WKR: Alles wat je moet weten over de werkkostenregeling

Vrijwel alles wat een werknemer van zijn werkgever ontvangt, wordt voor de loonheffingen in beginsel als loon beschouwd. Toch bestaan er verschillende uitzonderingen op deze hoofdregel. De werkkostenregeling (WKR) biedt werkgevers bovendien de mogelijkheid om de loonheffingen over bepaalde vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen zelf voor hun rekening te nemen.

Hoe werkt dat precies? In dit artikel zetten we de belangrijkste uitgangspunten van de werkkostenregeling overzichtelijk op een rij.

Het uitgangspunt: vrijwel ieder voordeel is loon

Artikel 10 van de Wet op de loonbelasting 1964 bepaalt dat loon bestaat uit alles wat een werknemer uit een huidige of vroegere dienstbetrekking geniet. Daaronder vallen ook vergoedingen en verstrekkingen die in het kader van die dienstbetrekking worden ontvangen. Anders gezegd: ieder voordeel dat zijn oorsprong vindt in de arbeidsrelatie, wordt in principe als loon aangemerkt.

Daarbij moet wel daadwerkelijk sprake zijn van een voordeel dat voortvloeit uit de dienstbetrekking. Zit een werknemer bijvoorbeeld met zijn werkgever en enkele anderen op een terras en trakteert de werkgever op een drankje vanuit een vriendschappelijke relatie, dan is dat drankje geen loon. De aanleiding daarvoor ligt immers niet in de arbeidsrelatie.

Hetzelfde geldt wanneer een werkgever uit persoonlijke betrokkenheid een zieke werknemer een bos bloemen of een fruitmand stuurt. Ook in die situatie ontbreekt een voldoende verband met de dienstbetrekking, waardoor geen sprake is van loon.

Wanneer is een persoonlijke attentie geen loon?

Een werkgever mag ervan uitgaan dat een persoonlijke attentie niet tot het loon behoort wanneer aan de volgende voorwaarden wordt voldaan: (1) De attentie wordt gegeven in een situatie waarin ook anderen dan de werkgever deze blijk van medeleven of aandacht zouden geven; (2) De attentie bestaat niet uit geld of een waardebon; (3) De factuurwaarde inclusief btw bedraagt maximaal € 25,00. Eventuele bezorgkosten tellen daarbij niet mee, mits deze afzonderlijk op de factuur zijn vermeld.

Wordt niet aan deze voorwaarden voldaan, dan betekent dat niet automatisch dat sprake is van belast loon. Verzorgt een werkgever bijvoorbeeld een rouwkrans bij het overlijden van een werknemer of een gezinslid van die werknemer, dan is dat – voor zover al sprake is van een voordeel – geen loon. De werkgever handelt in zo’n geval uit wellevendheid, sympathie of piëteit vanuit een persoonlijke relatie en niet vanuit de dienstbetrekking.

Persoonlijke attentie

Bij een persoonlijke attentie staat de ontvanger als persoon centraal. Het maakt daarbij geen verschil of de werknemer recht heeft op die attentie. Ontvangt een secretaresse bijvoorbeeld bloemen vanwege Secretaressedag, dan is juist de functie van secretaresse de aanleiding voor de attentie. In dat geval staat de dienstbetrekking centraal en vormt de bos bloemen belast loon.

Intermediaire kosten behoren niet tot het loon

Ook vergoedingen van intermediaire kosten vallen buiten de loonsfeer. Daarvan is sprake wanneer een werknemer uitgaven voorschiet die eigenlijk voor rekening van de werkgever komen.

Een voorbeeld hiervan is een werknemer die onderweg naar een klant markeerstiften en een fles wijn aanschaft voor een presentatie. Betaalt de werkgever deze kosten vervolgens terug, dan is die terugbetaling geen loon. De werknemer heeft immers uitsluitend kosten voorgeschoten die bij de bedrijfsvoering van de werkgever horen en behaalt zelf geen voordeel.

Wettelijke uitzonderingen op het loonbegrip

Direct na artikel 10 noemt de wet verschillende uitzonderingen. Wanneer aan de wettelijke voorwaarden wordt voldaan, zijn bepaalde uitkeringen en verstrekkingen vrijgesteld van loonheffingen.

Voorbeelden hiervan zijn (1) een diensttijduitkering; (2) een overlijdensuitkering en (3) een vergoeding voor schade aan of verlies van persoonlijke eigendommen van de werknemer.

Daarnaast zijn ook bepaalde aanspraken vrijgesteld, zoals aanspraken op een eenmalige uitkering bij ontslag en pensioenaanspraken. Daardoor zijn de werknemersbijdragen in de pensioenpremie aftrekbaar voor de loonheffingen.

Voor veel andere vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen bestaat geen afzonderlijke vrijstelling. Deze behoren daarom tot het loon. De netto vergoeding wordt dan gebruteerd, de werknemer is de loonheffing verschuldigd en de werkgever draagt deze af. Voor sommige loonbestanddelen geldt een specifieke wettelijke normering, zoals de bijtelling voor een auto van de zaak.

De werkkostenregeling

Op dit punt komt de werkkostenregeling in beeld. Werkgevers kunnen er in veel gevallen voor kiezen de loonheffingen niet bij de werknemer neer te leggen, maar deze zelf te voldoen. Een belangrijk voordeel daarvan is dat het betreffende loonbestanddeel niet hoeft te worden gebruteerd. De werkgever kiest er dan voor om eindheffing toe te passen. In plaats van de loonheffing aan de werknemer toe te rekenen, betaalt de werkgever in beginsel 80% eindheffing.

Binnen de werkkostenregeling gelden vervolgens verschillende gerichte vrijstellingen, nihilwaarderingen en de vrije ruimte. Om hiervan gebruik te kunnen maken, moet het betreffende loonbestanddeel tijdig als eindheffingsbestanddeel zijn aangewezen.

De Hoge Raad heeft in zijn uitspraak van 5 april 2024 bepaald dat deze aanwijzing vormvrij is. Dat betekent dat de aanwijzing niet uitsluitend uit de loonadministratie hoeft te blijken. Ook andere documenten of uitingen kunnen aantonen dat een werkgever een loonbestanddeel heeft aangewezen als eindheffingsloon, zoals mededelingen aan werknemers, het personeelshandboek en grootboekrekeningen.

De Hoge Raad heeft daarbij wel aangegeven dat de aanwijzing uiterlijk moet plaatsvinden op het moment waarop de werknemer het loon geniet. Op dat moment is de inhoudingsplichtige immers verplicht de loonheffingen in te houden en/of af te dragen. Eventuele fouten in de loonadministratie kunnen na het genietingsmoment nog wel worden hersteld.

De gebruikelijkheidstoets

Een werkgever mag vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen alleen aanwijzen als eindheffingsloon wanneer dat gebruikelijk is. Hiervan is sprake wanneer de aanwijzing niet meer dan 30% afwijkt van wat onder vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Dit wordt de gebruikelijkheidstoets genoemd.

Bij deze beoordeling kijkt de werkgever of het gebruikelijk is dat werknemers vergoedingen van een bepaalde omvang als eindheffingsloon ontvangen. Is dat het geval, dan voldoet de aanwijzing aan de gebruikelijkheidseis en kan de werkgever de loonheffing via de eindheffing voor eigen rekening nemen.

Bij de beoordeling van vergelijkbare omstandigheden kan onder meer worden gekeken naar:

• andere werknemers binnen dezelfde organisatie;
• collega’s in dezelfde functiegroep;
• werknemers bij andere werkgevers.

Of een vergoeding als eindheffingsloon kan worden aangewezen, hangt af van:

• de aard van de vergoeding;
• de hoogte van de vergoeding;
• de groep werknemers die de vergoeding ontvangt;
• de vraag of het behalen van een tariefvoordeel de doorslaggevende reden is voor aanwijzing als eindheffingsloon.

Loonbestanddelen die altijd loon van de werknemer blijven

Sommige vormen van loon mogen niet als eindheffingsloon worden aangewezen en blijven altijd loon van de werknemer. Dat geldt voor:

• een auto van de zaak die ook privé ter beschikking staat, met uitzondering van de kosten van buitengewone beveiligingsmaatregelen aan die auto;
• een dienstwoning, behalve huisvesting buiten de woonplaats vanwege de dienstbetrekking en de kosten van buitengewone beveiligingsmaatregelen aan de woning;
• vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen die niet of niet tijdig als eindheffingsloon zijn aangewezen;
• vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen die verband houden met criminele activiteiten;
• het gedeelte van vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen dat niet voldoet aan de gebruikelijkheidstoets;
• vergoedingen of betalingen van een geldsom die voortvloeit uit een strafbeschikking, een vergelijkbare buitenlandse sanctie, een bestuursrechtelijke dwangsom of een daarmee vergelijkbare buitenlandse dwangsom die aan de werknemer is opgelegd;
• loon uit een vroegere dienstbetrekking;
• het rentevoordeel, inclusief de kosten, van een personeelslening voor een eigen woning waarvan de rente en kosten aftrekbaar zijn voor de inkomstenbelasting.

Loonbestanddelen die bij postactieve werknemers altijd eindheffingsloon zijn

Voor postactieve werknemers geldt juist dat een aantal loonbestanddelen altijd als eindheffingsloon wordt aangemerkt. Het gaat om:

• vergoedingen voor de aanschaf van producten uit het eigen bedrijf of uit het bedrijf van een verbonden vennootschap, voor zover actieve werknemers dezelfde vergoeding ontvangen;
• verstrekkingen die ook aan actieve werknemers worden gegeven, zoals een kerstpakket;
• een vergoeding voor het volgen van een opleiding of studie door een postactieve werknemer.
  

De werkkostenregeling lijkt op het eerste gezicht overzichtelijk, maar kent in de praktijk veel uitzonderingen en aandachtspunten. Juist daarom is het belangrijk om niet alleen de regels te kennen, maar ook te begrijpen hoe deze samenhangen. Dat vormt de basis voor een correcte salarisadministratie én een fiscaal verantwoorde toepassing van de WKR.

Benieuwd hoe jouw organisatie meer uit de WKR kan halen?

Wij denken graag met je mee. Neem vrijblijvend contact op met PHOCUS en ontdek waar jouw kansen liggen.