5. WKR Uitgelegd: Vrije ruimte en eindheffing binnen de werkkostenregeling

Binnen de werkkostenregeling (WKR) kunnen vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen voorkomen die niet onder een gerichte vrijstelling vallen en ook niet op nihil worden gewaardeerd. Voor deze loonbestanddelen geldt in beginsel een eindheffing van 80%.

Voordat deze heffing aan de orde is, kan de werkgever echter eerst gebruikmaken van de vrije ruimte, ook wel de forfaitaire ruimte genoemd. Deze ruimte fungeert als een drempel: zolang het totaal aan aangewezen eindheffingsloon daarbinnen blijft, is geen eindheffing verschuldigd. Alleen over het deel dat de vrije ruimte overschrijdt, moet 80% eindheffing worden afgedragen.

De berekening van de vrije ruimte en een eventuele eindheffing vindt in principe plaats per werkgever. Maakt een werkgever gebruik van de concernregeling, dan mogen deze berekeningen op concernniveau worden uitgevoerd.

Voor het kalenderjaar 2026 bedraagt de vrije ruimte:

• 2% van het totale fiscale loon tot en met € 400.000;
• 1,18% over het deel van het fiscale loon boven € 400.000.

De vrije ruimte wordt vastgesteld aan de hand van het totale fiscale loon, oftewel het gezamenlijke bedrag uit kolom 14 van de loonstaat. Zodra de vrije ruimte wordt overschreden, is de werkgever over het meerdere 80% eindheffing verschuldigd. Over dit bedrag zijn geen premies volksverzekeringen, premies werknemersverzekeringen of werkgeversheffing Zvw verschuldigd. De verschuldigde eindheffing moet uiterlijk worden aangegeven in de aangifte over het tweede aangiftetijdvak van het daaropvolgende kalenderjaar. Hiervoor wordt de rubriek ‘Eindheffing overschrijding forfaitaire werkkostenregeling’ gebruikt.

Wanneer het totale fiscale loon ook loon uit vroegere dienstbetrekking omvat, zoals pensioenuitkeringen of transitievergoedingen, gelden aanvullende regels voor de berekening van de vrije ruimte.

• Maximaal 10% loon uit vroegere dienstbetrekking: de vrije ruimte wordt berekend over het volledige fiscale loon, inclusief het loon uit vroegere dienstbetrekking.
• Meer dan 10% loon uit vroegere dienstbetrekking: de vrije ruimte wordt uitsluitend berekend over het fiscale loon uit tegenwoordige dienstbetrekking. Het loon uit vroegere dienstbetrekking blijft dan buiten beschouwing.

Een werkgever heeft in 2026 een fiscale loonsom van € 5.000.000. Hiervan heeft € 450.000 betrekking op loon uit vroegere dienstbetrekking. Omdat dit minder is dan 10% van de totale fiscale loonsom, bedraagt de grondslag voor de berekening van de vrije ruimte € 5.000.000.

Een werkgever heeft in 2026 een fiscale loonsom van € 6.000.000. Daarvan bestaat € 660.000 uit loon uit vroegere dienstbetrekking. Omdat dit meer is dan 10% van de totale fiscale loonsom, wordt de vrije ruimte berekend over € 5.340.000 (€ 6.000.000 – € 660.000).

Bij gebruik van de concernregeling wordt de vrije ruimte vastgesteld op basis van het gezamenlijke fiscale loon van alle werkgevers binnen het concern. Ook alle vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen die door deze werkgevers als eindheffingsloon zijn aangewezen en waarvoor geen gerichte vrijstelling of nihilwaardering geldt, vallen binnen deze gezamenlijke vrije ruimte.

De concernregeling kan worden toegepast wanneer:

• de werkgever een belang van ten minste 95% heeft in een andere werkgever;
• een andere werkgever een belang van ten minste 95% heeft in de werkgever;
• een derde partij een belang van ten minste 95% heeft in zowel de werkgever als een andere werkgever.
  
  

Het toepassen van de concernregeling kan gunstig zijn, omdat de vrije ruimte van alle concernonderdelen gezamenlijk kan worden benut. Afhankelijk van de situatie kan deze regeling echter ook minder voordelig uitpakken. De keuze om de concernregeling wel of niet toe te passen, kan ieder jaar opnieuw worden gemaakt. Deze keuze moet uiterlijk zijn gemaakt op het moment waarop de aangifte wordt ingediend waarin de eindheffing wordt aangegeven. Dat is uiterlijk bij de aangifte loonheffingen over het tweede aangiftetijdvak van het volgende kalenderjaar.

Wanneer de concernregeling wordt toegepast, wordt de vrije ruimte berekend over het totale fiscale loon van het concern. Het is dan niet toegestaan om per afzonderlijke werkgever 2% toe te passen over het fiscale loon tot en met € 400.000. Wordt de gezamenlijke vrije ruimte overschreden, dan is de werkgever met het hoogste fiscale loon de eindheffing verschuldigd over het bedrag waarmee de collectieve vrije ruimte wordt overschreden. Ook in deze situatie moet de eindheffing uiterlijk worden aangegeven in de aangifte over het tweede aangiftetijdvak van het volgende kalenderjaar.

De vrije ruimte biedt de werkgever de mogelijkheid om vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen aan werknemers als eindheffingsloon aan te wijzen, terwijl daarvoor geen gerichte vrijstelling of nihilwaardering geldt. Zolang de beschikbare vrije ruimte niet wordt overschreden, hoeft hierover geen eindheffing te worden betaald.

Een voorbeeld is een vergoeding voor een fiets die als eindheffingsloon is aangewezen. Omdat hiervoor geen gerichte vrijstelling geldt, komt deze ten laste van de vrije ruimte. Is er nog voldoende vrije ruimte beschikbaar, dan blijft eindheffing achterwege. Hetzelfde geldt bijvoorbeeld voor een feestavond op een externe locatie, waarvoor doorgaans geen nihilwaardering geldt. Ook hiervoor is geen eindheffing verschuldigd zolang de vrije ruimte toereikend is. Pas wanneer de beschikbare vrije ruimte volledig is benut, moet over het meerdere 80% eindheffing worden afgedragen.


Benieuwd hoe jouw organisatie meer uit de WKR kan halen?

Wij denken graag met je mee. Neem vrijblijvend contact op met PHOCUS en ontdek waar jouw kansen liggen.