Aanwijzen als eindheffingsloon: Nut of noodzaak?

Over de manier waarop de diverse onderdelen binnen de werkkostenregeling vastgelegd moeten worden heerst veel onduidelijkheid. Wel heeft de belastingdienst aangegeven hier strenger op te controleren. Dit kwam onlangs naar voren bij een controle waarbij wij de begeleiding hebben gedaan.

De belastingdienst stelt zich op het standpunt dat bij het ontbreken van de aanwijzing onder de vrije ruimte de vergoedingen en verstrekkingen belast moeten worden. Ook al is er nog vrije ruimte over.

Het antwoord op de vraag nut of noodzaak laat zich raden. Het is echter de vraag hoe dan?

Vooraf aanwijzen is de beste oplossing. Die aanwijzing moet de werkgever naderhand aannemelijk kunnen maken. Daarvoor zijn verschillende mogelijkheden.

Per vergoeding/verstrekking concreet administreren

De meest voor de hand liggende oplossing is dat per vergoeding/verstrekking vastgelegd wordt dat het werkkosten zijn en waar het normaal gesproken in de administratie geboekt wordt.

Aparte grootboekrekeningen voor werkkosten

Ook is het mogelijk om een aparte grootboekrekening voor de verschillende werkkosten te gebruiken. Het probleem bij deze oplossing is dat vooral beoordeeld moet worden wat werkkosten zijn en wat niet. Dit vergt fiscale kennis van de organisatie. Daarnaast is het echter wel, in veel gevallen, moeilijk in te passen in de organisatie. Dit omdat de werkkosten inclusief BTW geboekt moeten worden, terwijl de reguliere boekingen exclusief BTW geboekt worden.

Extracomptabel registreren

Een veel voorkomende handeling is om, aan het einde van het jaar, na te gaan welke vergoedingen en verstrekkingen in de WKR zijn voorgekomen en aansluitend worden aangewezen. Dit vergt echter wel veel zoekwerk aangezien de verschillende onderdelen op diverse grootboekrekeningen staan.

Het aanwijzen geldt niet alleen voor de onderdelen uit de vrije ruimte, maar geldt ook voor de gerichte vrijstellingen. Deze kunt u eveneens op de hiervoor uitgewerkte manier verwerken.

Als laatste willen wij u er op wijzen dat u een samenvatting of memo moet maken van de gebruikelijke loonbestanddelen zodat helder is welke vergoedingen en verstrekkingen er normaal gesproken in de organisatie aan de orde zijn. Hier voegt u aan toe dat, mocht u een loonbestanddeel vergeten zijn, deze alsnog in de vrije ruimte terecht komt.

Gaat u op deze manier te werk dan verwachten wij dat u fiscaal up-to-date bent. Zekerheid heeft u niet. Dat heeft u pas als de naheffingstermijn van de belastingdienst verstreken is en soms dan zijn er nog uitzonderingen.

Heeft u naar aanleiding van deze adviezen nog vragen of wilt u samen met ons een plan opstellen om te voldoen aan de fiscale vereisten, neem dan gerust contact met ons op.