Case-study: de samenwerking tussen Rentree en PHOCUS

“Phocus denkt in alles actief mee”

Rentree koos Phocus als HR-partner om het complete aanbod in relatie tot de kosten en de kwalitatieve dienstverlening. HR-adviseur Marloes Tutert: “Alles is gewoon goed geregeld, Phocus denkt werkelijk in alles actief met ons mee.”

Vier jaar geleden begon Marloes bij Rentree. Destijds was de workflow nog grotendeels van papier. ‘Was er een sollicitant dan kreeg hij via de mail een Word-document met de arbeidsvoorwaarden. Werd hij aangenomen dan moest hij een formulier invullen en een loonbelastingverklaring ondertekenen.

Marloes zette vervolgens de gegevens in het systeem, waarna een collega het checkte. Daarna werd het contract opgemaakt in Word en daarvan ging weer een printje naar de bestuur ondersteuner. De directeur ondertekende het waarna het retour kwam naar mij. En zo ging dat voor allerlei HR-processen, dat was niet alleen traag, het hield ook veel mensen bezig én het was foutgevoelig. Vandaar dat we in 2024 een aantal partijen uitnodigden om alle HR-processen te digitaliseren.’

Meer dan tevreden

Eén van de genodigden was PHOCUS waarover Marloes bij een collega woningcorporatie had gehoord dat ze er meer dan tevreden over waren: ‘Met PHOCUS HR Cloud en Payroll Cloud hadden we alles wat we zochten. Ik wilde een basispakket omdat we met 45 medewerkers een overzichtelijke club hebben waar ik niet alle HR-functionaliteiten uit het pakket voor nodig heb. We kregen gedurende een aantal maanden diverse workshops waarin we leerden werken met HR Cloud en Payroll Cloud. Met de begeleiding van een vaste projectleider ging dat heel prettig en stapsgewijs. Op locatie voor de grotere stappen en in online overleg voor de puntjes op de i. Wat daarbij ook helpt is dat het pakket heel gebruiksvriendelijk is.’

Geweldig contact

‘Wat mij nog steeds verbaast is de snelheid waarmee de medewerkers van PHOCUS reageren. Dat is zo anders dan wat ik gewend was. Het persoonlijk contact is ook geweldig. Onze accountmanager Stefan Lobée neemt regelmatig contact met me op om te checken hoe het gaat.’

Echt superfijn

In de dagelijkse praktijk bevalt HR Cloud Marloes heel goed: ‘Dat nu bijvoorbeeld de instroom helemaal digitaal is, dat vind ik echt superfijn! Als nu iemand in dienst komt voer ik wat gegevens in en de nieuwe collega krijgt een eigen portaal waar hij alles kan invoeren dat nodig is. Als dat klaar is krijg ik een seintje van het systeem. Is de Handtekening van de directeur nodig dan zet hij die digitaal. De nieuwe collega
krijgt zijn ondertekende contract retour en dat wordt digitaal opgeslagen.’

Alles op orde

Workflows verlopen op deze manier echt vloeiend. Marloes: ‘Zo ook met het digitale HR dossier waarin we allles vastleggen zoals contracten, mutaties, correspondentie, diploma’s, certificaten en bedrijfsmiddelen. Dit laatste is ook zo geweldig. Voor iedere medewerker ligt vast wat hij moet hebben; auto, telefoon, laptop, e-tag.’ ‘Wat voor ICT relevant is, gaat naar hen toe en zij checken of het aanwezig is of dat we het moeten bestellen. Ook de gebruikersovereenkomst zit in die flow wat ook weer digitaal ondertekend kan worden. Gaat iemand uit dienst, dan kun je precies zien wat hij moet inleveren. We hebben nu altijd alles op orde. Dat geeft zo’n rust!

PHOCUS ontzorgt

Het verlofsysteem waarbij elke medewerker zijn verlofpotje ziet is een andere feature waar Marloes erg blij mee is: ‘Wie bijvoorbeeld ouderschapsverlof opneemt ziet dit eerst ten koste gaan van zijn potje betaalde dagen en pas daarna van de onbetaalde
dagen. Dat hoef ik dus niet meer bij te houden, voor geen enkel verlof. Alles gaat automatisch.’ En als de regelgeving verandert? Marloes: ‘Ons pensioenfonds is per 1 januari overgegaan op het nieuwe pensioenstelsel. Dat was door PHOCUS goed
geregeld en gaf geen enkel probleem, heerlijk. Het is zo fijn te kunnen vertrouwen op een partner van het kaliber PHOCUS die ontzorgt, dat je niet meer contine scherp hoeft te zijn op details geeft zo’n rust.’

Superflexibel en uitzonderlijk

Payroll Cloud gebruikt Marloes alleen om de mutaties door te geven want de salarisverwerking heeft ze uitbesteed aan PHOCUS. Marloes: ‘Ik ben geen salarisadministrateur en bij PHOCUS verwerkt Renate alles geweldig. We werken met een maandelijkse planning met vaste dagen voor mutaties aanleveren, controleren output, correcties doorvoeren en salarisrun klaarzetten. Daarbij is ze superflexibel. Laatst was ik door ziekte een aantal dagen te laat en schakelde ze even sneller en de
plooi was weer gladgestreken.’

Hetzelfde geldt voor Ralph Mulder, mijn vaste aanspreekpunt voor HR Cloud. Als ik iets aangepast wil hebben is hij het al aan het uitvoeren. Ik kan je vertellen, dat is uitzonderlijk. De servicedesk heeft daarbij altijd een achtervang. PHOCUS doet gewoon wat het belooft, en het werkt écht. Ik kan niet bedenken wat ik nog zou moeten wensen.’