Salarisadministratie binnen de retail: doen ze zichzelf te kort?

Veel bedrijven binnen verschillende branches hebben een aparte afdeling voor salarisadministratie en HR, al dan niet vallend onder dezelfde HR eindverantwoordelijke. De retailbranche is één van de branches waarbij HR en salarisadministratie vaak nog als eenzelfde team of zelfs als eenzelfde functie wordt gezien. Hoewel de vakgebieden HR en salarisadministratie onlosmakelijk met elkaar verbonden zijn, kan een duidelijke splitsing tussen salarisadministratie en HR veel opleveren. Niet alleen op het gebied van salarisadministratie, maar voor de gehele organisatie. In deze blog bespreken we de huidige rol van salarisadministratie binnen de retail en wat professionalisering van deze afdeling kan brengen.

De huidige rol van salarisadministratie binnen de retail

Retail is van origine een operationeel georiënteerde sector. In de winkels moet de boel draaiende worden gehouden. Deze doe-mentaliteit heerst van oudsher ook op kantoor. Nog regelmatig zien wij dit terug in een vrij operationeel ingestoken afdeling HR en payroll. De functie van HR officer en HR adviseur zijn regelmatig combinatiefuncties en, anders dan in veel andere branches, is de HR administrateur tegelijkertijd vaak óók salarisadministrateur. Dit is deels begrijpelijk. Zeker omdat de basis voor de salarisadministratie een simpel gegeven lijkt, namelijk de urenregistratie. Bijgehouden en doorgegeven door de filiaalmanager, die dit doet naast alle andere taken in een vaak hectische baan én doorgaans (vanzelfsprekend) geen payroll expertise heeft. Als gevolg van het ogenschijnlijk eenvoudige basisgegeven voor de salarisadministratie, wordt salarisadministratie binnen retail soms beschouwd als minder complex of specialistisch. Echter, door de verschillende soorten diensten met bijbehorende toeslagen, hoge in- en uitstroom en daarmee grote hoeveelheid mutaties en dikwijls meerdere filialen, is voor een correcte salarisadministratie binnen de retail de nodige expertise vereist.

Input voor de salarisadministratie binnen retail

Hiernaast geldt dat er in het proces van aanlevering van de mutaties vaak fouten sluipen, waardoor huidige salarisadministrateurs binnen de retail bovengemiddeld veel correcties uitvoeren. Dit kost veel tijd. Tijd die ten koste gaat van onder andere procesverbetering, het adviseren van andere afdelingen en management over wijzigingen in wet- en regelgeving en hun gevolgen voor de organisatie of optimalisatie van software inrichting. Door het vakgebied salarisadministratie niet te benaderen als expertise, wat bij veel bedrijven nog veel voorkomt, doet de sector zichzelf en het vakgebied wellicht zelfs tekort.

De moderne salarisadministrateur binnen de retail

In veel branches heeft de rol van salarisadministrateur zich de afgelopen jaren ontwikkeld tot specialisme, waarbij het beeld van alleen ‘uren en mutaties inkloppen’ achterhaald is. In de retailbranche zijn steeds meer bedrijven bezig met procesverbeteringen, maar de voordelen van een goede salarisadministratie gaan veel verder dan dat. De moderne salarisadministrateur controleert niet enkel de cijfertjes, maar is in staat de organisatie proactief te adviseren. Door automatisering hoeven veel registraties en controles niet meer handmatig te worden gedaan, waardoor er tijd overblijft voor advisering. Daar is de juiste kennis voor nodig, onder andere te halen in vakopleidingen als VPS.

Procesverbetering door de moderne salarisadministrateur

Daarbij zijn salarisadministrateurs in staat de mogelijkheden die payroll software biedt, maximaal te benutten. De moderne salarisadministrateur denkt in processen en is voortdurend bezig met het optimaliseren daarvan. Hierbij is het nodig te beschikken over een helikopterview; processen starten of eindigen immers nooit op de eigen afdeling. Bovendien is salarisadministratie onderhevig aan veel veranderingen in wet- en regelgeving; een vakbekwame salarisadministrateur is hier altijd van op de hoogte en in staat deze te vertalen naar oplossingen voor de eigen organisatie. Kortom, de moderne salarisadministrateur kan veel betekenen voor de retailbranche. Het inzetten van een moderne salarisadministrateur zal niet alleen bevorderend zijn voor de salarisadministratie, maar voor de gehele organisatie.

Voordelen van een professionele salarisadministratie binnen retail

Professionalisering van salarisadministratie binnen retail én salarisadministratie beschouwen als specialistisch vak, kan veel winst opleveren. Allereerst wordt hierdoor een nadelig kenmerk binnen retail, namelijk het bovengemiddeld aantal maandelijkse correcties en de tijdsbesteding hieraan, opgeheven. Bovendien zorgt de kennis en expertise van de salarisadministratie voor strakkere processen, waar ook andere afdelingen en bedrijfsprocessen van profiteren; processen starten of eindigen immers nooit op de eigen afdeling. Ook zijn moderne salarisadministrateurs in staat de organisatie proactief te informeren en adviseren over wijzigende wet- en regelgeving. Hierdoor kan organisatie breed winst behaald worden, denk bijvoorbeeld aan arbeidsvoorwaarden of fiscale zaken. Tenslotte levert het de organisatie niet alleen de voordelen op die nu gemist worden, het wordt ook voor salarisadministrateurs aantrekkelijker om binnen de retailbranche te werken. Een prettige bijkomstigheid in de schaarse arbeidsmarkt van salarisspecialisten.

Op zoek naar een salarisadministrateur binnen de retail?

Ben jij op zoek naar een salarisadministrateur met de vaardigheden en ervaring die passen binnen de retail, voor een interim opdracht of als vaste collega? Een talent wiens kennis, ontwikkelmogelijkheden én persoonlijkheid passen bij de aard en doelstellingen van jouw organisatie? PHOCUS heeft een groot en krachtig netwerk van salarisadministrateurs. Daarbij hebben we focus op kwaliteit en relatie hoog in het vaandel staan. Neem contact met ons op voor een vrijblijvend (advies)gesprek. PHOCUS leert jou en de organisatie graag kennen!