Salarisverwerking uitbesteden

Meestal wordt een vast bedrag per loonstrook of per medewerker per maand gerekend. Die kosten zijn afhankelijk van de omvang van je personeelsbestand en de mate van ondersteuning die je nodig hebt. Extra diensten, zoals pensioenadministratie of verlofregistratie, kunnen bijkomende kosten met zich meebrengen. Tarieven variëren tussen de €10 en €20 per werknemer per maand. Voor grotere organisaties kunnen deze kosten lager uitvallen door schaalvoordelen.

Goede salarisverwerkers werken met veilige systemen, sluiten verwerkers-overeenkomsten af en voldoen aan de AVG. Jouw medewerkersgegevens zijn dus beschermd. PHOCUS werkt alleen met software die voldoet aan de hoogste veiligheidsstandaarden, zoals ISO27001. De organisatie blijft echter eindverantwoordelijk voor de privacy van haar werknemers.

Hoewel onze processen gericht zijn op foutloos werken, kan er altijd iets misgaan. In dat geval herstellen wij de fout uiteraard direct. Hier maken we uiteraard afspraken over. Transparantie en snelle communicatie zijn voor ons vanzelfsprekend.

Ja, dat kan. Je bent nooit gebonden voor de lange termijn. Houd wel rekening met opzegtermijnen en een nette overdracht. We zorgen dat je bij eventuele terugkeer alles netjes ontvangt, zodat je weer soepel intern kunt draaien. Het is raadzaam om een overgang te plannen per 1 januari voor administratieve aansluiting.

Sectoren met complexe cao’s, veel mutaties of seizoensinvloeden zoals zorg, onderwijs, retail, logistiek en industrie hebben vaak baat bij uitbesteding. Maar ook voor kleinere organisaties zonder eigen HR of finance team is het een slimme keuze. In branches met veel tijdelijke krachten of complexe vergoedingsstructuren biedt uitbesteding overzicht en rust.

PHOCUS neemt de afgesproken uitvoering en controle van de salarisverwerking over. Dat kan via outsourcing op PHOCUS Cloud of via insourcing in je eigen softwareomgeving. Bij insourcing hoef je dus niet van pakket te wisselen: wij werken in het systeem dat je al gebruikt. Als werkgever blijf je wel zelf wettelijk verantwoordelijk voor onder andere de juistheid en tijdigheid van de loonaangifte.

Je bespaart tijd en hoeft niet alle specialistische kennis zelf in huis te houden. Daarnaast verklein je de afhankelijkheid van interne medewerkers en ontstaat er meer continuïteit. Ook kan een externe specialist sneller signaleren waar processen slimmer, duidelijker of minder foutgevoelig kunnen worden ingericht.

Bij outsourcing wordt de salarisverwerking uitgevoerd via PHOCUS Cloud. Bij insourcing werkt PHOCUS in je bestaande softwareomgeving, bijvoorbeeld in AFAS. Je houdt dan je huidige pakket, terwijl wij de uitvoering van de salarisverwerking overnemen. Welke vorm het beste past, hangt af van je huidige inrichting en de mate waarin je processen wilt veranderen.

PHOCUS werkt software-onafhankelijk en heeft ervaring met onder andere ADP, AFAS, Visma, Nmbrs, Exact, Cobra en Loket.

Via de PHOCUS Way of Working leggen we de belangrijkste processen, controles en afspraken van iedere salarisverwerking vast. Wanneer een consultant uitvalt, hoeft een vervanger daardoor niet helemaal vanaf nul te beginnen. Via ons netwerk zoeken we zo snel mogelijk iemand met passende kennis van jouw sector, cao en software.

Dat hangt af van de omvang van de opdracht, je softwareomgeving en de beschikbaarheid van een passende consultant. Na de intake brengen we in kaart wat nodig is om de samenwerking zorgvuldig te starten. PHOCUS is tijdens kantooruren bereikbaar en reageert doorgaans op korte termijn.

Voor de betreffende dienstverlening beschikt PHOCUS over ISO 27001- en ISAE 3402 Type II-verklaringen. Salarisgegevens worden verwerkt volgens vastgelegde beveiligingsprocedures. Medewerkers krijgen alleen toegang tot de gegevens die zij nodig hebben voor hun opdracht.

Ja, dat kan. Je kunt bijvoorbeeld specifieke werkzaamheden, controles of tijdelijke ondersteuning uitbesteden. Voor losse of specialistische vraagstukken biedt PHOCUS ook salarisadministratie consultancy. Wil je naast payroll ook HR-processen laten uitvoeren? Dan kan HR uitbesteden een passende oplossing zijn.