Wat is het gemiddelde profiel van een salarisadministrateur?

Wie in 2025 een salarisadministrateur voor zich ziet, ziet meestal een vrouw van 48 jaar, met het Praktijkdiploma Loonadministratie (PDL) op zak, werkzaam in loondienst en onderdeel van de HR- of Finance-afdeling. Dat blijkt uit het Trendonderzoek Salarisprofessionals 2025 van het NIRPA, waaraan 998 salarisprofessionals hebben deelgenomen.

Een vak met ervaring en stabiliteit

Salarisprofessionals blijken loyaal aan hun vak: gemiddeld zitten ze al 20 jaar in het beroep en 5 jaar in dezelfde functie. Het laat zien dat de salarisadministratie een vak is waarin continuïteit en kennisopbouw centraal staan. Niet vreemd, gezien de complexiteit en verantwoordelijkheid van het werk. .

Opleiding als fundament

Ruim 81% van de respondenten heeft de PDL-opleiding gevolgd. Ook de Vakopleiding Payroll Services (VPS) is populair: 47% van de salarisprofessionals rondde deze af. Slechts een kleine minderheid (3%) werkt in de salarisadministratie zonder aanvullende vakgerichte opleiding. Opleiden en bijblijven zijn dus belangrijke pijlers in dit beroep.

In loondienst, intern en extern

De meeste salarisprofessionals (89%) werken in loondienst. Een deel werkt extern bij een accountantskantoor of salarisbureau, een ander deel intern voor de eigen organisatie. Slechts 11% is actief als zzp’er of eigenaar van een salarisbureau.

Waar vinden we de salarisadministratie?

In ruim de helft van de organisaties valt de salarisadministratie onder HR, gevolgd door Finance (32%). Opvallend: de omvang van de salarisafdeling neemt af. Gemiddeld bestaat deze nog maar uit 1,8 fte, terwijl dit in 2023 nog 2,3 fte was. Efficiëntie en automatisering spelen hierbij waarschijnlijk een rol.

Het dagelijks werk: meer advies, minder mutaties

Het takenpakket blijft breed. De meeste tijd gaat naar controles (23%) en het verwerken van mutaties (21%). Wel is er een verschuiving zichtbaar: er wordt iets minder tijd besteed aan mutaties, maar meer aan advisering en vraagbaakfuncties richting HR en medewerkers. Het vak ontwikkelt zich dus steeds meer richting business partner.

Knelpunten en thema’s in 2025

Ondanks de ervaring in het vak, ervaart nog altijd 73% knelpunten bij de loonaangifte. Dit komt vooral door de kwaliteit en tijdigheid van aangeleverde mutaties.
Belangrijke thema’s voor salarisprofessionals in 2025 zijn onder andere:

• Wijzigingen in de cao’s (54%)
• Werkkostenregeling (WKR) (51%)
• Wet DBA en inzet van zzp’ers (sterk gestegen in belang)
• Artificial Intelligence (AI), dat snel terrein wint in het vakgebied

Thema’s die juist minder belangrijk zijn geworden, zijn onder meer pensioenwetgeving en e-HRM. Nieuwkomers in de lijst zijn onderwerpen als verlof- en verzuimregelingen, Wwft en CSRD/ESG.

Wat betekent dit voor organisaties?

De uitkomsten van dit onderzoek laten zien dat salarisprofessionals veel ervaring meebrengen en hun rol steeds breder wordt. Van uitvoerder verschuiven ze meer naar adviseur. Voor organisaties betekent dit dat de salarisadministratie niet alleen een uitvoerende, maar ook een strategische functie vervult binnen HR en Finance.

Bij PHOCUS zien we dagelijks hoe belangrijk het is dat salarisprofessionals zich kunnen focussen op hun kerntaken, terwijl zij goed ondersteund worden in hun werk. Of het nu gaat om het verwerken van mutaties, het adviseren van HR of het meedenken over complexe wet- en regelgeving: de salarisadministratie is een onmisbare schakel in iedere organisatie.