR proces en komt het efficiënt houden of maken van de processen binnen deze administratie vaak op een laatste plaats. Hierdoor ligt overbelasting, een burn-out of depressie liggen op de loer. Bij hoge werkdruk hebben mensen minder plezier in hun werk, zijn ze minder creatief en presteren ze slechter (lees: maken fouten). Werkdruk en werkstress leiden uiteindelijk tot meer ziekteverzuim, wat ook niet goed is voor de organisatie. Het reïntegreren op een salarisadministratie is dan ook vaak af te raden, omdat de factor deadlines binnen deze administratie de boventoon voert. Reden genoeg dus om werkdruk en werkstress tijdig te herkennen en aan te pakken, voorkomen betekent investeren.

4. Juiste focus op de salarisadministratie

Eén salarisadministrateur betekent dat er beperkte capaciteit is op de salarisadministratie. Mede door de specifieke kennis en vertrouwelijke gegevens is het voor een organisatie lastig om op te schalen wanneer dit nodig is bij bijvoorbeeld piekmomenten. Een goede salarisadministrateur kan meer werk verrichten dan alleen de salarisadministratie. Onderdeel van het takenpakket kan zijn: Functioneel beheer van de software , het optimaliseren van de processen of het leveren van relevante managementinformatie. Waar ligt de focus bij salarisadministrateur in jouw organisatie? En is er voldoende capaciteit bij piekmomenten.

5. Flexibiliteit

Mocht de medewerker die de salarisadministratie voor zijn of haar rekening neemt onverhoopt ziek worden of lang verlof nemen, heb je dan een goede back-up? Of wanneer de salarisadministrateur een nieuwe baan heeft, hoe snel is er dan een vervanger gevonden? Door de specifieke kennis en ervaring is de kwetsbaarheid zeer groot. Want wat doe je als juist op het moment dat de medewerker niet (meer) beschikbaar is de salarissen betaald moeten worden? Het is daarom verstandig om de risico’s goed te onderzoeken en na te denken over een goede back-up. Zo zijn er mogelijkheden om partner, interim salarisspecialist, van te voren al te betrekken bij dit proces.

Herkenbaar

Nu de risico’s van het hebben van het hebben van een salarisadministratie binnen de organisatie bekend zijn, kunt u aan de slag met het beperken van deze risico’s en het verbeteren van de kwaliteit van de afdeling.

Heeft u vragen of wilt u sparren met een specialist? Neem contact met ons op, we denken graag met u mee.