“PHOCUS schakelt soepel met ons mee” – Irene Kruit en Mirjam Spooren vertellen over de uitstekende samenwerking met PHOCUS

‘PHOCUS schakelt soepel met ons mee’

De Proctos Kliniek werkt al jaren naar volle tevredenheid met PHOCUS Payroll CLOUD. Daarmee voeren zij zelf de mutaties in, waarna PHOCUS de salarisstroken draait. In 2025 besloten HR functionaris Irene Kruit en kliniekmanager Mirjam Spooren ook de PHOCUS HR CLOUD diensten uit te breiden. Maar welke? ‘ Het begint met een kosten/baten-analyse’, aldus Irene.

Juist in een verkennende fase is het belangrijk dat je kunt sparren met mensen die je organisatie kennen. ‘Je hebt met een bestaand, modulair systeem te maken dat je zoveel mogelijk op maat wilt inrichten. De implementatie consultants van PHOCUS denken daar heel goed in mee’, aldus Irene.

Tijdpad

Nadat de behoeften en de kosten in kaart waren gebracht, besloten ze PHOCUS HR Cloud uit te breiden met aanvullende functionaliteiten: Recruitment, Onboarding en Digitale Gesprekscyclus. Irene: ‘Vervolgens spraken we af welk tijdpad we voor de implementatie wilden volgen en gingen we met de PHOCUS consultants om de tafel om tot op detailniveau te inventariseren wat we wilden. PHOCUS heeft zowel HR, Payroll als implementatie consultants in dienst, waardoor ze ons op elk vlak van advies en
begeleiding kunnen voorzien. De functionaliteiten van PHOCUS HR Cloud komen beschikbaar in een testomgeving (de acceptatie-omgeving) waar je gaat kijken of alles werkt, zoals je verwacht. Nadat er wat aanpassingen zijn gedaan en alles akkoord is, wordt de productieomgeving in gebruik genomen en kun je in de live-omgeving aan de slag.’

Gebruiksvriendelijkheid

Wat Irene in HR Cloud erg aanspreekt is het aspect van Employee Self Service. ‘Dat bespaart ons veel werk en het reduceert fouten. Wij kunnen zelf bepalen welke gegevens de medewerkers kunnen beheren. Ze beheren deze gegevens via een persoonlijk account. Dat is ook voor hen heel prettig en overzichtelijk. Zo werkt het bijvoorbeeld ook met het registreren van extra uren en het indienen van declaraties.’ Hierbij helpt de gebruiksvriendelijkheid van het systeem. Geen trainingstraject voor medewerkers of ingewikkelde handleidingen, het wijst zich bijna vanzelf, zegt Irene: ‘Natuurlijk krijgen we nog wel eens een vraag, dat houd je toch. Maar het valt allemaal erg mee. Als beheerders hebben Mirjam en ik van PHOCUS natuurlijk wel trainingen gehad, zowel op locatie als online.’

Compleet verhaal

Hoe bevalt jullie het werken met de nieuwe HR Cloud functionaliteiten? ‘Met Recruitment kan een kandidaat zijn sollicitatie via het systeem invoeren. Dan heb je zijn cv en basisgegevens al binnen. Wil je met de kandidaat in gesprek dan kun je in het systeem de status aanpassen en voorleggen aan een manager of teamleider. En elke te nemen stap die daarop volgt is geborgd. Ga je iemand uitnodigen dan staan er templates tot je beschikking die je zelf kunt inrichten. Neem je een kandidaat aan, dan kun je hem doorzetten naar Onboarding. En daar heb je een aantal taken die je ook naar jouw wens kunt vormgeven. Hier kun je bijvoorbeeld een bedrijfsvideo kwijt of een stukje laten schrijven voor het ‘smoelenboek’. Een heel compleet verhaal. En misschien wel het grootste voordeel hiervan is dat al deze privacygevoelige informatie niet versnipperd is, maar binnen 1 systeem staat.’

Meeste winst

Het meeste werk dat nu via HR Cloud loopt, werd voorheen handmatig gedaan. Valt er een inschatting te maken waar de meeste winst wordt behaald? Irene: ‘We werken natuurlijk al een tijd met HR Cloud, maar sinds kort gaan ook de declaraties volledig digitaal, inclusief ondertekening. Dat deden we eerder met een papieren formulier. Dat geldt ook voor de Gesprekscyclus waarmee de medewerkers zich op een jaargesprek kunnen voorbereiden en wij het verslag daarvan met ze kunnen afstemmen en vastleggen. En niet te vergeten alle administratieve zaken die het systeem borgt. Dat scheelt ons veel tijd en het is minder foutgevoelig’

Pluspunten

Nu alles draait krijgen we support via het Shared Service Center: ‘We hadden al een vast contactpersoon voor Payroll Cloud. Voor HR Cloud hebben we er twee die elkaar afwisselen. Dat werkt goed. En als we iets nieuws willen of een aanpassing wensen dan is dat binnen de mogelijkheden die het systeem biedt doorgaans vrij snel gerealiseerd.’ Wat zijn tot slot volgens Irene de belangrijkste pluspunten van PHOCUS? Zonder na te denken zegt ze glimlachend: ‘Ze denken met je mee, passen zich aan en zijn oplossingsgericht. ‘Wat wil je nog meer?’