“Met Jan kunnen we lezen en schrijven” – Colette Nobel en Kan Knipmeyer vertellen over de uitstekende samenwerking tussen hen, STEF en PHOCUS

Succesvolle systeemintegraties onder leiding van Jan Knipmeyer

Bakker Logistiek werd in 2024 overgenomen door STEF. STEF is specialist in transport, logistiek op het gebied van voedingsmiddelen. Het is actief in acht landen, telt 270 vestigingen en ruim 23.000 medewerkers. In Nederland werken na de overname van Bakker circa 1.800 mensen bij STEF. 

De integratie van beide bedrijven is een enorme, maar ook zeer interessante uitdaging. Om dit integratieproces succesvol te laten verlopen, is het belangrijk om met veel expertise te werken. En minstens zo belangrijk is het om te kunnen vertrouwen en bouwen op de mensen die de expertise komen brengen. Voor Colette Nobel is Jan Knipmeyer van PHOCUS een sleutelfiguur: ‘Het geeft een rust als Jan een project leidt.

Geen onbekende

Jan Knipmeyer is geen onbekende voor Bakker Logistiek als STEF in 2023 Bakker overneemt. Colette: ‘Jan implementeerde ADP 20 jaar geleden bij Bakker en de laatste jaren is hij als adviseur altijd betrokken gebleven bij het ontwikkelen en verbeteren van onze processen.’ Colette kent Jan nu een aantal jaren en samen hebben ze een aantal mooie ontwikkelingen in gang gezet. ‘Via PHOCUS werd hij onze vaste backup bij vakanties van onze salarisadministrateur.’ En daarbij bleef het niet. Colette: ‘HR wilde een grote efficiëntieslag maken in verschillende processen en daarbij ook zo papierloos mogelijk worden. Jan heeft daarin het project geleid voor het digitaliseren en automatiseren van het declaratieproces en de aansluiting op het payrollproces. Maar bijvoorbeeld ook het digitaliseren van in- door- en uitstroomprocessen. Met STEF hebben we dit voortgezet.’

Concrete integratie

‘Op het moment dat we toe waren aan concrete integratie van systemen belde ik Jan gelijk of hij hieraan mee wilde werken’, vertelt Colette en vervolgt: ‘September vorig jaar startte Jan als projectleider. Zijn eerste deadline was een correcte loonstrook opleveren vóór 31 december. Dit klinkt voor een leek misschien niet zo spannend. Maar bedenk hierbij dat STEF en Bakker verschillende arbeidsvoorwaarden hebben. Deze moesten ondergebracht worden in het salarispakket van ADP. Daarnaast moest de organisatiestructuur van STEF toegevoegd worden aan de Bakker organisatiestructuur. Om zo te gaan komen tot één organisatiestructuur. Dat STEF op financieel gebied alles met SAP doet, was geen probleem want Jan heeft 10 jaar bij SAP gewerkt. En zo wist hij de loonjournaalpost uit ADP op maat te maken voor SAP.’

Verzuimkoppeling

Na de loonstrook volgde er andere systeemintegraties op het gebied van HR. Een mooie vervolgopdracht die Jan in dit kader kreeg was het koppelen van het HR-systeem van STEF aan dat van de arbodienst. Jan legt uit: ‘Er bestond geen koppeling; alle verzuimmutaties werden handmatig in het verzuimsysteem van de arbodienst én in het HR systeem van STEF ingevoerd. Nu hebben we een verzuimkoppeling die rechtstreeks vanuit het HR systeem van STEF het verzuimsysteem van de arbodienst voedt. Ook de werkgever- en werknemerwijzigingen worden aangeleverd aan de arbodienst. Een pittige transitie.’ 

Complicerende factor

Complicerende factor is dat Jan in zijn projecten te maken heeft met drie processen die grote invloed hebben op de timing en uitvoering. Ten eerste is er de organisatorische integratie van Bakker en STEF, ten tweede is er de integratie van het HR systeem van STEF Nederland in ADP en ten derde de procesgang van twee arbodiensten naar één.

Mooie case

Inmiddels heeft Jan de uitgebreide koppeling tussen ADP en arbodienst succesvol opgeleverd. Om de tien minuten krijgt de arbodienst een update, alles conform Wet Verbetering Poortwachter. Jan: ‘We zijn van Sivi 2017 naar Sivi 2021 gegaan wat een kwaliteitsslag is met betere beveiliging, meer functionaliteit en standaardisatie. Met als gevolg een goede rapportage van trends in verzuim, overzichtelijk in een dashboard. Waar voorheen dit voor 1.500 medewerkers handmatig moest is dit nu geautomatiseerd en AVG-proof. Het is een mooie case geworden.’ 

Workforce management

Voor de rest van 2025 hebben Jan en Colette de handen vol met het samenvoegen van de arbeidsvoorwaarden. En er blijkt nog meer aan te komen. ‘Mij is gevraagd om samen met de collega van Timemanagement  projectleider voor het project Workforce management te worden. Dat is echt mega: van urenregistratie tot facturatie tot toegang tot bedrijfsterreinen. Het gaat dwars door de hele organisatie heen. Samen met de collega van Timemanagement  hebben we het hele proces van a tot z op papier gezet en onlangs gepresenteerd aan de directie die het goed heeft ontvangen. Nu volgt het uitrollen naar alle interne stakeholders en het hoofdkantoor in Parijs. Hierna kunnen we projectgroep en stuurgroep gaan samenstellen en aan de slag. Superleuk en razend interessant,’ aldus Jan. 

Groeistrategie

Colette besluit: ‘Met nog beter worden ben je nooit klaar. Bij bijna alles dat we doen vragen we ons af: Past dit in onze groeistrategie? Is het schaalbaar? Dan heb je behoefte aan een partij die strategisch kan meedenken en je kan behoeden voor fouten. PHOCUS is zo’n partij en met Jan kunnen we lezen en schrijven.’