4. WKR Uitgelegd: De doelmatigheidsgrens van € 2.400 binnen de WKR: wat betekent dit in de praktijk?

Stel je voor: het is december en bij PHOCUS blijkt nog vrije ruimte beschikbaar te zijn binnen de werkkostenregeling (WKR). De HR-manager stelt voor om de eindejaarsuitkering aan te wijzen als eindheffingsbestanddeel, zodat deze via de vrije ruimte kan worden vergoed. Een begrijpelijk idee, maar juist in dit soort situaties is het belangrijk om de gebruikelijkheidstoets en de doelmatigheidsgrens van € 2.400 goed toe te passen.

Aanwijzen als eindheffingsbestanddeel: wanneer is dat toegestaan?

Vergoedingen en verstrekkingen kunnen worden aangewezen als eindheffingsbestanddeel, bijvoorbeeld wanneer zij onder een gerichte vrijstelling vallen of ten laste van de vrije ruimte worden gebracht. Hiervoor geldt wel de gebruikelijkheidstoets. Dat houdt in dat de aanwijzing niet meer dan 30% mag afwijken van wat in vergelijkbare situaties gebruikelijk is. Bij de beoordeling van die vergelijkbare situaties kan worden gekeken naar:

• andere werknemers binnen dezelfde organisatie;
• collega’s in een vergelijkbare functie;
• werknemers bij andere werkgevers.
  

Daarbij spelen verschillende factoren een rol, zoals welke vergoedingen of verstrekkingen worden toegekend, de hoogte daarvan en de vraag of een eventueel tariefvoordeel bepalend is geweest voor de aanwijzing als eindheffingsbestanddeel. Het is aan de Belastingdienst om aannemelijk te maken dat sprake is van een ongebruikelijke aanwijzing.

Praktijkvoorbeeld

Werknemer Diederik ontvangt in 2025 de volgende vergoedingen en verstrekkingen:

• reiskostenvergoeding: € 1.500 (zakelijke kilometers tegen € 0,23 per kilometer);
• telefoon van de zaak: € 600;
• kerstpakket: € 100;
• extern personeelsfeest: € 500;
• eindejaarsuitkering: € 2.200.

De HR-manager wil al deze posten, inclusief de eindejaarsuitkering, aanwijzen als eindheffingsbestanddeel binnen de vrije ruimte. De vraag is of dat zonder meer mogelijk is. Daarbij moet worden beoordeeld of deze aanwijzingen gebruikelijk zijn en hoe de doelmatigheidsgrens van € 2.400 moet worden toegepast. De Belastingdienst heeft hierover in 2025 een standpunt gepubliceerd (KG:204:2025:11).


Standpunt van de Belastingdienst


Volgens de kennisgroep van de Belastingdienst is de grens van € 2.400 een doelmatigheidsgrens (safe harbour). Dit houdt het volgende in:

• aanwijzingen tot maximaal € 2.400 per werknemer per kalenderjaar worden door de Belastingdienst als gebruikelijk beschouwd;
• de grens is geen wettelijk vastgelegde norm, maar een praktische richtlijn voor risicogericht toezicht;
• blijft het totaal onder deze grens, dan zal de Belastingdienst hierover in beginsel geen discussie voeren.

Daarbij geldt een belangrijke nuance. De doelmatigheidsgrens is uitsluitend relevant in situaties waarin de gebruikelijkheid niet zonder meer vaststaat. Wanneer een vergoeding of verstrekking op zichzelf al gebruikelijk is, speelt de grens van € 2.400 geen rol.

Reiskostenvergoeding (€ 1.500)

Diederik ontvangt een vergoeding voor zakelijke kilometers van € 0,23 per kilometer. Deze vergoeding valt onder de gerichte vrijstelling en wordt daarom als gebruikelijk aangemerkt. Om die reden telt deze niet mee voor de doelmatigheidsgrens.

Kerstpakket (€ 100)

Een kerstpakket zal in de praktijk vrijwel altijd als gebruikelijk worden beschouwd. Ook deze verstrekking blijft daarom buiten de berekening van de € 2.400-grens.

Telefoon (€ 600) en extern personeelsfeest (€ 500)

Door de hoogte van deze bedragen kan discussie ontstaan over de vraag of aanwijzing als eindheffingsbestanddeel gebruikelijk is. Deze posten kunnen daarom wel relevant zijn voor de toepassing van de doelmatigheidsgrens.

Eindejaarsuitkering (€ 2.200)

Een eindejaarsuitkering vormt normaal gesproken belast loon voor de werknemer. Wanneer deze via een uitruil van arbeidsvoorwaarden als eindheffingsbestanddeel wordt aangewezen om deze bruto-netto uit te keren, is de gebruikelijkheid daarvan nadrukkelijk een aandachtspunt.

Pas wanneer aan alle drie de voorwaarden is voldaan, kwalificeert de ruimte als werkplek voor de werknemer en zijn de nihilwaarderingen van toepassing.



Berekening van de doelmatigheidsgrens

Voor de toepassing van de doelmatigheidsgrens worden uitsluitend de aangewezen posten opgeteld waarvan de gebruikelijkheid niet op voorhand vaststaat. In dit voorbeeld zijn dat:

• telefoon: € 600;
• extern personeelsfeest: € 500;
• eindejaarsuitkering: € 2.200.

Totaal: € 3.300.

De uitkomst is duidelijk. De doelmatigheidsgrens bedraagt € 2.400, terwijl PHOCUS in totaal € 3.300 als eindheffingsbestanddeel wil aanwijzen voor Diederik. Tot een bedrag van € 2.400 valt dit binnen de veilige marge. Voor het meerdere van € 900 kan de Belastingdienst zich op het standpunt stellen dat aanwijzing als eindheffingsbestanddeel ongebruikelijk is. Daarbij rust wel op de Belastingdienst de verplichting om dit standpunt te onderbouwen.

Let op: toets niet per afzonderlijke kostenpost

Een veelvoorkomende misvatting is dat iedere vergoeding of verstrekking afzonderlijk aan de doelmatigheidsgrens kan worden getoetst. Volgens de kennisgroep is dat niet juist.

Bij de beoordeling geldt dat:

gekeken moet worden naar het gezamenlijke totaal van alle aangewezen vergoedingen en verstrekkingen waarvan de gebruikelijkheid niet vanzelfsprekend is.

Benieuwd hoe jouw organisatie meer uit de WKR kan halen?

Wij denken graag met je mee. Neem vrijblijvend contact op met PHOCUS en ontdek waar jouw kansen liggen.