2. WKR Uitgelegd: Personeelsfeest op de werkvloer of externe locatie? De fiscale verschillen

Bij PHOCUS staat het jaarlijkse personeelsfeest gepland. Naast de sfeer en praktische overwegingen speelt ook de fiscale behandeling een belangrijke rol bij de keuze van de locatie. Omdat de vrije ruimte binnen de werkkostenregeling (WKR) al volledig is benut, wordt er rekening gehouden met de mogelijke eindheffing die hierdoor ontstaat.

Er wordt uitgepakt dit jaar, naast alle vaste werknemers worden ook de partners en externe mensen uitgenodigd. Tijdens het personeelsfeest zijn aanwezig:

• 40 werknemers
• 30 partners van werknemers
• 1 gepensioneerde oud-directeur
• 1 zzp’er
• 2 uitzendkrachten
  
  

Situatie 1: personeelsfeest op de werkplek

Het personeelsfeest wordt georganiseerd in de bedrijfskantine. Omdat de werkgever voor deze locatie verantwoordelijk is vanuit de Arbeidsomstandighedenwet, wordt deze aangemerkt als werkplek. Dat heeft gunstige fiscale gevolgen. Voor consumpties en entertainment geldt op de werkplek een nihilwaardering. Alleen wanneer een niet-zakelijke maaltijd wordt verstrekt, ontstaat belast loon ter grootte van het forfaitaire normbedrag voor maaltijden. In 2026 bedraagt dit normbedrag € 4,05 per persoon. De werkgever kan dit bedrag aanwijzen als eindheffingsbestanddeel binnen de vrije ruimte.

Vervolgens moet worden vastgesteld voor welke aanwezigen dit normbedrag geldt. Aanwijzing binnen de vrije ruimte is uitsluitend mogelijk voor loon uit tegenwoordige dienstbetrekking. Voor werknemers kan het normbedrag daarom als eindheffingsloon worden aangewezen. De kosten van een maaltijd voor een partner worden toegerekend aan de betreffende werknemer, eveneens voor het normbedrag van € 4,05 per partner.

Voor uitzendkrachten en zzp’ers hoeft geen normbedrag te worden aangewezen, omdat zij geen werknemers zijn. Voor de gepensioneerde oud-directeur geldt een afwijkende regeling. Op grond van de Wet op de loonbelasting 1964 is loon uit vroegere dienstbetrekking verplicht eindheffingsloon wanneer dezelfde verstrekking ook wordt gedaan aan één of meer werknemers met loon uit tegenwoordige dienstbetrekking. Daarom wordt ook voor de oud-directeur het normbedrag opgenomen in de vrije ruimte.

De berekening ziet er als volgt uit:

• Werknemers: 40 × € 4,05 = € 162,00
• Partners: 30 × € 4,05 = € 121,50
• Oud-directeur: 1 × € 4,05 = € 4,05
• Totaal eindheffingsloon: € 287,55

Situatie 2: personeelsfeest op een externe locatie

Wanneer het personeelsfeest wordt gehouden in een strandtent, verandert de fiscale behandeling. In dat geval zijn zowel de nihilwaardering als het forfaitaire normbedrag voor maaltijden niet van toepassing. De volledige werkelijke kosten worden dan als loon aangemerkt. De werkelijke kosten moeten als eindheffingsloon worden verwerkt voor de werknemers, hun partners en de gepensioneerde oud-directeur. Deze bedragen kunnen vervolgens worden aangewezen als eindheffingsloon. Voor uitzendkrachten en zzp’ers geldt dit niet, omdat zij geen werknemers zijn. Hun aandeel blijft daarom buiten de eindheffing.

Stel dat het strandfeest in totaal € 17.800 kost. Bij 74 aanwezigen bedragen de werkelijke kosten € 240,54 per persoon (afgerond). Voor de 71 personen waarvoor sprake is van loon (40 werknemers, 30 partners en 1 oud-directeur) leidt dit tot een aan te wijzen bedrag van: € 17.800 × 71 / 74 = € 17.081,08

Verschil in eindheffing

Deze vergelijking laat zien dat de gekozen locatie een grote invloed heeft op de fiscale uitkomst. Omdat de vrije ruimte volledig is benut, is over het aangewezen loon een eindheffing van 80% verschuldigd.

Bij een personeelsfeest op de werkplek bedraagt de eindheffing: 80% van € 287,55 = € 230,04

Vindt hetzelfde personeelsfeest plaats op een externe locatie, zoals een strandtent, dan bedraagt de eindheffing: 80% van € 17.081,08 = € 13.664,86

Deze eindheffing komt boven op de werkelijke kosten van het personeelsfeest en vormt daarmee een extra kostenpost voor de werkgever.

Conclusie

De locatie van een personeelsfeest kan een aanzienlijk verschil maken in de fiscale lasten binnen de werkkostenregeling. Wanneer het feest op de werkplek plaatsvindt, blijft de verschuldigde eindheffing beperkt. Wordt gekozen voor een externe locatie, dan kan de WKR-last juist fors oplopen. Dat verschil speelt met name wanneer de vrije ruimte al volledig is benut. Zoals een ervaren payrollspecialist het treffend verwoordde: ‘Het duurste onderdeel van het personeelsfeest is niet de DJ, maar de locatiekeuze.’ Dat geldt uiteraard alleen wanneer er onvoldoende vrije ruimte beschikbaar is.

Benieuwd hoe jouw organisatie meer uit de WKR kan halen?

Wij denken graag met je mee. Neem vrijblijvend contact op met PHOCUS en ontdek waar jouw kansen liggen.