Hoe geef ik invulling aan mijn beoordelingsmethodiek

De laatste jaren zie je met regelmaat berichten voorbij komen waarin organisaties het klassieke beoordelen willen afschaffen. Bij het klassieke beoordelen wordt over het algemeen een traditionele beoordelingscyclus toegepast die bestaat een aantal contactmomenten per jaar. Aan het begin van het jaar wordt in het planningsgesprek afspraken gemaakt voor het nieuwe jaar. Halverwege het jaar wordt tijdens het functioneringsgesprek de voortgang besproken en aan het eind van het jaar is het “eindoordeel” in de vorm van een beoordelingsgesprek. Managers en HR zien het steeds meer als het jaarlijkse “moetje” met de bijbehorende administratieve rompslomp. Ondertussen zijn er veel organisaties die deze methodiek nog steeds toepassen maar zeker ook zoekende zijn naar moderne methoden. Maar wat zijn de alternatieven?

Anders beoordelen

Stoppen met beoordelingen zou veel tijd en administratie schelen maar dat is uiteraard een slechte optie. Veel werknemers hebben behoefte aan de dialoog en feedback om zich verder te ontwikkelen. Daarnaast creëert dit verbondenheid en resulteert het in betere kwaliteit en samenwerking. 

Hogere frequentie

Organisaties die afstappen van een jaarlijks beoordelingsgesprek kiezen vaak voor een transparantere methode met frequente korte gesprekken. Werknemers en leidinggevende hebben tweewekelijks of maandelijks een kort contactmoment over ervaringen, prioriteiten, en de zin/onzin van het werk. Hierdoor haal je het “moetje” eruit en krijg je meerdere zinvolle contactmomenten tussen werknemer en leidinggevende. Daarnaast kun je ook werknemers of (project)teamleden elkaar laten beoordelen door middel van 360 graden feedback of feedback in de vorm van tips & tops. 

Continuous feedback

Check-in gesprekken zijn gericht op prestatie en ontwikkeling. Deze gesprekken tussen werknemer en leidinggevende bieden de mogelijkheid om vaker gegevens te verzamelen zonder de waardering en druk van een beoordelingsgesprek. In de check-ins staan vragen centraal als “waar heb jij afgelopen tijd energie van gekregen?” en “wat heb je nodig om vooruitgang te boeken?”. Het doel is om persoonlijke aandacht en groei te stimuleren. Dit vraagt ook meer van de coachende skills van de leidinggevende.  

Medewerkertevredenheid

Steeds meer organisaties maken ook gebruik van MTO onderzoeken. Het voordeel hiervan is dat het laagdrempelige onderzoeken zijn die heel concrete informatie opleveren om op te sturen.

• Hoe is de samenwerking?
• Hoe is de werkdruk?
• Hoe is de samenwerking met de manager?
• Hoe is de balans werk / prive?

Door het stellen van dergelijke vragen kun je als HR maar ook als manager proactief sturen en ben je minder afhankelijk van de jaarlijkse gesprekken. In veel tools kun je tegenwoordig ook kiezen of het anonieme feedback is of niet. Dit is uiteraard ook afhankelijk van de vragen die je werknemers voorlegt.

Combineren

Organisaties kunnen er ook voor kiezen om klassiek en moderne methodieken te combineren met laagdrempelige en frequente acties. Er wordt dan een jaarlijks functionerings- / beoordelingsgesprek gevoerd met de koppeling naar het beloningsbeleid. Daarnaast worden er maandelijks korte voortgangsgesprekken gevoerd of wordt er via Apps of het HR systeem feedback gevraagd over werkdruk, samenwerking en werkgeluk.  Hierdoor plan je ontwikkeling voor de lange termijn en heb je een actuele peilstok die inzicht geeft om te sturen op de korte termijn.

Aandachtspunten

• goede voorbereiding is het halve werk
• betrek collega’s en/of opdrachtgevers bij de beoordeling
• besteed aandacht aan ontwikkeling
• maak het SMART
• houd het positief

Meer weten over de beoordelings-, feedback- & MTO mogelijkheden binnen PHOCUS? Check https://phocus.nl/software/feedback/