Interview met onze Payroll Consultant Jerella Polonius

De bouw-cao staat bekend als één van de meest complexe in Nederland. Voor payroll consultant Jerella is dat precies waar het vak interessant wordt. ‘Je kunt niet blind op software varen. Je moet weten wat er achter de cijfers zit.’

Wie denkt dat salarisadministratie vooral draait om het netjes uitbetalen van loon, heeft de bouwsector nog niet meegemaakt. Volgens payroll consultant Jerella bij PHOCUS is het juist de wereld achter de loonstrook die het werk uitdagend maakt. ‘Als je ziet wat er allemaal gebeurt voordat een medewerker zijn salaris ontvangt, dan snap je waarom deze cao zo’n reputatie heeft.’

De complexiteit zit in het tijdspaarfonds

De kern van die complexiteit ligt bij het Tijdspaarfonds (TSF), dat onlosmakelijk verbonden is met de bouw-cao. ‘Als medewerker in de bouw, dan bouw je verschillende potjes op,’ legt Jerella uit. ‘Voor duurzame inzetbaarheid, vakantiegeld en bovenwettelijke vakantiedagen. ‘Die opbouw is elke maand afhankelijk van je salaris en wordt deels belast.’ Dat betekent dat bedragen niet simpelweg worden uitbetaald. ‘Een deel wordt doorgestuurd naar het tijdspaarfonds en een deel wordt direct uitbetaald samen met het salaris.’ Dat fonds kun je als medewerker later aanspreken, bijvoorbeeld om verlof op te nemen of vakantiegeld uit te keren.’ Voor medewerkers is dat vaak al verwarrend. Voor de salarisadministratie is het ronduit complex. ‘Je krijgt te maken met verschillende doorstortingen per medewerker. Niet alleen het netto salaris, maar ook aparte bedragen voor duurzame inzetbaarheid, verlof en vakantiegeld. ‘En elke doorstorting heeft zijn eigen bankrekeningnummer en registratiecode.’

Elke wijziging heeft gevolgen

Daar blijft het niet bij. De bouw-cao kent veel uitzonderingen en voorwaarden. ‘Bijvoorbeeld bij langdurige ziekte,’ zegt Jerella. ‘Na 27 weken bouw je geen bovenwettelijke verlofdagen meer op. Na 52 weken stopt de opbouw helemaal. ‘Dat moet je administratief precies goed verwerken, anders gaat het mis.’ Ook wijzigingen met terugwerkende kracht maken het werk ingewikkeld. ‘Het kan voorkomen dat de cao pas laat in het jaar definitief wordt. Afgelopen jaar was dat pas in mei. Voor de komende jaren, 2025 -2027, staat het ondertussen vast. Voor 2025 kregen we in mei te maken met salarisverhogingen die vanaf januari al gelden. ‘Die moet je alsnog verwerken, inclusief alle bijbehorende percentages en afdrachten.’ En dan zijn er nog tussentijdse aanpassingen. ‘Sommige zaken, zoals salarisverhogingen, bijdrage zorgverzekeringen en/of toeslagen veranderen twee keer per jaar: per 1 januari en per 1 juli. Dat betekent dat je continu scherp moet blijven.’

Niet blind vertrouwen op software

Hoewel veel cao-afspraken in software worden ingericht, is dat volgens Jerella geen reden om achterover te leunen. ‘We vertrouwen erop dat de softwareleverancier de cao correct verwerkt, maar we controleren altijd. Ze noemt een voorbeeld uit de praktijk. ‘Vorig jaar bleek een percentage voor duurzame inzetbaarheid niet goed te zijn aangepast. Dat ontdekten we door steekproefsgewijs loonstroken na te rekenen en ze te vergelijken met de cao. We werken daarom met templates en proefberekeningen. ‘We rekenen vooraf uit wat er op een loonstrook zou moeten staan. Daarna vergelijken we dat met de proforma-uitdraai uit het systeem. Zo zie je snel of alles klopt.

Een loonstrook die vraagtekens oproept

Voor mensen die in de bouw werkzaam zijn, is de loonstrook vaak geen feest van herkenning. ‘Je ziet bijtellingen, inhoudingen en bedragen die niet direct worden uitbetaald, maar in potjes verdwijnen. Zeker als je nieuw bent in deze cao, roept dat veel vragen op.’ Een bekend voorbeeld is het vakantiegeld. ‘Dat wordt niet automatisch in mei uitbetaald, zoals bij veel andere cao’s. Het gaat naar het tijdspaarfonds en de medewerker bepaalt zelf wanneer hij het opneemt. ‘Dat is even schakelen als je dat niet gewend bent.’
Ook bij mutaties met terugwerkende kracht ontstaat vaak verwarring. ‘Als er een salarisverhoging met terugwerkende kracht is, kan het zijn dat bedragen niet meer worden doorgestort naar het fonds, maar direct netto worden verrekend. Dan denkt een medewerker: “Hé, waarom staat dit niet in mijn potje?” ‘Terwijl dat technisch gewoon niet anders kan.’

Sectorkennis maakt het verschil

Volgens Jerella zit daar precies de toegevoegde waarde van PHOCUS. ‘Je moet deze cao kennen. Niet alleen globaal, maar tot in detail. ‘Weten hoe de percentages werken, hoe de bijtelling is opgebouwd en wat de gevolgen zijn van elke wijziging.’ Dat maakt overstappen voor klanten ook niet vanzelfsprekend. ‘Niet iedere salarisadministrateur heeft ervaring met de bouw-cao. En zonder die kennis loop je snel tegen problemen aan.

Altijd blijven controleren

De rode draad in haar verhaal: scherp blijven. ‘Je kunt niet klakkeloos aannemen dat alles goed gaat. Je moet blijven controleren, blijven vergelijken en blijven uitleggen – aan klanten, HR en medewerkers.’ Want uiteindelijk draait het daar om. ‘Als medewerker wil je snappen wat er op je loonstrook staat. En als klant wil je zeker weten dat alles klopt. Dat vraagt om kennis, ervaring en aandacht. ‘Precies dat maakt het werk leuk.’ Of, zoals Jerella het zelf zegt: ‘Je moet het echt snappen. Anders gaat het mis.’