3. WKR Uitgelegd: Gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen binnen de werkkostenregeling

Wanneer een werkgever een vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling aanwijst als eindheffingsloon, spelen de gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen binnen de werkkostenregeling (WKR) een belangrijke rol. Hierdoor kan namelijk worden voorkomen dat over (een deel van) deze looncomponent eindheffing is verschuldigd. Zoals bij iedere fiscale uitzondering gelden ook hiervoor specifieke voorwaarden en normbedragen waaraan moet worden voldaan.

Gerichte Vrijstellingen

Voor bepaalde vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen geldt een gerichte vrijstelling. Voorwaarde is dat deze loonbestanddelen zijn aangewezen als eindheffingsloon. Wanneer de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling niet hoger is dan het bedrag dat binnen de betreffende gerichte vrijstelling is toegestaan, gaat de Belastingdienst ervan uit dat sprake is van een aanwijzing als eindheffingsloon.

De werkkostenregeling kent twaalf gerichte vrijstellingen:

• Vervoer in het kader van de dienstbetrekking, waaronder woon-werkverkeer.
• Tijdelijk verblijf in verband met de dienstbetrekking, zoals maaltijden en overnachtingen, en maaltijden met een meer dan bijkomstig zakelijk karakter.
• Kosten voor het onderhouden en verbeteren van vakkennis en vaardigheden die nodig zijn voor de dienstbetrekking, waaronder inschrijving in een beroepsregister en outplacement.
• Kosten van opleiding of studie.
• Extraterritoriale kosten: extra uitgaven die ontstaan door tijdelijk verblijf buiten het land van herkomst in verband met de dienstbetrekking.
• Verhuiskosten die samenhangen met de dienstbetrekking.
• Noodzakelijke gereedschappen, ICT-middelen en vergelijkbare voorzieningen.
• Hulpmiddelen die voor meer dan 90% zakelijk worden gebruikt.
• Verplichte arbovoorzieningen.
• Korting op branche-eigen producten.
• Kosten voor een Verklaring omtrent het gedrag (VOG).
• Thuiswerken in het kader van de dienstbetrekking.

Vergoedingen boven de vrijgestelde norm

Wanneer een vergoeding of verstrekking hoger is dan het bedrag dat onder een gerichte vrijstelling valt, heeft de werkgever verschillende mogelijkheden voor het bovenmatige deel:

• Het bovenmatige deel gedeeltelijk aanwijzen als eindheffingsloon ten laste van de vrije ruimte en het overige deel als loon van de werknemer behandelen.
• Aanwijzen als eindheffingsloon, waarbij dit ten laste komt van de vrije ruimte;
• Aanmerken als belast loon van de werknemer;

Voorbeeld:

Een werknemer ontvangt een vergoeding van € 0,33 per zakelijke kilometer. Voor € 0,25 per kilometer geldt de gerichte vrijstelling. Over het meerdere van € 0,08 per kilometer kan de werkgever kiezen om dit als loon bij de werknemer te belasten of als eindheffingsloon aan te wijzen, waardoor het ten laste komt van de vrije ruimte. Als de vrije ruimte wordt overschreden, is de werkgever over dat deel een eindheffing van 80% verschuldigd.


Nihilwaarderingen


Om te voorkomen dat voorzieningen die werknemers op de werkplek gebruiken fiscaal worden belast, zijn bepaalde voorzieningen op nihil gewaardeerd. Deze nihilwaarderingen gaan daarom niet ten laste van de vrije ruimte. Ze zijn uitsluitend van toepassing op loon in natura en terbeschikkingstellingen en gelden niet voor vergoedingen die in geld worden uitbetaald.

Voor de volgende voorzieningen geldt een nihilwaardering:

• voorzieningen die de werknemer op de werkplek gebruikt of verbruikt;
• consumpties op de werkplek die geen onderdeel uitmaken van een maaltijd;
• ter beschikking gestelde werkkleding;
• het rentevoordeel van een personeelslening waarmee de werknemer een (elektrische) fiets of een elektrische scooter aanschaft;
• de waarde van huisvesting en inwoning, inclusief verstrekte energie, water en bewassing, die de werkgever op de werkplek beschikbaar stelt voor de vervulling van de dienstbetrekking. Deze nihilwaardering geldt wanneer de werknemer niet op de werkplek woont, maar redelijkerwijs wel van deze voorziening gebruik moet maken;
• voorzieningen in de werkruimte thuis.

Wanneer is sprake van een (thuis)werkplek?

Een werkplek is iedere locatie waar werknemers werkzaamheden verrichten en waarvoor de werkgever op grond van de Arbeidsomstandighedenwet verantwoordelijk is. Die verantwoordelijkheid kan blijken uit een arboplan of uit de risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) die op basis van de Arbeidsomstandighedenwet moet worden opgesteld.

Voorbeelden van een werkplek zijn onder meer een bureau, kantoorruimte, kantoortuin, lopende band, fabriekshal, keuken, vergaderzaal, bedrijfskantine, parkeergarage of fietsenstalling op het bedrijfsterrein en een fitnessruimte. Ook een werkruimte in de woning van de werknemer kan als werkplek worden aangemerkt, mits aan alle onderstaande voorwaarden wordt voldaan:

• De werkruimte vormt een zelfstandig gedeelte van de woning, bijvoorbeeld doordat deze beschikt over een eigen opgang en eigen sanitaire voorzieningen.
• Tussen werkgever en werknemer is een reële, zakelijke huurovereenkomst gesloten, waardoor uitsluitend de werkgever over de ruimte kan beschikken.
• De werknemer verricht zijn werkzaamheden in deze ruimte.

Pas wanneer aan alle drie de voorwaarden is voldaan, kwalificeert de ruimte als werkplek voor de werknemer en zijn de nihilwaarderingen van toepassing.


Benieuwd hoe jouw organisatie meer uit de WKR kan halen?

Wij denken graag met je mee. Neem vrijblijvend contact op met PHOCUS en ontdek waar jouw kansen liggen.